Kuinka suunnata ulkoinen viestintä kohderyhmälle?

Kohderyhmät ohjaavat viestinnän toteuttamista ja määrittelevät viestinnän sisältöä sekä viestintäkanavien käyttöä. Rajatuille kohderyhmille viestiminen on helpompaa ja menestyksellisempää kuin kaoottisesti yrittää tavoittaa määrittelemätöntä joukkoa ihmisiä.

Sisäinen viestintä täytyy saada ensin toimimaan, sillä sisäisellä viestinnällä luodaan perusta ulkoiselle viestinnälle ja motivaatiolle. Ulkoisia kohderyhmiä projekteissa tavallisimmin ovat asiakkaat, media ja muut sidosryhmät, esimerkiksi rahoittajat ja viranomaiset.

Ulkoisella viestinnällä on tarkoitus lisätä ihmisten tietoisuutta projektin tuloksesta ja antaa luotettavaa opastusta sisäisestä viestinnästä yrityskaupan integraatiossa. Ulkoisen viestinnän kanavia ovat sosiaalinen media, esitteet, lehtiartikkelit, tapahtumat, tapaamiset, verkkosivut ja blogit.

Tietoa ja tietoisuuden lisäämistä.

Sosiaalista mediaa (klikkaa Sivin facebookiin) käyttämällä hyvä puoli on se, että viestintä on vuorovaikutteista, jolloin lukijoilla on mahdollisuus avata keskustelu julkaisusta, joka on kaikkien luettavissa, mikä puolestaan voi aiheuttaa sen, että kiinnostus herää ja useat henkilöt osallistuvat keskusteluihin. Mutta miten saada kohderyhmät tietoisiksi projektista ja sen tuloksista? Projektin aikana tuotetuista verkkosivuista ja blogeista tiedotetaan sosiaalisessa mediassa, entä ne jotka eivät käytä sosiaalista mediaa?

Tia Härkönen kirjoittaa blogikirjoituksessaan, (klikkaa linkistä), sosiaalisen media hyödyntämisestä hankeviestinnässä, sillä sosiaalinen media vaikuttaa koko ajan enemmän maailmaan ja maailma someen, mutta se ei ole kuitenkaan pikareitti parrasvaloihin.

Painettu esite osoitetaan ainoastaan kohderyhmille, joka sisältää projektin tuloksesta tiedottamisen, tiedoksiannon sosiaalisen median linkeistä ja verkkosivusta jolle projektin tulos on tuotettu sekä projektihenkilöiden yhteystiedot mahdollista yhteydenottoa varten.

Lehtiartikkeleissa vuoropuhelun osuus jää usein vähäiseksi, mielipidekirjoitukset kirjoitetaan usein silloin kun esille nousee vastakkainen näkemys asioista. Sosiaalisessa mediassa keskustelu on siinä hetkessä ja nopeasti tapahtuvaa sekä puolesta että vastaan, ja myös kehittävää.

Henkilökohtainen yhteydenpito ja yritystapaamiset, tietyille aloille suunnatuilla messuilla ja tapahtumissa tapaa paljon alan yrittäjiä, jolloin vuoropuhelu, videoesittelyt ja tunnetuksi tekeminen onnistuu samalla kertaa laajalle joukolle.

Verkkosivut joilla on myös blogi, ovat helposti kaikkien saatavilla toisin kuin painetut oppaat. Verkkosivuista tiedottaminen tapahtuu sosiaalisessa mediassa, tiedotteissa ja projektista julkaistussa lehtiartikkelissa.

Kaikissa tiedotuskanavissa tulee luoda mielenkiintoinen ja huomioita herättävä yhtäläinen ulkoasu, hyviä kuvia, videoita, selkeää, helposti luettavaa ja ymmärrettävää tekstiä.

Mielestäni hankeen tiedottamisessa on onnistuttu Luoli – Luonnosta liiketoiminnaksi hankkeessa, joka on Itä-Lapin kuntayhtymän ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän Lapin ammattiopiston yhteistyöhanke, jonka toiminnalla on ollut tarkoituksena vahvistaa luonnontuotealan yritysten edellytyksiä kehittää toimintaansa tuottavaksi liiketoiminnaksi sekä vahvistaa luonnontuotealan eri toimijoiden välistä yhteistyötä.

Muu maa mustikka, oma maa mansikka. Hanketta kuvaava kuva.

Hankkeesta on tiedotettu sanomalehdessä, facebookissa, ja toimijoiden verkkosivuilla. Laitoin linkin facebookiin koska siellä on mielestäni kuvilla ja julkaisuilla, niin omilla kuin muiden julkaisujen jaoilla saatu sivusto houkuttelevaksi ja värikkääksi. Sivuilla on myös kerrottu hankkeen tarinaa, merkitty hankkeen tapahtumat, tykkääjiä ja seuraajia on kivasti. Mikäli en ihan väärin muista hankkeen posteri on esillä Lapin amk:n pääaulan seinällä muiden postereiden joukossa.

Projektiviestintä

Projektissamme, sisäinen viestintä yrityskaupassa, ulkoisiksi kohderyhmiksi on määritelty media ja yritysjohtajat. Viestintäkanaviksi ulkoisille kohderyhmille olemme määritelleet sosiaalisen median, facebook, twitter ja verkkosivut. Kohderyhmille tavoitteena on tiedottaminen projektin asiasisällöstä ja projektin tuloksista, joka on verkkosivulle tuotettu opas sisäisestä viestinnästä yrityskaupan integraatioprosessissa. Yritysjohdolle tiedottamisen on tarkoitus tapahtua koko projektin ajan ja projektin lopussa teemme mediatiedotteen.

On havaittavissa ”pikku proggis” saada media ja yritysjohtajat kiinnostumaan kolmen naisen projektityöstä 😊

Projektissamme on kyseessä pienen tilitoimiston yrityskauppaintegraation sisäinen viestintä, johon ajatuksiani peilaan. Yrittäjiä on hyvä lähestyä henkilökohtaisesti ja saada heidän tietoon työnalla oleva projekti ja sen tulokset. Verkkosivuille tuotettua opasta täytyy mainostaa, jotta sivut saadaan kohderyhmän tietoisuuteen.

Ennen tapaamisia ja tapahtumia on hyvä tehdä ns. hissipuhe, jossa lyhyessä ajassa ehtii esitellä projektin sisällön ja päämäärän tai projektin päätyttyä projektin tuloksen.

Sosiaalisen median, facebookin ja twitterin, voimaa käyttäen joku muukin voi uteliaisuuttaan käydä katsomassa, että mistä on kyse, kun postauksiin kirjoittaa hyviä ja houkuttelevia tärppejä joihin lukijat mahdollisesti tarttuvat.

Haloo, kuuleeko kukaan?

Epätoivoisena ehkä voisi ajatella projektin posterin saavan aikaan uteliaisuuden somessa, vanha pinkki lankapuhelin?

Tällaista tuumaillen Hannele

Melkein viis vinkkiä viestintään

Blogissani teemana on sisäinen viestintä, teema pohjautuu projektiimme, jonka tavoitteena on rakentaa yrityksen ostajaorganisaation johtamisen tueksi vaiheistettu etenemiskuvaus integraatioprosessin toteuttamisesta. Projektin tarkoitus on selvittää ketjuuntumiseen liittyvät riskit henkilöstöhallinnon osa-alueella, sisäisessä viestinnässä. Sisäisen viestinnän vinkit on suunnattu yrityskaupassa ostavan yrityksen johdolle mutta toimivat myös muilla aloilla ja muissa yhteyksissä.

Sisäinen viestintä tulee huomioida tärkeänä osana yrityskaupan integraatiota, ei siis kannata olla viis veisaamatta (välittämättä) sisäisestä viestinnästä.

  • Huhujen välttämiseksi viestintä tulee aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, viestinnän tulee olla rehellistä ja avointa koko henkilöstölle. ”Ei vain sille meidän Maijalle ja Mikolle, kun he ovat tuttuja henkilöitä entuudestaan ja niille on niin helppo puhua. Huhuilla on ikävä tapa paisua ja toisinaan huhut voivat saada mittavan valtasuhteen. Työntekijät mahdollisesti pohtivat ja kehittelevät omia teorioitaan ja keskinäisen keskustelun jälkeen osa henkilöstöstä mahdollisesti ajattelee teorioita totena. Yritysjohdon täytyy olla hieman edellä muita, jottei yrityksen ulkopuolella liikkuvat huhut turmele heidän suunnittelemaansa sisäisestä viestinnästä.
  • Sisäisessä viestinnässä viestittävät asiat tulee miettiä tarkkaan, mitä viestitään ja kuka viestii, näillä vältetään saman asian päällekkäisviestintä samoin kuin se, ettei viestinvälittäjä ole yrityksen ulkopuolinen henkilö. Esa Lehtinen kertoo artikkelissaan, kuinka hän oli erään yrityksen henkilöstövalmennuksessa tiedustellut henkilöstöltä tärkeintä viestinnän lähdettä henkilöstön halutessa tietää yrityksen sisäisistä asioista. Oletuksena hänellä oli, että valmennettavat pitävät tärkeinä perinteisiä tiedonlähteitä, kuten esimiestä tai sähköpostia mutta eräs valmennettava oli todennut, että tärkein viestinnän lähde on paikallinen kyläkauppias. Kyseisessä yrityksessä oli aika paljon parannettavaa viestinnän hallinnassa.
  • Viestintäkanavien ja – välineiden tulee olla selkeät, niiden käyttöä pohdittaessa on oltava selvillä eri kohderyhmät, kenelle yrityksessä viestitään? Kohderyhmät voivat olla esimerkiksi yrityksen ylempi johto, esimiestaso ja koko henkilöstö. Sisäisen viestinnän kohderyhmien ollessa selvillä, pohdittavaksi jää, mitä kullekin kohderyhmälle viestitään ja mitä viestintään tarvittavia kanavia ja välineitä käytetään? Koko yrityksen henkilöstöä koskevissa asioissa voidaan viestiä yrityksen sisäisessä intra-/extranetissä ja sosiaalisessa mediassa, sähköpostiviestit voidaan kohdentaa tietylle ryhmälle samoin kuin face to face yhteispalaverit, skype-kokoukset, esimies-alaiskeskustelut ja puhelut.

    Kirjoitetaanko perinteinen paperikirje vai käytetäänkö sosiaalista mediaa?

Viestintäkanavan ollessa mikä tahansa, viestin tulee olla samansisältöinen jokaisessa viestintävälineessä, samansisältöisellä viestinnällä pyritään minimoimaan väärin tehdyt tulkinnat. Henkilöstö voi tehdä erilaisia tulkintoja lukiessaan saman tekstin, kaikki eivät ehkä ymmärrä lukemaansa tai tulkitsevat asian oman näkemyksen mukaan. Näkemyksen muodostumiseen vaikuttaa henkilöstön asenteet ja tunnetilat. Muutosvastarintaa koettaessa viestin tulkitsemisessa tartutaan hyvin usein negatiivisiin asioihin.

Yksi viestintäkanava ei tavoita kaikkia, esimerkiksi yrityksen intranet voi olla sellainen, josta kaikki eivät edes tiedä tai ovat ehkä joskus kuulleet mutta koska eivät ole kiinnostuneita yrityksen asioista, eivät sitä käytä. Samaan ryhmään kuuluvat yleensä myös ne henkilöt joille on työn puolesta avattu sähköposti ja lähestulkoon pakosta joutuvat käyttämään sähköpostia, ainakin poistaakseen saapuneet sähköpostit, jottei koko sähköpostilaatikon tila täyty. Heidän avatessaan sähköpostinsa, he poistavat viestit välittömästi, toisinaan edes lukematta viestiä, olettaen ettei tämä minua koske.

  • Viestittävien asioiden tulee olla selkeästi ja ymmärrettävästi kirjoitettuja tai suullisesti esitettyjä. Viestijän tulee asettua viestinvastaanottajan rooliin ja muotoilla asiasisältö niin kuin kuulisi itsekin asiasta ensimmäistä kertaa. Viestien tulee olla loogisesti eteneviä, jäsenneltyä tietoa. Viestijän tulee huomioida viestintätyyli, rennolla ja innostavalla viestinnällä saavutetaan parempi ja tuottavampi lopputulos kuin tylsällä, vakavalla tai jopa aggressiivisella tyylillä. Viestinnässä tulee huomioida inhimillisyys, reiluus ja myönteisyys sekä kunnioitus henkilöstöön.
  • Millainen viestijä sinä olet työyhteisössä? Siina Repon julkaisussa Työelämä uusiksi, on linkki viestintätyylitestiin. Klikkaa itsesi Stiinan sivuille, sivustolta edelleen testiin ja testituloksen saatuasi palaa takaisin Siinan julkaisuun lukemaan kuvaus vastaukseksi saamastasi viestintätyylistäsi.