Digiassari-valmennuksen teoriaosuus alkaa häämöttää loppua. Eilen kävimme läpi valmennusta Jaanan ja Marjon kanssa ja keskustelimme siitä, missä tilanteessa olemme nyt ja mitä jatkossa tapahtuu. Heiltä tuli ihania tsemppipuheita tähän hetkeen, kun uusi ja ihmeellinen jänskättää mieltä. Kiitos heille!
Tämän viikon varsinaisen asian aloitimme Mikon kanssa. Mikko antoi meille viikoksi itsenäistä tekemistä tuottavuuden ja analytiikan parissa. Saamme tutustua erilaisiin tuottavuuden ja analyytikan sovelluksiin ja kertoa niistä tarkemmin. Lisäksi saimme käyttöömme esimerkkiyrityksen haastattelun, josta selviää muun muassa heidän tapansa hankkia tietoa asiakkaista, heidän haasteet ja ongelmat digitalisaation suhteen ja kuinka asiakkaat löytävät heidät. Palaamme perjantaina yhteisesti asiaan ja käymme läpi, mitä olemme oppineet ja kirjoitamme vielä yhteisistä pohdinnoistamme blogitekstin.
Pohdimme siis seuraavia kysymyksiä jokaisen sovelluksen kohdalla, johon tutustumme:
- Mihin sovellus on tarkoitettu?
- Millaisen yrityksen tarpeisiin sovellus voi tarjota ratkaisun?
- Soveltuisiko sovellus esimerkkiyrityksen tarpeisiin?
- Miltä sovellus vaikutti kun kokeilitte sitä?
- Jotain muuta mitä teille tuli mieleen kun tutustuitte sovellukseen?
Tänään päätin tutustua kahteen sovellukseen: Microsoft Planneriin ja Microsoft Teamsiin. Näiden lisäksi listan ulkopuolelta, kerron lyhyesti Yammerista.
Microsoft Plannerin sopii nimensä mukaisesti erityisesti pienehköjen projektien ja tehtävien suunnitteluun ja hallintaan. Sen avulla voidaan yhdistää työryhmiä, tehtäviä, asiakirjoja ja keskusteluja. Se on suunniteltu siis työryhmien käyttöön eikä niinkään itsenäisen projektin tekemiseen. Toki projektin osia voi tehdä itsenäisesti ja käydä kuittaamassa sitten, että tämä osa tehty, mutta tämä on osa isompaa kokonaisuutta. Planneria voi käyttää myös mobiilisti. Planner sopii mielestäni monenlaisen yrityksen tarpeisiin. Mieleeni tuli esimerkiksi pienyritys, jossa on personal trainer, fysioterapeutti ja mentaalivalmentaja. He voisivat luoda uuden projektin uudesta asiakkaasta ja kirjata itselleen ylös, mitä täytyy tehdä ja missäkin vaiheessa asiakkaan kanssa. Ideaalimpi kohderyhmä sovellukselle on isompi yritys, jossa on monta projektia päällekkäin ja tarvitaan paikkaa, josta näet kaikki käynnissä olevat projektit samaan aikaan, mitä kulloinkin täytyy tehdä ja kenen täytyy tehdä. Planner keskustelee muiden Microsoftin sovellusten kanssa, joten niiden käyttöön kannattaa tutustua myös.
Sovellus voisi soveltua esimerkkiyritykselle, sillä heillä on projektiluonteista IT-palveluiden työtä. Jokainen asiakas voisi olla oma projektinsa. Tällä voisi seurata, että missä vaiheessa projekti on menossa. Planner toisi nimensä mukaan suunnitelman kaikkien nähtäville. Esimerkkiyrityksen ongelma tuntui olevan dokumentointi. Siihen en Planneria yhdistäisi. Jos Plannerin kautta voisi liittää tehdyt asiat johonkin muuhun sovellukseen, josta löytyisi asiakaskohtaisesti sitten tarvittavat dokumentit, niin sitten Planner voisi olla erittäin sopiva. Toki Plannerin saa yhdistettyä esimerkiksi Microsoft Teamsiin, jonne voi tallentaa dokumentteja ja käydä keskusteluja tai Sharepointtiin, jossa dokumentit säilyvät myös. Mutta olisiko se ideaali paikka kerätä tietoa, en ole varma, sillä tietotaitoni ei vielä riitä tähän. Ehkä myöhemmin selviää paras vaihtoehto tähän.
Kokeilin Plannerin mobiiliversiota sekä tietokoneversiota. Mobiiliversion ensivaikutelma on ihan ok. Sovellus on helppokäyttöinen. Ihan alkuvaiheessa, kun ensimmäistäkään projektia en ollut luonut, skaalaus ei oikein ollut kohdillaan. Olisin kaivannut jonkinlaista lyhyttä infopakettia tai pompahtavia ikkunoita, joissa kerrotaan vinkkejä, kun ekan kerran sovelluksen avaa. Tietokonesovelluksessa näitä vinkkejä tuli. Mobiilisovelluksen alhaalla on kolme painikketta: Omat tehtävät, Planner-keskus ja Asetukset. “Omat tehtävät” alapalkin kautta pääsi kohtaan, jossa on “Ei aloitettu” tehtävät. Tässä sattumalta pyyhkäisin sivulle ja sieltä tuli “Käynnissä” ja “Valmis” sivut esiin. Nuo välilehdet voisi näkyä kaikki esimerkiksi yläpalkissa, jotta hoksaisi välilehtien olemassa olon. En löytänyt mobiiliversiosta mahdollisuutta päästä projektin kalenteriin tai lisäämään tiedostoja. Tietokoneversiossa kaikki tuntui paljon selkeämmältä ja järkevämmältä. Uskoisin, että tuo mobiilisovellus on vain tehtävien valmiiksi kuittaamista tai seurantaa varten. Microsoft Planneriin voit tutustua lisää tästä.
Microsoft Teams on minulle ennestään tuttu, sillä edellisessä työpaikassani (suuri valtakunnallinen organisaatio) tämä otettiin käyttöön ja kerkesin sitä käyttää noin puoli vuotta. Teams on siis sovellus, jossa tiimi pysyy ajan tasalla ryhmäkeskusteluiden, verkkokokousten, puheluiden ja verkkoneuvottelujen avulla. Sovellus tuntui tosi helppokäyttöiseltä ja oli mukava, kun senkin sai myös puhelimeen. Työpaikkani kommunikointi siirtyi suurelta osalta Teamssiin ja alkoi jättää Skypeä taakseen. Sinne vietiin myös dokumentteja ja mm. tiimin lomat, poissaolot, tarvittavat asiakirjat ja excelit sekä paljon muuta yleistä dataa, joka ennen oli vähän siellä ja täällä. Teamsissa hoidimme myös keskustelut pikkujoulujen järjestämisestä, mihin lahjoitamme hyväntekeväisyysrahamme ja toivottelimme hyvät syntymäpäivät sankarille. Saimme koulutuksen sovelluksen käyttöön ja työpaikalla pidettiin huoli, että kaikki pääsivät jyvälle sovelluksesta. Toki rinnalle jäi vielä vanhoja tapoja, mutta päämääränä heillä on kuitenkin siirtää dataa ja kommunikointi Teamssiin.
Teams voisi sopia Plannerin rinnalle keskustelukanavaksi esimerkkiyritykselle. Teamsista näkee suoraan Plannerin, joten keskustelu ja suunnittelu käy hyvin samalla alustalla. Vaikka Teamsiin voi tuoda tiedostoja, en välttämättä lähtisi pitämään sitä tietopankkina, johon saadaan kytkettyä kaikki tieto viestinnästä, työkaluista, varaosista, materiaaleista. Tai sitten en vai näe tarpeeksi Teamsin mahdollisuuksia tähän.
Teamsia käytettiin siis lähinnä oman paikallisen työnajan työntekijöiden kommunikoinnissa sekä Skypen tapaan kahden keskisiä keskusteluja varten. Lisäksi edellisessä työpaikassani oli käytössä Yammer. Itse kuvailisin Yammeria työpaikan omaksi LinkedIniksi tai Facebookiksi. Yammerissa oman uutissyötteesi avulla pysyt ajan tasalla tärkeimmistä asioista, voit kommunikoida kollegojen kanssa ympäri Suomen tai maailman ja hakea asiantuntijoita yrityksesi henkilöistä. Yammerissa pystyi jakamaan tiedostoja, kuvia ja keskusteluja. Edellinen työpaikkani on suuri yritys, joten osaajia löytyy sieltä ja täältä. Liityin Yammerissa mielenkiintoisiin ja oman osaamisalueeni ryhmiin. Ryhmiä löytyi mm. työssä jaksamiseen, myynnin parantamiseen ja vapaaehtoistyöhön. Sain päivittäin ajantasaista tietoa keskusteluista. Keskusteluissa pystyy tykätä viesteistä, vastata viesteihin ja jakaa viestejä. Voit myös @mainita jonkun, jos tarvitsen tietoa tietyltä henkilöltä tai haluat vinkata asiasta kollegallesi. Voit liittää tiedoston, GIF-kuvan, valokuvan tai videon keskusteluihin. Yammer on erittäin hyvä sovellus organisaation sisäiseen kommunikointiin, varsinkin isossa yrityksessä!
Monen monta sovellusta tuntuu olevan samankaltaisiin tarpeisiin. Täytyy ottaa selvää muistakin sovelluksista, jotta osaa verrata ja nähdä, mikä sopisi itselle ja yrityksen toiminnalle parhaiten. Oppimista tämä tuntuu olevan koko ajan, jotta pysyy kärryillä, missä mennään. Mutta sehän ei haittaa, sillä aivot tykkäävät virikkeistä ja mielikin innostuu, kun tajuaa uutta. Huomenna tutustun Kanbaniin ja Trelloon, huomiseen siis!