Hei kaikille! Ensimmäiseksi haluaisin esitellä itseni teille uusille lukijoille. Nimeni on Vattulaisen Samuli, toisen vuoden opiskelija liiketalouden opiskelija Lapin Ammatikorkeakoulussa Rovaniemen toimipisteessä. Kurssimme aihe käsittelee projektissa toimimista ja sen harjoittelua. Kurssiin kuuluu myös omien ajatuksien jakamista ja raportointia blogissa.
Aiheena tänään haluan kirjoittaa teille viestinnän tärkeydestä projektin toiminnassa. Mielestäni projektiryhmän välinen sisäinen viestintä on melkeinpä tärkein koko projektin sujuvuuden kannalta. Ilman oikeaa ja tehokasta viestintää, koko projektityö on vaarassa. Se ei kehity, ryhmän jäsenet eivät saa tietoa, eivät tiedä mitä tehdä ja aikataulujen tekeminen sekä yhteishengen rakentaminen on vaikeaa.
“Sisäinen tiedotus antaa projektiorganisaation jäsenille yhteisen tiedollisen perustan, lisää työmotivaatiota sekä vaikuttaa työtyytyväisyyteen ja työpaikan ilmapiiriin. Nämä tekijät puolestaan vaikuttavat työn tuottavuuteen, joten viestinnällä on suora yhteys projektiorganisaation saavutuksiin. Työn tulokset ovat parempia, kun kaikki tietävät omat roolinsa sen tekemisessä.” (Åberg 1992, s. 197)
Ylläolevaa siteerausta lainaten olen samaa mieltä kirjoittajan kanssa siitä, että nämä asiat ovat ydinasioita projektityössä oleville. Kun peruspaketti ei ole kunnossa, on ryhmän vaikea toteuttaa isomman mittakaavan projekteja ollenkaan. Kaikki lähtee siis liikkeelle perusasioista projetityötä tehdessä. Projektityö on monen ihmisen kanssa tehtävää työtä. Se ei ole yksilötyö, vaan siihen sisältyy yleensä monia muita ihmisiä. Projektin laajuudesta riippuen jopa kymmeniä. Mitä enemmän ihmisiä mukana, sitä haastavammaksi ja tärkeämmäksi sisäinen viestintä ja tiedottaminen muodostuu.
Erilaisia viestikanavia on käytössä useita ja ryhmän tehtävänä on päättää niistä itselleen mieleisimmät kanavat, yksi ei ole toista parempi vaan kaikki sopivat ryhmän sisällä heille hyväksi olevan tavan. Tapoja voi myös olla useita eikä sen tarvitse rajoittua vain yhteen kanavaan. Seuraavaksi käsittelen lyhyesti muutamaa käytössä olevaa viestintäkavanaa. Nämä eivät ole ainoita eivätkä varmastikkaan aina parhaimpia. Kuten sanoin, kaikki on ryhmän itsensä päätettävissä, että mitä käytetään, kuinka usein käytetään ja miten niillä kommunikoidaan.
“Puhuminen ja kertominen toimivat hyvin pienissä yhteisöissä, jollaisia projektiorganisaatiot usein ovat. Mikäli organisaation koko on useita kymmeniä työntekijöitä, mahdollisuus henkilökohtaisiin tapaamisiin on miltei mahdotonta tai vaatisi ainakin esimieheltä huomattavasti resursseja.” (Siukosaari 1999, s. 92)
Edellämainittu antaa hyvän argumentin siihen, kuinka vaikeaa kasvotusten viestintä voi todellisuudessa olla, vaikka se olisikin tehokkainta. Aikataulujen yhteensovittaminen ja palavereiden järjestäminen voi olla erittäin haastavaa, mitä suurempi ryhmän koko on. Mielestäni kasvotusten tapahtuva viestintää on hyvä tapahtua projektityössä, mutta sen merkitys ei saa olla liian suuri edellämainituista syistä.
“Sähköpostin käyttö projektien viestintäkanavana on lisääntynyt jatkuvasti. Sähköpostin suurin etu on sen nopeus, helppous ja tehokkuus. Viestin voi toimittaa muutamassa sekunnissa useille kymmenille ihmisille. Toisaalta sähköpostissa on myös huonot puolensa, sen kasvottomuussaattaa aiheuttaa väärinkäsityksiä, kun sisältöön ei voida yhdistää normaaleja eleitä ja äänenpainoja. Oikein käytettynä sähköposti on kuitenkin erittäin tehokas viestintäkanava.” (Ruuska 1999)
Olen samaa mieltä Ruuska:n kanssa sähköpostin tärkeydestä, eduista ja haitoista. Ruuska toi hyvin hyvin esille kuinka tehokasta ja vaivatonta sähköposti on sisäisessä tiedottamisessa ryhmän jäsenille. Huonona puolena olen kuitenkin samaa mieltä, että riskin viestin väärin välittymiselle ja ymmärtämiselle on olemassa. Esimerkiksi huumoriksi tai vitsiksi tarkoitettu lause voi johtaa hyvin helposti väärinymmärryksiin sekä loukkaantumisiin, kun viestiin ei voida liittää ilmeitä tai äänensävyä.
Tämä oli ensimmäinen blogikirjoitukseni teille arvoisat lukijat. En ole mestari tässä, vielä, mutta harjoitus tekee mestarin sanotaan. Tarkoitukseni oli avata teille kiinnostuneille viestinnän tärkeyttä projektiryhmän sisällä, sekä kertoa hieman erilaisista viestinnän kanavista, joita on käytössä ryhmätyöskentelyssä.
Haluaisin kuulla myös teidän palautetta tästä työstä, niin voin kehittää itseäni jatkossa parempaan suuntaan ja keskittyä oikeisiin asioihin.
Hyvää alkanutta syksyä kaikille tasapuolisesti! Muistakaa pukeutua lämpimästi. Rovaniemellä alkaa olemaan jo kylmä =)
Lähteenä käytin Laura Rinteen kirjoitusta “Projektiorganisaation sisäinen viestintä” vuodelta 2010.
https://hlab.ee.tut.fi/hmopetus/projektiorganisaation-sisainen-viestinta.html
Alla olevasta linkistä pääsette paremmin tutustumaan hänen kirjoitukseensa.