Projektien viestintä

Havaintoja maantieteellisesti hajautetun projekti ryhmän sisäisestä viestinnästä

Älypuhelimet, 4G, jopa nyt 5G yhteydet, kannettavat tietokoneet, tabletit, kaikki nämä ovat mahdollistaneet yhteydenpidon ja viestimisen käytännössä reaaliajassa olitpa miltei missä päin tahansa Suomea ja osaa maapalloakin. Mutta toimiiko viestintä ja yhteistyö avoimesti, luottamuksellisesti ja yhteisen päämäärän eteen työskentely samalla intesiviteetillä kuin jos oltaisiin kasvokkain saman pöydän ääressä ja samojen paperipinojen edessä?

Viestinnän kehittyminen on muuttanut projektityöskentelyn mahdollisuuksia välimatkasta huolimatta (Kuva: Janica)

Kirjassa Viestinnästä tietoon käsitellään tutkimusta, jossa tutkitaan kognitiivisen ja affektiivisen luottamuksen luomista ja vaikutuksia organisaatioissa, joissa sen jäsenet ovat hajautuneet maantieteellisesti. Sujuvan ja avoimen viestinnän perustana ovat nämä kaksi luottamuksen näkökulmaa, ilman niitä ei yhteistyötä synny. Luottamuksen puuttuessa osapuolet saattavat pyrkiä olemaan mahdollisimman vähän yhteydessä toisiinsa ja viestintä ei toimi eikä ole avointa, mikä taas vaikuttaisi projektin onnistumiseen ja lopputulokseen hyvin olennaisesti. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että mikäli luottamusta ei löydy, projektien työnjako on epätasaista ja ne, joihin koetaan vähiten luottamusta saavat tehtäväkseen vähemmän tärkeitä tehtäviä, ja näin ollen koko projektin lopputulos saattaa kärsiä merkittävästi, sillä näillä henkilöillä voisi olla potentiaalia ja osaamista monialaisempiin ja vaativimpiin tehtäviin (Huotari & Hurme, s.100-107).

Koska luottamusta voidaan pitää perustana onnistuneeseen viestintään, meillä RISKIRYHMÄ projektissa  voidaan ylpeänä ja luottamuksella todeta, että vaikka henkilöt sijoittuisivat maantieteellisesti hyvinkin eri puolille, tulevat erilaisista lähtökohdista, elämäntilanteista tai eivät olisi edes osa kasvotusten ikinä kohdanneet, sen luominen on hyvällä menestyksellä mahdollista.

Avoimen ja luottamuksellisen viestinnän rakentamisessa tärkeimpiä työkaluja ovat viestintäosaaminen, vuorovaikutustaidot sekä halu ja motivaatio osallistua yhteiseen projektiin muiden kanssa yhteisen halutun päämäärän saavuttamiseksi.

Viestintäosaaminen on tärkeässä roolissa. Photo by Oliur on Unsplash

Viestintäosaaminen

Viestintäosaaminen nousee tärkeään rooliin, kun puhutaan projekteista ja organisaatioista, joissa henkilöt eivät ole fyysisesti tekemisissä toistensa kanssa. Kuinka, millä, miten, miksi pidän yhteyttä? Miten saan asiani, tietoni ja taitoni ja työni jaettua muille uskottavalla tavalla? Miten vastaanotan ja jaan yhteisön tietoa? Jokaisella projektiin osallistuvalla henkilöllä olisi näkemykseni mukaan hyvä olla sellainen viestintäkanava käytössään, joka on entuudestaan tuttu, se luo turvallisuutta jakaa avoimesti tietoa, joka taas lisää luottamusta henkilöiden välille, kun kommunikaatio on avointa ja luontevaa. En rohkaise pysymään siinä yhdessä ja turvallisessa viestintävälineessä tai kanavassa, vaan rohkeasti tutustumaan muihinkin vaihtoehtoihin, ehkä ne mitä et vielä tänään osaa, niin seuraavassa projektissa olet jo asiantuntija, joka helpottaa yhteisön mahdollisuuksia erilaisten viestintäkanavien käytössä, kun valintaa on laajemmalti.

Oman kokemuksen mukaan samaan luottamuksen määrään ja sujuvaan viestintään voidaan päästä myös tilanteessa, jossa emme ole fyysisesti samaan aikaan samassa paikassa läsnä, kun yhteistyö, luottamus, avoimuus ja monimuotoisuuden huomioiminen otetaan alusta saakka osaksi projektia ja kaikki sitoutuvat siihen, kun projektin sisäinen viestintä on kunnossa, helpottaa se huomattavasti ulkoista viestintää, johon tarttumisen kynnys madaltuu ja selkeytyy.
Tarja Virmala pitää MTL-blogissaan sisäistä viestintää ulkoista tärkeämpänä   TÄÄLLÄ hän pohtii syitä sille.

Onnistumisia Projektien viestinnässä

Suomen Kennelliiton kaverikoira toiminta käynnistyi vuonna 2001 yhden ihmisen ja kennelliiton toimesta. Toiminta on sittemmin levinnyt aktiivisen ja positiivisen viestinnän avulla koko maahan, siihen osallistuu jo yli 1600 koirakkoa, ja sille on myönnetty patentti 2005. Toiminnalla on suuri yhteiskunnallinen arvo, ja se tukee monia eettisiä ja moraalisia avustustyön määritteitä. Ilman avaimia onnistuneeseen, laajalle levinneeseen ja kiinnostusta herättävään viestintään koko hanke ei luultavasti olisi saavuttanut nykyisen kaltaista suurta suosiota, tietoisuutta ja jatkumoa. Voit lukea lisää kaveri koira toiminnasta TÄÄLTÄ . Itselleni hankkeet ja projektit, jotka tukevat yhteiskunnallista toimintaa ovat tärkeitä ja niiltä kohtaan on suuri arvostus. Mitä yhteiskunnallisia projekteja tai hankkeita sinä arvostat?

Koirakaveri ja kaveri (kuva: Janica)

Kuinka sitten saada ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan projektin tuloksista

Kun kohderyhmät ovat tarkasti mietitty, ja viestintä harkiten kohdistettuna juuri heidän saatavilleen, on todennäköisempää pelkästään kohderyhmiä ja kanavia rajaamalla saavuttaa kiinnostusta projektin tuloksiin. Kohderyhmää miettiessä on hyvä ottaa huomioon mistä heidän tavoittaa ja minkälainen tuotos herättää eniten kiinnostusta juuri siinä ryhmässä, mitä hyötyä he saavat kiinnostuksestaan ja mikä heitä houkuttelee tulosten pariin.
Seuraavassa artikkelissani palaan enemmän Riskiryhmän oppaan aiheisiin; sitoutumisen ja viestinnän puutteisiin yrityskaupoissa. Toivotan sinut tervetulleeksi mukaan seuraamaan projektimme ajatuksia ja kehityskaarta jatkossakin .

Janica

Lähteet:
M-L. Huotari, P. Hurme & T. Valkonen, Viestinnästä tietoon 2005, s. 100-107. WSOY