Mikä merkitys projektiviestinnällä on?
Monesti kuulee väitettävän, että viestintä ratkaisee projektin onnistumisen. Projektien suunnittelussa tuleekin kiinnittää erityistä huomiota viestintään.
“Projekti onnistuu, jos kaikki tietävät mihin pyritään, mitä kunkin pitää tehdä, milloin jotain pitää tehdä ja jos muutoksia tarvitaan ja tehdään, kaikki pysyvät koko ajan samassa pelissä mukana.” –Markku Aarni
Onnistunut projektiviestintä on siis koko projektin rautalanka, sillä ilman viestintää projektia on mahdotonta viedä eteenpäin.
Viestintä on projektissa sekä väline että voimavara, joten sillä on erikoisasema projektin onnistumisen kannalta. Hyvällä viestinnällä mennään pitkälle ja saavutetaan tuloksia. Olen koonnut useista eri lähteistä 10 vinkkiä projektiviestinnän onnistumiseen.
1. Projektiviestinnän huolellinen suunnittelu
Monet ongelmat projektitoiminnassa johtuvat juuri viestinnän epäonnistumisesta, siksi viestintä on suunniteltava huolellisesti. Projektiviestinnässä tulee ottaa huomioon kaikki sen ulottuvuudet, joita esittelen tarkemmin alla.
2. Kuunteleminen
Viestinnässä ei voida koskaan korostaa liikaa kuuntelemisen taitoa. Kuuntelemiseen liittyy taitoa asettua vastaanottajan asemaan ja ymmärtää, mitä sanottavaa hänellä on. Tässä on tärkeää myös palautteen antaminen esimerkiksi kysymysten muodossa, näin puhuja kokee asiansa tärkeäksi ja tulleensa kuulluksi.
3. Henkilökohtaisuus
Henkilökohtainen kanssakäyminen ja viestiminen on erittäin tehokas viestinnän muoto, koska tällöin on helppo oikaista mahdollisia väärinkäsityksiä ja huhuja. Etenkin vaikeat asiat kannattaa kertoa kasvokkain, sillä silloin on mahdollista nähdä toisen reaktio heti.
4. Sitoutuminen
Sitoutuminen on tärkeää, sillä se vaikuttaa positiivisesti projektissa suoriutumiseen ja sitä kautta lopputulokseen. Parhaimmillaan innostus ja motivaatio heijastuvat henkilöstöstä suoraan ulkopuolisiin sidosryhmiin, mikä lisää heidän mielenkiintoa projektia kohtaan.
5. Vuorovaikutus
Projektiviestinä ei ole vain yksipuolista viestintää johdolta henkilöstölle tai toisinpäin. Viestinnässä on tärkeää, että kuunnellaan jokaista osapuolta, projektiryhmää, työntekijöitä, asiakkaita, johtoa ja sijoittajia. Näin saadaan erilaisia näkökulmia ja voidaan kiinnittää huomioita mahdollisiin epäkohtiin. Myös palautteen antaminen ja saaminen on tärkeää, sillä se kannustaa ja tukee projektin mielekkyyttä.
6. Avoimuus
Viestinnän tulee olla läpinäkyvää ja selkeää, jotta kaikki ymmärtäisivät sen. Projektipäällikön tulee kertoa kaikki asiat projektiin liittyen ymmärrettävästi, myös mahdolliset riskit ja uhkatekijät. Avoin viestintä luo luottamuksen tunnetta kaikille osapuolille.
7. Ajankohtaisuus
Projektiviestinnän tulee olla jatkuvaa ja ajankohtaista. Projektin edetessä tulee kertoa, missä mennään ja missä on onnistuttu. Viestinnän tulee olla ajankohtaista sekä projektissa vastuussa oleville henkilöille että ulkopuolisille tahoille, kuten asiakkaille.
8. Kohderyhmät
Projektista ei tarvitse viestiä kaikille, joten on hyvä tiedostaa, ketä projekti koskee ja millaista tietoa kullekin kohderyhmälle tulee välittää. Viestintä tehostuu, kun se on kohdistettu tietylle kohderyhmälle. Viestintätapa erilaista sisäisille sidosryhmille ja ulkoisille sidosryhmille. Yrityksen sisäisen viestinnän tulee olla kuitenkin yhdenmukaista ulkopuolisen viestinnän kanssa.
9. Kanavat
Kaikkea tietoa ja viestiä ei kannata jakaa joka kanavalla, vaan on hyvä pohtia, mitkä kanavat toimivat parhaiten juuri kyseisessä projektissa. Viestintä on kuitenkin tehokkainta, kun sanoma vastaanotetaan useiden eri kanavien välityksellä. Projektiryhmässä viestintää voidaan toteuttaa esimerkiksi sähköpostin välityksellä sekä suoraan kokouksissa. Ulkopuolisille tahoille, kuten muille yrityksille viestiä voidaan välittää muun muassa Twitterin ja Facebookin välityksellä.
10. Sisältö
Sisällöllä on erittäin tärkeä rooli viestinnässä. On tiedostettava, mitä sisältöä kullekin kohderyhmälle tulee viestiä. Mitä halutaan kertoa asiakkaille ja miten asiat mainitaan? Myös sanoman ymmärrettävyys on tärkeää.
Näillä ohjeistuksilla toivon, että myös sinä ja sinun organisaatiosi saa projektiviestintään lisää potkua ja onnistutte viemään projektin kunnialla loppuun asti.
Kirjoittanut Silva Syri 10.10.2018
Kuvat on otettu kuvapankista https://unsplash.com/.
