Monille asiantuntijatöitä tekeville otsikon kaltainen hektinen elämäntilanne on arkipäivää tänä päivänä. Projektit seuraavat toisiaan, niitä voi olla menossa myös useita limittäin. Erilaisten työryhmien osalta tilanne voi olla jopa hektisempi, niitä voi olla samanaikaisesti käynnissä useita omankin organisaation sisällä, puhumattakaan mahdollista jäsenyyksistä ulkopuolisissa työryhmissä esimerkiksi eri asiantuntijaroolien kautta.
Ajankäytön hallinnoimiseksi on olemassa useita erilaisia sovelluksia, kuten muun muassa Microsoftin laajaan tuoteperheeseen kuuluvista Microsoft Project ja Microsoft Planner. Sovelluksista ensin mainittu on selkeästi ammattimaisempaan käyttöön soveltuvampi, muun muassa kehittyneempien ja laajempien projektin hallinta ja resurssienseuranta työkalujen ansiosta.
Microsoft Planner on työkaluna selvästi kevyempi ja alun perin suunniteltukin käytettäväksi erilaisten työryhmien töiden hallinnan helpottamiseksi. Ohjelma on myös varsin helppokäyttöinen ja hyvin soveltuva asiansa ajava työkalu esimerkiksi Rovaniemen kaupungin esimiesasemassa olevalle henkilölle, joka työnsä puolesta on organisaatiossaan useissa eri työryhmissä vetäjänroolissa. Käytännössä ohjelmiston avulla on mahdollista luoda useita erilaisia työsuunnitelmia ja roolittaa niiden sisällä eri henkilöille eri työtehtäviä. Osa työsuunnitelmista voi olla nähtävissä organisaation kaikille jäsenille, esimerkkeinä vaikkapa jokin yleinen työhyvinvointiin tai laatujärjestelmän lanseeraamisen liittyvä asia. Osa suunnitelmista voi liittyä organisaation yksikön omiin kehittämistoimintoihin ja olla tätä myöten vain kyseisen yksikön jäsenten nähtävissä. Jälkimmäisen kaltaisessa tapauksessa työryhmän vetäjä voi esimerkiksi roolittaa yksikön työntekijöille eri tehtäviä, asettaa niiden tekemiselle takarajat sekä seurata tekemisten etenemistä, tarpeen niin edellyttäessä myös kommentointi tehtävien etenemiseen on mahdollista. Planner keskus puolestaan on ohjelmiston yleisnäkymä, joka näyttää kaikki käynnissä olevat ja jo päättyneet suunnitelmat niiden laatijalle.
Yleisilmeeltään ohjelmisto on liikkuvan asiantuntijan työväline eri lankojen käsissä pitämisen helpottamiseksi, toimien eri päätelaitteilla jouhevasti. Sähköpostimuistutusten kautta saat myös kätevästi tiedon mikäli esimiehesi on suunnitelmassa määritellyt sinulle roolin tai tehtävän. Kevyenä ja helppokäyttöisenä työvälineenä ohjelmisto voi ajaa asiansa esimerkiksi jonkin järjestön itse hallinnoiman ja toteuttaman projektin työvälineenä. Mikäli projektissa on esimerkiksi usempia eri osatoteuttajia mukana, tarkoituksenmukaisempaa on käyttää kehittyneenpiä sovelluksia, kuten esimerkiksi jo aiemmin mainittua Microsoft Projectia.
Recent Comments