Month: March 2019

Google Analytics on tarkoitettu verkkosivuston datan analysointiin. Google Analytics -työkalu on hyödyllinen erityisesti yrityksille omien verkkosivustojen analysointiin. Analysoinnin avulla yritys voi parantaa verkkosivujaan, verkkonäkyvyyttään ja markkinointiaan. Google Analytics on ilmainen ohjelma, joten sen käyttö ei vaadi rahallista panostusta. Google Analyticsin “ongelma” on se, ettei se pysty antamaan tietoa kävijöistä, jotka ovat kytkeneet Javascriptin pois käytöstä www-selaimestaan. Näin ollen Google Analytics ei anna täysin luotettavaa tietoa kävijöiden määrästä.

Google Analyticsin avulla käyttäjä saa paljon dataa  verkkosivustostaan. Tätä dataa voi hyödyntää monella tavalla, mutta parhaan hyödyn saavat varmasti markkinointi- ja myyntitarkoituksessa toimivat. Datan avulla voidaan analysoida verkkosivujen tavoitettavuutta, toimivuutta ja näkyvyyttä. Datan avulla voidaan sitten kehittää verkkosivustoja paremmaksi. Datan avulla saadaan tietoa myös potentiaalisista asiakkaista ja voidaan parantaa omaa markkinointia tämän tiedon avulla.

Google Analytics sopii esimerkkiyritykselle, jos heillä on olemassa olevat verkkosivut tai aikomuksena tehdä sellaiset. Google Analyticsin avulla yritys voi kehittää verkkosivujaan, verkkonäkyvyyttään ja markkinointiaan.

Asana -sovellus on tarkoitettu työn organisoimiseen tiimeissä. Asanan avulla tiimit voivat organisoida tehtäviään, tavoitteitaan ja projektejaan. Asanaa voi kokeilla ilmaiseksi, mutta käyttö on maksullista. Asanassa on selkeä graafinen käyttöliittymä. Asana on hyvin samantapainen kuin Trello -sovellus.

Kanban tool -sovellus on tietynlainen tiimeille tarkoitettu projektinhallinta sovellus. Kanban toolin avulla tiimit voivat organisoida ja järjestellä tehtäviään. Kanban toolissa näkyy mm. tekemättömät ja tehdyt tehtävät visuaalisesti esitettynä. Kanban toolin avulla tiimin jäsenet voivat tehdä yhteistyötä reaaliajassa ja voivat jakaa tehtäviä, informaatiota ja kommentteja missä ja milloin tahansa. Kanban tool tarjoaa myös mahdollisuuden analytiikkaan ja metriikoihin. Kanban tool on saatavana myös mobiilisovelluksena, Android ja iOS -versiona. Kanban toolia voi kokeilla ilmaiseksi, mutta käyttö on maksullista.

Esimerkkiyritykselle sopisi mielestäni paremmin Asana -sovellus organisoimaan työntekijöiden tehtäviä ja asiakastietoja. Kanban tool ei välttämättä ole paras ratkaisu heille, koska se on kehitetty projektinhallintaan.

Microsoft Flow on selainpohjainen tiedonhallintasovellus, jolla pystyy automatisoimaan tietojen siirtoa eri sovellusten välillä. Flow:lla pystyy määrittelemään mitä tiedoilla tehdään. Voidaan esimerkiksi määritellä, että Flow siirtää Twitteristä suosikeiksi merkityt viestit automaattisesti Onedriveen. Flow -sovelluksesta on saatavana myös Android- ja iOS -versiot. Flow:ssa on graafinen käyttöliittymä, jonka avulla voi helposti rakentaa erilaisia yksinkertaisia automatisoituja työnkulkuja.

Microsoft Power BI on raportointi- ja analysointipalvelu, jonka avulla dataa voidaan visualisoida ja yhdistellä yritysten omista järjestelmistä, tiedostoista, intranetista, pilvipalveluista tai erilaisista avoimen datan palveluista. Power BI:n avulla dataa voi esittää erilaisina mittareina sekä vuorovaikutteisina visualisointeina. Power BI soveltuu hyvin itsepalveluraportointiin (self-service BI). Power BI on helppokäyttöinen ja edullinen sovellus, mistä johtuen siitä on tullut tärkeä raportointi- ja analysointiväline mm. kontrollereille ja analyytikoille.

Itse en päässyt kokeilemaan kumpaakaan näistä sovelluksista, joten omakohtaista kokemusta näistä ei ole. Power BI on varmastikin hyvä työkalu kun tarvitaan raportointia ja analysointia, eli tietyissä työtehtävissä. Flow on näppärä silloin kun siirretään toistuvasti samankaltaista tietoa johonkin toiseen paikkaan. Tällöin siirrot voi automatisoida ja käsin tehtävä työ vähenee. Esimerkkiyrityksen tapauksessa voisin kuvitella Flow:n olevan hyödyllinen, jos heidän tarvitsee siirtää tiettyjä tiedostoja talteen aina samaan paikkaan. Silloin Flow voi siirtää nämä automaattisesti. Power BI ei varmastikaan ole oleellinen sovellus esimerkkiyritykselle. Toki he voisivat halutessaan analysoida esimerkiksi asiakkaista kerättyä dataa Power BI:n avulla ja kohdentaa analyysin avulla esimerkiksi markkinointia paremmin.

 

 

Trello -sovellus on tarkoitettu erilaisten projektien ja tehtävien organisointiin. Trello on hyvin visuaalinen sovellus. Trello -sovelluksessa pystyy näkemään projektista kaiken katsomalla taulua ja kaikki päivityksen näkyvät reaaliajassa. Trello on yksinkertainen sovellus, mutta siihen pystyy lataamaan tiedostoja koneelta, Google Drivesta, Drop boxista, Boxista ja OneDriveltä. Trelloon voi lisätä mm. tarkistuslistoja, nimilappuja ja määräaikoja. Trello antaa ilmoituksia muistuttamaan tärkeistä tapahtumista. Trellon saa myös Android -puhelimiin ja tabletteihin sekä iPhonelle ja iPadille.

Trello -sovellus voi toimia hyvänä apuna yrityksiin, missä on useampia työntekijöitä tekemässä samaa projektia, jolloin kaikki näkevät reaaliajassa missä mennään. Työntekijät voivat viestiä keskenään ja organisoida tehtäviä. Trello sopii toisaalta myös yksin työskentelevälle organisoimaan omia työtehtäviä. Trellossa näkee helposti kaikki tehtävät, muistiinpanot, tiedostot tms. Näin oman työn suorittaminen ja organisointi on helpompaa. Kaikki muistettavat asiat näkyvät yhdessä sovelluksessa, jos ne on sinne laitettu.

Esimerkkiyrityksessä Trello sopisi hyvin organisoimaan kunkin työntekijän tehtäviä. Jos työntekijällä on useita asiakkaita samanaikaisesti, hän voi Trellon avulla laittaa jokaisesta asiakkaasta kortin, ja kirjata korttiin tarpeellisia tietoja asiakkaasta ja sovituista asioista. Työntekijä voi kirjata Trelloon myös kaikki muut muistettavat asiat / työtehtävät.

Trello vaikutti helppokäyttöiseltä ja käyttöliittymä oli tehty hyvin yksinkertaiseksi ja selkeäksi. Trello on myös ilmainen. Voisin kuvitella käyttäväni Trelloa työssäni, jos minulla olisi työ, jossa olisi paljon suunniteltavaa ja muistettavaa tai paljon tulevia ja muistettavia työtehtäviä. Trello sopii hyvin aikatauluttamiseen ja organisointiin. Trelloa voi hyvin käyttää myös omassa henkilökohtaisessa elämässä auttamaan omien projektien organisoinnissa ja silloin, jos on paljon tehtäviä muistettavana.

Jira -sovellus on samantapainen kuin Trello, mutta se on hieman Trelloa laajempi kokonaisuus ja rajattu tietylle alalle. Jiraa saa kokeilla ilmaiseksi, mutta käyttö on maksullista. Jiran saa myös mobiilisovelluksena. Jiran perusperiaate on sama kuin Trellossa, eli tiimien työn ja tehtävien organisointi tauluihin. Tauluissa näkyy tekemättömät, käynnissä olevat ja tehdyt tehtävät samoin kuin Trellossa. Jira on kuitenkin omien sivujensa mukaan suunniteltu ohjelmistoprojekteihin ja niiden projektinhallintaan. Näin ollen Jiran käyttö rajautuu vain tietylle alalle. Jirassa ohjelmistotiimin jäsenet näkevät reaaliajassa, missä projektissa ollaan menossa, mitä on tehty, mitä on tekemättä, mitä ollaan tekemässä. Jirassa voi luoda myös monenlaisia raportteja ja graafeja.  Jira ei mielestäni sovellu esimerkkiyrityksen tarpeisiin, koska kyseessä ei ole ohjelmistoyritys.

Microsoft Teams sovellus on kehitetty erityisesti yrityksiin ja organisaatioihin helpottamaan työntekijöiden välistä kommunikointia ja tiedostojen käsittelyä. Microsoft Teamsin käyttö säästää työntekijöitä ylimääräiseltä työltä, kun esimerkiksi dokumentteja voi useampi henkilö muokata saman sovelluksen sisällä. Dokumentteja ei tarvitse kierrättää vaikka sähköpostin liitteenä. Uusin tallennettu versio näkyy reaaliajassa kaikille osapuolille, eikä tavitse miettiä kenellä on viimeisin versio. Teamsin avulla voidaan lähettää myös viestejä, perustaa tiimejä ja pitää kokouksia. Teams on kehitetty helpottamaan useiden sovelluksien välillä seikkailua, kun useat eri toiminnot voidaan hoitaa Teamsin sisällä. Teamsin sisällä voi käyttää esim. Wordia, Exceliä tai PowerPointia. Esimerkkiyritykselle Teams voisi tuoda hyötyä yleisesti käytettävien dokumenttien hallintaan (dokumentit löytyvät kaikki samasta paikasta ja viimeisin versio on kaikkien saatavilla helposti), työntekijöiden väliseen viestintään ja asennustöiden kirjaamiseen kalenteriin. Kun asennustyöt / varaukset on kirjattu yhteiseen kalenteriin, kaikki näkevät asennustilanteen ja kuka on milloinkin varattu. Näin on helpompi ilmoittaa tuleville asiakkaille, milloin on vapaata asennukseen ja sopia toimitusaikataulusta.

Kokeiltuani Teamsia, totesin sen olevan hyvä tietyissä tapauksissa. Jos työntekijällä on paljon tiimityötä ja kollegoiden kanssa kommunikointia, dokumenttien muokkausta tms. on Teams varmasti hyvä sovellus tähän. Samoin, jos työyhteisössä on useita työntekijöitä ja erilaisia aikataulutuksia, Teamsin avulla on helppo seurata mitä kukanenkin työntekijä tietyllä hetkellä tekee tai missä hän on. Teamsin avulla voi myös pitää kokouksia. Tiettyihin työtehtäviin ja tietynlaisiin työyhteisöihin Teams on hyvä apuväline, mutta joka paikkaan siitä ei ole hyötyä. Riippuu paljon yrityksen / organisaation koosta ja työtehtävistä, saavutetaanko Teamsin käytöllä hyötyä.

Microsoft Planner on tarkoitettu lähinnä omien ja/tai yhteisten työtehtävien suunnitteluun ja aikataulutukseen. Kun työntekijällä on paljon työtehtäviä ja aikatauluja, on hankala muistaa kaikkea. Plannerilla pystyy organisoimaan omat työtehtävät ja aikataulut. Plannerissa voi olla mukana koko työyhteisö eli on mahdollista organisoida useampien työntekijöiden aikatauluja ja tehtäviä. Plannerista on varmasti hyötyä kun työntekijällä on paljon tehtäviä ja aikatauluja sovittuna. Plannerista on hyötyä myös silloin kun työntekijällä on useita asiakkaita samanaikaisesti. Hän voi suunnitella aikataulun ja merkata Planneriin jokaisen asiakkaan kanssa sovitut tehtävät, jolloin niitä on helppo seurata yhdestä sovelluksesta. Planner sopisi esimerkkiyritykseen hyvin, koska he työskentelevät asiakkaiden kanssa paljon ja heillä on paljon asiakkaita sekä sovittuja aikatauluja (esim. asennus). Työntekijät voisivat merkata Planneriin omien asiakkaiden tiedot ja heidän kanssaan sovitut tehtävät ja aikataulut, jolloin nämä kaikki pysyisivät hallinnassa ja niitä olisi helppo seurata yhdessä sovelluksessa. Näin vältyttäisiin myös päällekkäisiltä varauksilta.

Planner toimii mielestäni hyvin erityisesti oman työn organisoimisessa ja aikataulutuksessa. Planneria voi siten käyttää myös itsenäisessä työssä hyvin, vaikka yhden hengen yrityksessä. Toki Planner toimii myös tiimityöskentelyssä, jolloin voidaan organisoida tiimien työtehtäviä ja aikatauluja. Itse kiinnostuin kovasti Plannerista, ja käyttäisin sitä mielelläni työtehtävien ja aikataulujen organisointiin. Kirjaan usein muistettavat tehtävät, asiat ja aikataulut ylös, koska olen huono muistamaan kaikkea. Plannerissa kaikki aikataulut ja tehtävät näkyisivät samassa sovelluksessa ja näin olisi helppo seurata omia aikatauluja ja suorittaa tehtäviä aikataulun mukaisesti.