Tuomo Lindholm (MBA), tietojenkäsittelyn lehtori
Toiminnallinen muutos
Miten voidaan vähentää käsin tehtävän työn kestoa? (käytetty aika nyt vs. tuleva)
Kuinka monen työntekijän työn tekeminen keskeytyy tiedon hakemisen ajaksi? (lukumäärä nyt vs. tuleva)
Miten voidaan vähentää käsin tehtävien työvaiheiden määrää? (lukumäärä nyt vs. tuleva)
Liiketoiminnan digitalisaation kokonaiskuva
Kuinka suuri osa prosesseista ja työnkuluista on dokumentoitu?
Kuinka suuri osa prosesseista ja työnkuluista on automatisoitu?
Kuinka suuri osa yrityksen sisäisistä lomakkeista ja muista dokumenteista on digitoitu?
Kuinka suuri osa asiointiin liittyvistä lomakkeista ja muista dokumenteista on digitoitu?
Kuinka suuri osa kriittisistä työtehtävistä pystytään suorittamaan yrityksen toimitilojen ulkopuolelta?
Kuinka suuri osa prosesseista ja työnkuluista on digitalisoitu?
Kuinka suuri osa asiakkaan kosketuspisteistä on digitalisoitu?
Raaka-ainetta ja muut materiaalit
Nämä kysymykset keskittyvät raaka-aineisiin ja muihin materiaaleihin. Kysymykset on asetettu ohjaamaan työryhmän keskustelua raaka-aineiden ja muiden materiaalien hyödyntämisen tehostamiseen digitaalisten teknologioiden avulla. Kysymysten läpikäynnin yhteydessä voidaan tunnistaa esimerkiksi hävikin ja hukan minimointia sekä raaka-aineiden ja muiden materiaalien puutteesta aiheutuvia katkoksia tuotteiden ja palveluiden valmistuksessa ja toimituksessa asiakkaille.
Minkälaisia ongelmia materiaalien kulutusten seurannassa on tällä hetkellä ja mitä näistä ongelmista voi seurata?
Millä tavoin raaka-aineiden ja muiden materiaalien kulutusta ennakoiva tieto kulkee työn/tuotteiden/palveluiden suunnittelusta eteenpäin niitä tarvitseville tahoille?
Voidaanko olemassa olevia automaattisia tilausrajoja tarkentaa?
Millaisia tietojärjestelmiä ja muita digitaalisia teknologioita yhteistyökumppaneillamme ja kilpailijoillamme on käytössä ja mitä tietoa meillä on niiden käyttökokemuksista, hyödyistä ja haitoista?
Miten raaka-aineiden ja muiden materiaalien kulutusta seurataan?
Voidaanko materiaalien kulutuksen seurantaa automatisoida, nopeuttaa ja tarkentaa uudenlaisten työnkulkujen ja digitaalisten työkalujen avulla?
Miten raaka-aineiden ja muiden materiaalien varastoja seurataan tällä hetkellä ja millaisia ongelmia tällä hetkellä on tunnistettu?
Miten tunnistamamme tietojärjestelmät soveltuisivat meidän yrityksemme / organisaatioon rakenteisiin ja toimintatapoihin?
Koneet ja laitteet
Koneet ja laitteet ovat yleensä keskeinen osa kaikkea yrityksessä tai organisaatiossa tapahtuvaa tekemistä. Koneisiin ja laitteisiin lisätään jatkuvasti mikroprosessoreja ja erilaisia antureita, joiden avulla voidaan kerätä tietoa niiden kunnosta ja käytöstä. Tämän tiedon avulla voidaan esimerkiksi ennakoida niiden huoltoja ja kehittää niiden käyttötapoja yrityksessä.
Kuka vastaa koneista ja laitteista saatavan tiedon keräämisestä ja hyödyntämisestä?
Kerätäänkö kaikki saatavilla oleva tieto ja data?
Mitä tiedämme kilpailijoiden ja yhteistyökumppaneiden koneista ja laitteista ja miten tätä tietoa voisi hyödyntää oman toimintamme kehittämisessä?
Mitä tietoa ja dataa koneista ja laitteista voidaan kerätä tällä hetkellä?
Miksi osaa saatavilla olevasta tiedosta ja datasta ei kerätä?
Hyödynnetäänkö koneista ja laitteista saatavaa tietoa tehokkaasti?
Millä tavoin koneiden ja laitteiden valmistaja ja/tai toimittaja voisi auttaa niistä saatavan tiedon ja datan hyödyntämisen kehittämisessä?
Näitä kysymyksiä voidaan pohtia myös silloin kun yritys valmistaa itse koneita tai laitteita.
Henkilöstö
Seuraavat kysymykset liittyvät yrityksen henkilöstöön. Henkilöstön halu ja valmius osallistua suunniteltuun muutokseen on ensiarvoisen tärkeää myös digitalisoinnin ajamassa muutoksessa. Aluksi käsitellään osaamista, koska osaamisen hankkiminen voi olla ”se keskeinen tekijä”, joka hidastaa tai estää digitalisointiprojektien kustannustehokkaan läpiviennin suunnitellussa ajassa ja laajuudessa.
Mitä osaamista muutoksen läpiviennissä ja uusissa työtehtävissä tarvitaan?
Mitä osaamista on olemassa?
Kuinka kauan osaamisen hankkiminen kestää?
Kenelle osaaminen hankitaan?
Koska osaamista tarvitaan?
Mistä osaaminen voidaan hankkia?
Mitä osaamisen hankkiminen maksaa?
Kuinka osaamista ylläpidetään?
Kuinka uusi osaaminen pidetään yrityksessä?
Osaamispohdinnan jälkeen voidaan siirtyä miettimään toimenkuvia, sillä muutoksenjälkeiset toimenkuvat ovat sisällöiltään todennäköisesti hyvin erilaisia aiempiin verrattuina.myötä syntyy?
Millaisia uusia tehtäviä syntyy?
Millaisia uusia tehtäväkokonaisuuksia muodostuu?
Millä perusteella kokonaisuudet osoitetaan työntekijöille?
Mitä nykyisiä tehtäviä poistuu?
Kenelle näistä tehtävistä tulee raportoida?
Kuka osaa ohjata näitä uusia kokonaisuuksia?
Millaisia uusia yhteistyömalleja ja tiimejä näiden kokonaisuuksien myötä syntyy?
Miten mahdollisesti vapautuva työaika käytetään tehokkaasti?
Vastuut ja velvollisuudet
Näiden kysymysten avulla on mahdollista tunnistaa liiketoiminnan digitalisoinnin toteuttamisen vastuita ja velvollisuuksia. Tämän patteriston vastauksia voidaan hakea miettimällä aluksi sitä, kuka tai ketkä hyötyvät tavoitteista ja niihin johtavasta muutoksesta eniten. Suurimman hyödyn saajan tunnistaminen voi auttaa löytämään vastauksen siihen, kenelle vastuu tulisi osoittaa. Tässä yhteydessä on hyvä myös huomioida, että usein digitalisoinnista saatavat hyödyt jakaantuvat useammalle taholle, kun uudet toimintatavat vakiintuvat osaksi rutiineja.
Kuka vastaa liiketoiminnan digitalisoinnin kokonaistavoitteiden asettamisesta?
Kuka vastaa yksikkö-, osasto- tai prosessikohtaisten digitalisointitavoitteiden asettamisesta?
Kuka osoittaa digitalisointiprojekteihin ja kehitystyöhön tarvittavat resurssit?
Kuka antaa kehitystyön resurssit, kuka vastaa tavoitteiden saavuttamisesta
Miten varmistetaan, että asetetut tavoitteet ovat linjassa yrityksen strategian kanssa?
Miten varmistetaan, että asetetut tavoitteet tukevat toisiaan eivätkä ole ristiriidassa keskenään?
Kuka vastaa, ettei erillisissä kehitysprojekteissa kehitetä päällekkäisiä tietojärjestelmiä ja/tai palveluita?
Miten eri tavoitteiden väliset ristiriitatilanteet ratkaistaan?
Miten tavoitteiden saavuttamisesta ja etenemisestä raportoidaan?
Muutoksen johtaminen
Digitalisaatiota pidetään joskus pelottavana, koska sen koetaan uhkaavan nykyisiä työtehtäviä ja työpaikkoja. Tämä pelko voi olla aiheellista, koska digitalisaation ytimessä on yrityksen liiketoimintamallin muutos, joka kieltämättä johtaa usein olemassa olevien toimintatapojen, menetelmien ja työtehtävien korvaamiseen uusilla digitaalisesti tuetuilla versioilla. Näissä tehtävissä tarvitaan usein uutta osaamista.
Kuka muutosta johtaa?
Miten muutoksesta viestitään?
Millaista muutosvastarintaa on odotettavissa ja miksi?
Miten muutosta ajavia asioita käsitellään?
Miten muutosta johdetaan?
Millaisia muutoksia tavoitellaan?
Ketä muutokset koskevat ja miten heidät osallistetaan muutoksen suunnitteluun ja toteuttamiseen?
Miten muutosta estäviä ja hidastavia asioita käsitellään?
Miten muutoksen pysyvyyttä tuetaan ja varmistetaan?
