Microsoft Teams sovellus on kehitetty erityisesti yrityksiin ja organisaatioihin helpottamaan työntekijöiden välistä kommunikointia ja tiedostojen käsittelyä. Microsoft Teamsin käyttö säästää työntekijöitä ylimääräiseltä työltä, kun esimerkiksi dokumentteja voi useampi henkilö muokata saman sovelluksen sisällä. Dokumentteja ei tarvitse kierrättää vaikka sähköpostin liitteenä. Uusin tallennettu versio näkyy reaaliajassa kaikille osapuolille, eikä tavitse miettiä kenellä on viimeisin versio. Teamsin avulla voidaan lähettää myös viestejä, perustaa tiimejä ja pitää kokouksia. Teams on kehitetty helpottamaan useiden sovelluksien välillä seikkailua, kun useat eri toiminnot voidaan hoitaa Teamsin sisällä. Teamsin sisällä voi käyttää esim. Wordia, Exceliä tai PowerPointia. Esimerkkiyritykselle Teams voisi tuoda hyötyä yleisesti käytettävien dokumenttien hallintaan (dokumentit löytyvät kaikki samasta paikasta ja viimeisin versio on kaikkien saatavilla helposti), työntekijöiden väliseen viestintään ja asennustöiden kirjaamiseen kalenteriin. Kun asennustyöt / varaukset on kirjattu yhteiseen kalenteriin, kaikki näkevät asennustilanteen ja kuka on milloinkin varattu. Näin on helpompi ilmoittaa tuleville asiakkaille, milloin on vapaata asennukseen ja sopia toimitusaikataulusta.
Kokeiltuani Teamsia, totesin sen olevan hyvä tietyissä tapauksissa. Jos työntekijällä on paljon tiimityötä ja kollegoiden kanssa kommunikointia, dokumenttien muokkausta tms. on Teams varmasti hyvä sovellus tähän. Samoin, jos työyhteisössä on useita työntekijöitä ja erilaisia aikataulutuksia, Teamsin avulla on helppo seurata mitä kukanenkin työntekijä tietyllä hetkellä tekee tai missä hän on. Teamsin avulla voi myös pitää kokouksia. Tiettyihin työtehtäviin ja tietynlaisiin työyhteisöihin Teams on hyvä apuväline, mutta joka paikkaan siitä ei ole hyötyä. Riippuu paljon yrityksen / organisaation koosta ja työtehtävistä, saavutetaanko Teamsin käytöllä hyötyä.
Microsoft Planner on tarkoitettu lähinnä omien ja/tai yhteisten työtehtävien suunnitteluun ja aikataulutukseen. Kun työntekijällä on paljon työtehtäviä ja aikatauluja, on hankala muistaa kaikkea. Plannerilla pystyy organisoimaan omat työtehtävät ja aikataulut. Plannerissa voi olla mukana koko työyhteisö eli on mahdollista organisoida useampien työntekijöiden aikatauluja ja tehtäviä. Plannerista on varmasti hyötyä kun työntekijällä on paljon tehtäviä ja aikatauluja sovittuna. Plannerista on hyötyä myös silloin kun työntekijällä on useita asiakkaita samanaikaisesti. Hän voi suunnitella aikataulun ja merkata Planneriin jokaisen asiakkaan kanssa sovitut tehtävät, jolloin niitä on helppo seurata yhdestä sovelluksesta. Planner sopisi esimerkkiyritykseen hyvin, koska he työskentelevät asiakkaiden kanssa paljon ja heillä on paljon asiakkaita sekä sovittuja aikatauluja (esim. asennus). Työntekijät voisivat merkata Planneriin omien asiakkaiden tiedot ja heidän kanssaan sovitut tehtävät ja aikataulut, jolloin nämä kaikki pysyisivät hallinnassa ja niitä olisi helppo seurata yhdessä sovelluksessa. Näin vältyttäisiin myös päällekkäisiltä varauksilta.
Planner toimii mielestäni hyvin erityisesti oman työn organisoimisessa ja aikataulutuksessa. Planneria voi siten käyttää myös itsenäisessä työssä hyvin, vaikka yhden hengen yrityksessä. Toki Planner toimii myös tiimityöskentelyssä, jolloin voidaan organisoida tiimien työtehtäviä ja aikatauluja. Itse kiinnostuin kovasti Plannerista, ja käyttäisin sitä mielelläni työtehtävien ja aikataulujen organisointiin. Kirjaan usein muistettavat tehtävät, asiat ja aikataulut ylös, koska olen huono muistamaan kaikkea. Plannerissa kaikki aikataulut ja tehtävät näkyisivät samassa sovelluksessa ja näin olisi helppo seurata omia aikatauluja ja suorittaa tehtäviä aikataulun mukaisesti.