Viestinnän tärkeys projektissa

Jaa tietoa, verkostoidu, tuo itsesi esille, informoi ja viesti. Näitä kehotuksia kuulemme usein opiskelujemme aikana. Tulevaisuudessa verkostoituminen on yhä tärkeämpää ja viestinnän merkitys työmaailmassa laajenee jatkuvasti. Projektityössämmekin viestinnän rooli on suuri, sillä jokaisen täytyy olla tietoinen missä mennään ja mitä tavoitellaan ja mitä seuraavaan tapaamiseen mennessä tehdään valmiiksi. Onnistunut ja avoin projektiviestintä tukee projektin tavoitteiden saavuttamista, tuo projektia muiden tietoisuuteen ja helpottaa itse projektityöskentelyä.

Omassa projektissamme Yrityskaupan vaiheet olemme ryhmän kesken viestineet sekä sähköisesti että suullisesti kokoontumalla säännöllisesti tarkastelemaan projektin etenemistä. Olen projektissa työskennellessäni ymmärtänyt, kuinka tärkeää viestiminen ryhmän sisällä oikeasti on. Viestimättä jättämisellä on vaikutus koko ryhmän tekemiseen. Mikäli esimerkiksi myöhästymisistä tai estymisistä ei ilmoiteta, ryhmä odottaa paikalle saapumattomia jäseniään turhaan eikä voi jatkaa töitään tietämättä, onko ko. jäsenet hoitaneet osuutensa tai tarvitsevatko he esimerkiksi neuvoja selviytyäkseen eteenpäin. Kun ongelmista keskustellaan avoimesti, liittyivät ne sitten aikataulutukseen, aiheen työstämiseen tai ryhmähenkeen, on koko ryhmän helpompi varautua jäljellä olevaan työtaakkaan ja muuttaa suunnitelmaa tarvittaessa. Jaettu stressi on puolet kevyempi kantaa.

Viestintää voi toteuttaa esimerkiksi sanomalehdessä tai internetissä.

Paikanpäällä olevalle yleisölle viestimistä.

Itse projektista viestimällä tavoitetaan kohderyhmiä ja myöskin heitä, jotka eivät muutoin ajautuisi projektin pariin. Projektille halutaan näkyvyyttä, koska miksi projekti toteutettaisiin, mikäli kukaan ei siitä hyödy tai saa projektin tuotoksia käsiinsä? Oivallisia, myös projektissamme käytettyjä viestimiä herättämään vastaanottajan kiinnostuksen, ovat nykyaikana sosiaalisen median kanavat, kuten Facebook ja Instagram. Heille, jotka eivät vietä aikaansa sähköisten palvelimien äärellä, oivallinen tiedotuskeino ovat messut ja  yleisötilaisuudet tai paperinen tiedottaminen, esimerkisi posterit ja muut julisteet näkyvällä paikalla. Viestinnän tulee olla avointa ja linkittyä projektin tavoitteisiin ja näkökulmaan. Kuvat ja värit ovat tärkeitä esimerkiksi julisteissa, selkokieli ja rentous esimerkiksi sosiaalisen median julkaisuissa. Kiinnostuksen herättämiseksi täytyy erottua muista, – joskus tämä vaatii vierailemista epämukavuusalueellaan.

Hyviä esimerkkejä onnistuneesta projektiviestinnästä ovat Lauri Salovaaran Miljonääriksi 500 päivässä-hanke ja Pudasjärven kaupungin Moderni hirsikaupunki-hanke. Miljonääriksi 500 päivässä-hankkeessa Lauri Salovaara on luonut itsensä ympärille projektin jonka keskeisenä tavoitteena on, nimensä mukaisesti, kerätä 500 päivän aikana miljoona euroa. Projektista on uutisoitu ja Salovaaran matkaa miljonääriksi voi seurata nettisivuilla olevan laskurin avulla. Pudasjärvi pyrkii Moderni hirsikaupunki-hankkeellaan tuomaan hirsirakentamisen merkitystä ja näkyvyyttä enemmän esiin. Pudasjärvelle on viimevuosina rakennettu mm. maailman suurin hirsirakenteinen päiväkoti ja maailman suurin hirsirakenteinen koulukampus, joiden tarkoituksena on luoda edellytyksiä hirsirakentamisen tutkimukselle ja uudelle hirsi- ja puurakentamisen liiketoiminnalle.

Miljonääriksi 500 päivässä-hankkeessa Salovaara on mielestäni hienosti pyrkinyt hakemaan näkyvyyttä tuomalla kasvonsa julkisuuteen, – luonut itsestään pohjan brändille. Sivustolla hän on jakanut sekä teksti- että videomuotoista materiaalia matkastaan, joka tuo lukijan lähelle hanketta ja sen tekijää. Hanke ja sen aihe on myös erityinen, sillä en itse ainakaan ole törmännyt vastaavanlaiseen aiemmin. Salovaara on onnistunut Agendiumin artikkelissakin mainittujen toimivien viestintätapojen käyttämisessä. Hanke on nimenomaan nykyaikainen ja hankkeen tekijä pysyy valtavirran mukana aktiivisena toimijana. Vaikka Agendiumin artikkeli on suunnattu ohjenuoraksi projektipäälliköille, on se mainio muistutus myös muille projektissa työskenteleville siitä, mitä kaikkea hyvä viestintä pitää sisällään.

Moderni hirsikaupunki-hanke on itselleni hyvin mielenkiintoinen, sillä olen kotoisin Pudasjärven läheltä ja hirsirakentaminen kiinnostaa minua ulkomuotonsa ja luonnollisuutensa vuoksi. Projektin tuotos on todellista ja näkyvää ja tuotoksista saatava hyöty on silminnähtävää. Hankkeesta on tiedotettu uutisissa ja nettisivuilla ja se on herättänyt alusta asti keskustelua myös siksi, että hanke on erittäin ajankohtainen aiemman koulukampuksen ympäristössä ilmenneiden terveysongelmien vuoksi. Mielenkiintoista nähdä mitä kaikkea hankkeen ohella vielä rakennellaan ja kuinka laajalle  hirsirakentaminen leviää!

 

Posted in Yleinen | Tagged , , | Comments Off on Viestinnän tärkeys projektissa

Ohjeita yrityskauppaa varten

Luin juuri artikkelin Yrityskaupan seitsemän sudenkuoppaa ja miten ne vältetäänja mieleeni juolahti ajatus näiden Rantasen mainitsemien sudenkuoppien seurauksista. Vaaroista varoitellaan aina etukäteen ja ihmisiä pelotellaan epäonnistumisella. Teemme jokainen joskus virheitä, joten miksemme voisi oppia niistä ja yrittää uudelleen? Tämä pätee sekä meneillään olevaan projektioppimiseemme että yrityskauppaan.

Listasinkin alle Rantasen nimeämät virheliikkeet yrityskaupassa, mutta lisäsin mukaan oman näkökulmani asiaan. Näillä pikaohjeilla yrityskauppaan valmistautuminen on astetta helpompaa!

1. Ostajaa ei löydy – viestintä unohtui

Viestinnällä tärkeä rooli yrityskaupassa

On totta, että sopivia ostajia ei ole joka nurkan takana, mutta uskallan olla eri mieltä siitä, että hyvälle yritykselle löytyy aina ostaja. Yritys voi olla hyvä ja kannattava, mutta jäädä silti myymättä. Vaikka kuinka viestisi eri viestintäkanavien avulla, voi markkinatilanne olla niin huono, että yrityskauppa ei ole lähes kenellekään sillä hetkellä kannattava ostos.

Sen parhaan ostajan löytämiseksi myyjän tulee olla tarkkaavainen, avoin ja yhteistyökykyinen. Yrityskauppa ei tapahdu sormia napsauttamalla, vaan sopimuksista saatetaan vääntää moneen otteeseen. Lopulta voi käydä niin, että myyjä huomaakin haluavansa jatkaa yrityksen johdossa saadessaan ostavalta osapuolelta uusia ideoita, mikäli sopua kaupasta ei synny.

2. Yritys ei ole myyntikunnossa

Yrityksen tulee olla siisti sekä ulkoisesti että sisäisesti

Sen lisäksi, että yrityskauppa tulee suunnitella hyvin, on huolehdittava toimitilojen ja kaluston kunnosta, sekä sisäisen hallinnon toimivuudesta. Yleisilme kertoo ostajalle, millaista huolta myyjä yrityksestään on pitänyt. Huolimattomasti tehdyt kauppakirjat ja epäselvä kirjanpito vaikeuttavat ostajan vakuuttamista siitä, että yrityksellä menee tuottavasti ja toiminta on hallinnassa. Varaudu myös kaikilla mahdollisilla, tarvittavilla dokumenteilla ennen tapaamisia, jotta olet valmiina vastaamaan jokaiseen kysymykseen. Jos et ole varma asiakirjojen ja papereiden tarvittavuudesta, kannattaa ne silti ottaa mukaan varmuuden vuoksi.

3. Tunne vaikuttaa hintaan

Yhtiöllä voi olla tunnearvoa

Yhtiön myyntihintaa mietiskeltäessä, on aiheellista miettiä, myykö yrityksen ulkopuoliselle vai esimerkiksi sukulaiselleen. Vaikka ehkä monesti emme sitä myönnä, sukulaissuhde vaikuttaa kauppahintaan yleensä alentavasti. Tunnearvosta on helppo pyytää enemmän, mutta lopulta sukulaisuussuhteeseen vedoten kauppahinta neuvotellaan alaspäin. Sukulaiselle myytäessä yhtiön tunnearvo säilyy ja luotto yrityksen tulevaisuuteen pysyy korkeammalla kuin silloin, jos yhtiönsä myy henkilölle joka on entuudestaan vieras.

Ulkopuoliselle henkilölle myytäessä tunne-arvolla ei enää ole merkitystä, kuten Rantanenkin toteaa. Uusi yrittäjä alkaa luomaan yritykselle uutta arvoa ja uusia, omanlaisiaan muistoja yrityksen johtajana. Tällöin hän ei ole valmis maksamaan yrityksestä yhtään ylimääräistä, mitä saamiensa taloudellisten tietojen perusteella on arvioinut.

 4. Kauppakirjat huonosti laadittu

Asiakirjojen ulkomuoto kertoo yrittäjän järjestelmällisyydestä

On virhe ajatella, että sopimuspapereiden ja tilinpäätösasiakirjojen ulkomuoto ei ole niin sanotusti justiinsa, kunhan sinne päin ja tarvittavat tiedot löytyy. Tilinpäätösasiakirjojen tulee olla lainmukaisia ja vertailukelpoisia aiempien tilikausien kanssa, tämä helpottaa uuden ostajan kohdalla yrityksen tarkastelua ja arviointia. Kauppakirjojen tulee olla selkeitä, ja mahdollisesti jopa keskustelun aikana ääneen läpikäytyjä, jotta molemmat osapuolet voivat varmuudella allekirjoittaa olevansa yhtämieltä asioista. Kaupan synnyttyä on turha mennä vaatimaan mitään, mistä ei sopimuksessa aiemmin sovittu.

5. Joku osakkaista ei ole sitoutunut prosessiin

Yrityskauppa koskee kaikkia yhtiömiehiä

Yhtiö jossa osakkaita on useampi on vaikeampi myydä, kuin esimerkiksi yksityisyrittäjän ylläpitämä toiminimi. Osakkaiden lukumäärän kasvaessa, asioista syntyy samassa suhteessa uusia näkökulmia. Asioista sopiminen on pitkävetisempää, kun jokaisen mielipide otetaan huomioon. Mitä jos käykin niin, että yksi uskaltautuu sanomaan vastaan?

Mielestäni jo ennen yrityskauppaa, on tällaiset asiat hyvä sopia kirjallisesti kokouksessa, – miten toimitaan konfliktin sattuessa. Yrityskaupan syntyessä on jokainen halukas otettava osaksi kauppaa, mutta mahdolliset vastarannan kiisket tulisi suoraan jättää pois yrityskaupan solmimisvaiheista, jotta vältyttäisiin turhalta piikittelyltä ja vastahakoisuudelta. Yhden ihmisen negatiivisuus voi aiheuttaa takapakkia koko kaupan syntymiselle.

6. Henkilöstöön ei panostettu

Työntekijät vaikuttavat tuloksentekoon

Henkilöstön toimintatapoihin ja työpaikan ilmapiiriin tulee kiinnittää huomiota jatkuvasti vaikka yrityskaupasta ei olisi tietoakaan. Jos yrityskauppa tulee aiheelliseksi tulevaisuudessa, on henkilöstöllä edessä suuri muutos. Ostaja voi halutessaan muovata henkilöstön lukumäärää suuntaan tai toiseen, jolloin on tärkeää että henkilöstö koulutetaan alusta asti asiallisesti ja oikein, jotta he voivat osaamisellaan näyttää ansaitsevansa paikkansa vielä omistajanvaihdon jälkeen.

7. Ennakkoluulot ja asenteet tiellä

Ei saa olla liian epäileväinen

On sanomattakin selvää, että kumpikaan osapuoli ei ole oikeutettu loukkaamaan vastapuolta, syntyi kauppaa tai ei. Aikuisten ihmisten tulisi pystyä työskentelemään kaikenikäisten ja -näköisten ihmisten kanssa ongelmitta. On valitettavaa, ettei tämä todellisuudessa toimi. Muista siis yrityskauppaan liittyvää tapaamistasi sopiessa olla avion, vilpitön ja ennakkoluuloton. Sen ennakkoluulojasi herättelevän yltiölihavan miehen tai huomattavasti vanhemman naishenkilön sisältä voi löytyä itseäsi paljon parempi yrittäjä ja johtajahahmo.

Posted in Yleinen | Tagged , | Comments Off on Ohjeita yrityskauppaa varten