Melkein viis vinkkiä viestintään

Blogissani teemana on sisäinen viestintä, teema pohjautuu projektiimme, jonka tavoitteena on rakentaa yrityksen ostajaorganisaation johtamisen tueksi vaiheistettu etenemiskuvaus integraatioprosessin toteuttamisesta. Projektin tarkoitus on selvittää ketjuuntumiseen liittyvät riskit henkilöstöhallinnon osa-alueella, sisäisessä viestinnässä. Sisäisen viestinnän vinkit on suunnattu yrityskaupassa ostavan yrityksen johdolle mutta toimivat myös muilla aloilla ja muissa yhteyksissä.

Sisäinen viestintä tulee huomioida tärkeänä osana yrityskaupan integraatiota, ei siis kannata olla viis veisaamatta (välittämättä) sisäisestä viestinnästä.

  • Huhujen välttämiseksi viestintä tulee aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, viestinnän tulee olla rehellistä ja avointa koko henkilöstölle. ”Ei vain sille meidän Maijalle ja Mikolle, kun he ovat tuttuja henkilöitä entuudestaan ja niille on niin helppo puhua. Huhuilla on ikävä tapa paisua ja toisinaan huhut voivat saada mittavan valtasuhteen. Työntekijät mahdollisesti pohtivat ja kehittelevät omia teorioitaan ja keskinäisen keskustelun jälkeen osa henkilöstöstä mahdollisesti ajattelee teorioita totena. Yritysjohdon täytyy olla hieman edellä muita, jottei yrityksen ulkopuolella liikkuvat huhut turmele heidän suunnittelemaansa sisäisestä viestinnästä.
  • Sisäisessä viestinnässä viestittävät asiat tulee miettiä tarkkaan, mitä viestitään ja kuka viestii, näillä vältetään saman asian päällekkäisviestintä samoin kuin se, ettei viestinvälittäjä ole yrityksen ulkopuolinen henkilö. Esa Lehtinen kertoo artikkelissaan, kuinka hän oli erään yrityksen henkilöstövalmennuksessa tiedustellut henkilöstöltä tärkeintä viestinnän lähdettä henkilöstön halutessa tietää yrityksen sisäisistä asioista. Oletuksena hänellä oli, että valmennettavat pitävät tärkeinä perinteisiä tiedonlähteitä, kuten esimiestä tai sähköpostia mutta eräs valmennettava oli todennut, että tärkein viestinnän lähde on paikallinen kyläkauppias. Kyseisessä yrityksessä oli aika paljon parannettavaa viestinnän hallinnassa.
  • Viestintäkanavien ja – välineiden tulee olla selkeät, niiden käyttöä pohdittaessa on oltava selvillä eri kohderyhmät, kenelle yrityksessä viestitään? Kohderyhmät voivat olla esimerkiksi yrityksen ylempi johto, esimiestaso ja koko henkilöstö. Sisäisen viestinnän kohderyhmien ollessa selvillä, pohdittavaksi jää, mitä kullekin kohderyhmälle viestitään ja mitä viestintään tarvittavia kanavia ja välineitä käytetään? Koko yrityksen henkilöstöä koskevissa asioissa voidaan viestiä yrityksen sisäisessä intra-/extranetissä ja sosiaalisessa mediassa, sähköpostiviestit voidaan kohdentaa tietylle ryhmälle samoin kuin face to face yhteispalaverit, skype-kokoukset, esimies-alaiskeskustelut ja puhelut.

    Kirjoitetaanko perinteinen paperikirje vai käytetäänkö sosiaalista mediaa?

Viestintäkanavan ollessa mikä tahansa, viestin tulee olla samansisältöinen jokaisessa viestintävälineessä, samansisältöisellä viestinnällä pyritään minimoimaan väärin tehdyt tulkinnat. Henkilöstö voi tehdä erilaisia tulkintoja lukiessaan saman tekstin, kaikki eivät ehkä ymmärrä lukemaansa tai tulkitsevat asian oman näkemyksen mukaan. Näkemyksen muodostumiseen vaikuttaa henkilöstön asenteet ja tunnetilat. Muutosvastarintaa koettaessa viestin tulkitsemisessa tartutaan hyvin usein negatiivisiin asioihin.

Yksi viestintäkanava ei tavoita kaikkia, esimerkiksi yrityksen intranet voi olla sellainen, josta kaikki eivät edes tiedä tai ovat ehkä joskus kuulleet mutta koska eivät ole kiinnostuneita yrityksen asioista, eivät sitä käytä. Samaan ryhmään kuuluvat yleensä myös ne henkilöt joille on työn puolesta avattu sähköposti ja lähestulkoon pakosta joutuvat käyttämään sähköpostia, ainakin poistaakseen saapuneet sähköpostit, jottei koko sähköpostilaatikon tila täyty. Heidän avatessaan sähköpostinsa, he poistavat viestit välittömästi, toisinaan edes lukematta viestiä, olettaen ettei tämä minua koske.

  • Viestittävien asioiden tulee olla selkeästi ja ymmärrettävästi kirjoitettuja tai suullisesti esitettyjä. Viestijän tulee asettua viestinvastaanottajan rooliin ja muotoilla asiasisältö niin kuin kuulisi itsekin asiasta ensimmäistä kertaa. Viestien tulee olla loogisesti eteneviä, jäsenneltyä tietoa. Viestijän tulee huomioida viestintätyyli, rennolla ja innostavalla viestinnällä saavutetaan parempi ja tuottavampi lopputulos kuin tylsällä, vakavalla tai jopa aggressiivisella tyylillä. Viestinnässä tulee huomioida inhimillisyys, reiluus ja myönteisyys sekä kunnioitus henkilöstöön.
  • Millainen viestijä sinä olet työyhteisössä? Siina Repon julkaisussa Työelämä uusiksi, on linkki viestintätyylitestiin. Klikkaa itsesi Stiinan sivuille, sivustolta edelleen testiin ja testituloksen saatuasi palaa takaisin Siinan julkaisuun lukemaan kuvaus vastaukseksi saamastasi viestintätyylistäsi.