Projektiviestinnän maine kaipaa kohotusta

Tällä kertaa syvennyn blogissani siihen, kuinka saada ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan käynnissä olevien projektien tuloksista ja millaisia kokemuksia minulla on projektiviestinnästä.

Kun puuhaillaan esimerkiksi fuusioitumisprojektin parissa, on tärkeää varmistaa tehokas tiedonjako koko projektin ajan. Tiedonjaon tulisi olla selkeää, säännöllistä ja rehellistä jokaiseen suuntaan. Jo projektisuunnittelun alussa, on hyvä miettiä, kenelle ja miten asioiden etenemisestä raportoidaan. Kun teimme viestintäsuunnitelmaa JääHy-projektillemme, meidän täytyi miettiä, mitä kanavia käytämme ulkoiseen viestintään. Aluksi suunnittelimme ottavamme haltuun Facebookin, Instagramin ja Linkedinin. Lopulta kuitenkin totesimme, että haluamme keskittyä kunnolla vain yhteen kanavaan ja valitsimme Facebookin, jonka kautta ”markkinoimalla” saamme blogimme levitettyä mahdollisimman laajalle.

Photo by NeONBRAND on Unsplash

Mielestäni sosiaalinen media on yksi tärkeimmistä kanavista ulkoisten kohderyhmien tavoittamisessa. Voi kuitenkin olla, että jos projektin etenemisestä kerrottaisiin pelkästään Facebookissa, se voisi käydä raskaaksi, sillä somepostauksien ei mielestäni kuulu olla pitkiä. Siksi minusta onkin hyvä idea, että JääHy-projektimme kertoo puuhistaan blogissa ja sosiaalinen media toimii vain ns. mainoskanavana.

Olemme jakaneet linkkiä Facebook-sivuillemme sekä blogiin omilla henkilökohtaisilla sosiaalisen median profiileilla. Luulisin, että tämä toimii mainiona syöttinä ulkoiselle kohderyhmälle, koska on kiinnostavampaa alkaa seuraamaan tuttua henkilöä kuin jonkun satunnaisen ihmisen touhuja. Oikeassa yritysmaailmassakin siis sosiaalista mediaa voisi hyödyntää enemmän ja esimerkiksi yritysten sosiaalisten medioiden kanavilla voisi näkyä niitä ihan oikeita ihmisiä, keitä siellä töissä on. Väitän siis, että ainakin ne seuraajat, jotka minä sain napattua oman Facebook-sivuni kautta blogimme seuraajiksi, seuraavat meitä osittain myös uteliaisuudesta siihen, mitä minä oikein puuhailen. Tuskin he olisivat kiinnostuneet, jos olisin mainostanut heille tuntemattoman opiskelijakaverini yksin kirjoittamaa blogia.

Kasvot. Ne minä haluaisin nähdä useammin nimen takana. Projektiviestinnästäkin voi tehdä realitymäisempää, tosi-TV:tä.

Photo by Hunters Race on Unsplash

NotkiaIt-blogissa Johanna Kivimäki kirjoittaa, miten positiivinen yllätys projektiviestinnän onnistuminen heidän kohdallaan oli. Oho, projektiviestintä onnistui! – otsikointi herättää juuri sen mielikuvan, mikä monella varmasti on. Projektiviestintä koetaan monimutkaiseksi ja ehkä ajatellaan, että kunhan se nyt vain jotenkin menisi eikä sitä arvosteta tarpeeksi. Osmo A. Wiio on lausunut: ” Viestintä yleensä epäonnistuu, paitsi sattumalta”.

Tässä NotkiaIt:n projektissa viestintää oli tehty kaikissa yrityksen viestintäkanavissa, jotka olivat jo henkilöstölle ennestään tuttuja. Intrassa oli omat sivut projektille ja kohdistettuja sähköpostiviestejä lähetettiin harkiten. Projektiin liittyvät tärkeät päivämäärät ja tapahtumat printattiin esitteiksi, joita jaettiin kahvihuoneisiin, hisseihin, sihteereille sekä muille yhdyshenkilöille. Erityistä huomiota kiinnitettiin oikea-aikaiseen tiedonjakoon. Koska projektin vaikutuspiirissä oli lähes 10 000 käyttäjää, oli tämä erityisen tärkeää, jotta kaikille jäi tarpeeksi aikaa varautua projektin aiheuttamiin toimiin ja esimerkiksi käyttökatkoksiin.

Photo by Emma Matthews Digital Content Production on Unsplash

Infotilaisuuksia järjestettiin yhdyshenkilöiden toimesta sekä fyysisinä tilaisuuksina, että verkossa. Viestinnässä pyrittiin selkokielisyyteen, jotta viesti menisi varmasti kaikille perille. Lopputulemana Johanna Kivimäki toteaa, että projektiviestinnän onnistumisen merkitys oli erittäin iso. Onnistuneella ja hyvin suunnitelulla projektiviestinnällä taattiin se, ettei projekti juurikaan häirinnyt yrityksen työntekijöitä. Tehokas viestintä auttoi henkilöstöä ennakoimaan ja varautumaan, jotta sujuva arkityö pystyi jatkumaan ilman enimpiä ponnisteluja. Pieni epäröivä pessimisti asuu myös Kivimäen sisällä, sillä lopuksi hän toteaa, että ”oliko tämä nyt sitten sattumaa vai taitoa”. Toivottavasti saamme lukea onnistuneesta projektiviestinnästä jatkossakin, sillä onnistumisten kautta ikävältä kuulostavan projektiviestinnänkin voi saada parempaan valoon.

Photo by Jon Tyson on Unsplash

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *