Ring ring… “Halojata! Son Leikki Oy:stä Heikki”, esitteli Heikki itsensä puhelimessa soittaessaan yhteistyökumppaneilleen yhdessä aloitetun projektin etenemisestä. Puhelimeen vastasi Katti Oy:n toimitusjohtaja Matti. Heikki alkoi kertomaan, minkälaista edistystä projektin työryhmä on saanut aikaan, mutta miltei heti aloitettuaan Matti keskeytti Heikin ja kertoi odottavansa uutiskirjettä, josta hän voi itse tapahtumat lukea. Heikki hämmentyi, mikä uutiskirje. Heikki ei kehdannut alkaa tätä Matilta kyselemään vaan totesi lähettävänsä tällaisen lähipäivinä. Heikki kokosi projektin työryhmän ja he alkoivat kehittelemään viestintäsuunnitelmaa. Viestintäsuunnitelmassa he päättäisivät millä tavalla he hoitavat sisäisen ja ulkoisen viestinnän.
Heikistä ja Leikistä tosielämään ja SOTKE:en. Opiskelijaryhmällämme on koulussa meneillään lukukausiprojekti, jonka olemme nimenneet SOTKE:ksi. Tutustumme ja tutkimme ketjuuntumista sosiaali- ja terveysalalla. Projektimme tavoitteena on tuottaa joulukuuhun mennessä opas keskisuurille yrityksille ketjuuntumisesta, sen eri näkökulmista sekä sen kannattavuudesta. Projektiryhmässämme olemme tehneet viestintäsuunnitelman, jossa olemme eritelleet, millaisia kanavia käytämme sisäisen ja ulkoisen viestinnän toteuttamiseen.
Projektiryhmän sisällä viestiminen tapahtuu pikaviestimillä, kuten Whatsapp-sovelluksella. Tarvittavat tiedostot jaamme pilvipalveluissa. Aikataulumme ja kalenterit pidämme myös verkossa. Pilvipalvelut ja verkon yli toimivat viestimet mahdollistavat nopeat vastaukset sekä etätyöskentelyn. Pidämme ryhmän kesken kuitenkin viikoittain tapaamisia, jolloin käymme läpi tiedonhakumme tulokset. Voisihan tämänkin hoitaa verkossa, esimerkiksi Adoben Connect-sovelluksella, mutta olemme päätyneet face-to-face tapaamisiin, sillä olemme kokeneet sen meille sopivammaksi.
Ulkoista viestintää suunnitellessa on tärkeää tietää kohderyhmänsä. Missä tavoitamme haluamamme ihmiset? SOTKE julkaisee aihettamme käsitteleviä videoita Youtubessa ja informoi projektin etenemisestä Facebookissa sekä sähköpostilla lähetettävällä uutiskirjeellä.
Projektin, yrityksen tai ihmisen ei tarvitse olla kaikilla alustoilla heti. Jos päivitettäviä sivustoja alkaa olemaan liikaa, voi ulosanti kärsiä. On helpompi pitää sanoma selkeänä sekä olla tavoitettavissa, kun julkaisee sisältöä niillä alustoilla, joiden käytön hallitsee. Suosittu alusta ei vielä itsessään tarkoita näkyvyyttä tai herätä kiinnostusta. Esimerkiksi Facebookissa julkaistaan sisältöä ja mainostetaan jatkuvalla tahdilla. Vaikka Facebook-sivusta tykättäisiin, mainokset ja julkaisut eivät välttämättä tavoita kohderyhmää, ainakaan kokonaisuudessaan. Päivitysten julkaiseminen tulee olla säännöllistä ja tarvittaessa niiden esille saamiseksi voi joutua maksamaan Facebookille mainostilasta. Kuten usein näemme etusivullamme sanan ’sponsoroitu’.
Alussa esille tuotu Heikin lähestymistapa alkaa olemaan historiaa, kuten myös mainoslehtiset ja lehti-ilmoitukset. Me haluamme saada tiedon vaivattomasti, mieluiten vielä kotisohvalta sekä säästää aikaa. Ja miksipä emme, aikahan on rahaa.
Ulkoiseen viestimiseen jätän ohjeen; erotu, mutta älä liiaksi.