Oletko miettinyt, miten saat ulkoiset sidosryhmät kiinnostumaan projektistasi? Tuntuuko, että ketään ei kiinnosta? Jotta projekti voisi herättää ulkoisten sidosryhmien mielenkiinnon, sen pitää olla ensin mielenkiintoinen sisäisten sidosryhmien mielestä eli myös sinun. Oma innostus ja motivaatio heijastuu suoraan ulospäin.
SISÄISTEN SIDOSRYHMIEN MOTIVAATIO JA ASENNE RATKAISEE
Projektin onnistumisessa on useita haasteita, mikä on ongelmallista ja näkyy etenkin kiinnostuksessa projektia kohtaan. Ehkä suurin haaste on siinä, että sisäiset sidosryhmät eivät ole tarpeeksi sitoutuneita ja motivoituneita projektiin. Sisäisiä sidosryhmiä ovat muun muassa henkilökunta, projektiryhmä ja yrityksen johto.
Aivan aluksi projektin sisäisten sidosryhmien tulee olla sitoutuneita projektiin, sillä sitoutunut sidosryhmä tukee projektia ja vie sitä eteenpäin. Sitoutuminen vaikuttaa positiivisesti projektin etenemiseen ja lopputulokseen.
Projektiorganisaatiolla tulee olla myös tarpeeksi asennetta projektiin. Oletko miettinyt, onko sinulla oikea asenne projektiinne? Onnistumiseen tarvitaan osaamista ja kokemuskin on eduksi, mutta ilman asennetta koko projektista ei tule mitään. Asenne siis ratkaisee, kuten tavataan sanoa.
Yhteistyö on tärkeää projektissa. Toimivassa projektissa jokainen ryhmän jäsen on motivoitunut projektiin ja heillä on hyvä ryhmähenki, jossa on mukava tehdä työtä. Jokaisen tulee kuitenkin kantaa vastuu projektista ja huolehtia että työt tulee tehtyä. Projektipäällikön tulee antaa selkeät ohjeet, miten projektissa toimitaan ja mikä on tavoiteltu päämäärä.
ULKOISTEN SIDOSRYHMIEN MIELENKIINNON HERÄTTÄMINEN
Ulkoisia sidosryhmiä ovat esimerkiksi asiakkaat, sijoittajat ja rahoittajat. Näihin tunnistettuihin sidosryhmiin voidaan vaikuttaa joko suoraan tai epäsuorasti. On tärkeää osata hallita juuri niitä sidosryhmiä, jotka vaikuttavat kyseiseen projektiin.
Ulkoisten sidosryhmien mielenkiinnon herättämisessä kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:
1. Viestintä
2. Hyöty
3. Mukaan ottaminen
Viestintä on erittäin tärkeää, sillä ilman viestintää kukaan ei edes tiedä mistään projektista. Hyvä viestintäilmapiiri tukee yhteistyötä sidosryhmien välillä. On tärkeää valita oikeat viestintäkanavat ja viestiä ajankohtaisista asioista. Sisäinen ja ulkoinen viestintä eivät saa olla ristiriidassa keskenään.
Jokaisen projektin tarkoitus on tuottaa jotain uutta. Ulkoiset sidosryhmät haluavat tietää, mitä he hyötyvät kyseisestä projektista ja mitä lisäarvoa se heille tuottaa. Heille tulee kertoa, mitä projekti koskee ja miten se etenee.
Tehokkain keino saada ulkoiset sidosryhmät kiinnostumaan projektista on sitouttaa heidät projektiin. Tämä toteutuu parhaiten, kun he saavat olla itse mukana projektissa ja näin kokevat olevansa osa projektia. Kun prosessi johdetaan hyvin, se syventää sidosryhmien suhdetta.
Kiinnostavien tapahtumien järjestäminen on hyvä keino herättää ulkoisten sidosryhmien mielenkiintoa projektiin. Erilaisissa tapahtumissa voidaan kertoa, mistä projektista on kyse ja mihin sillä tavoitellaan. Samalla siellä voi olla muuta oheisohjelmaa ja vaikkapa kahvitarjoilut sekä kilpailuja. Myös heidän mielipiteitään kannattaa kuunnella, sillä silloin saadaan uusia näkökulmia projektiin ja he kokevat tulevansa kuulluksi.
Näillä ohjeistuksilla toivon, että saatte omaan projektiinne inspiraatiota ja muistakaa vielä että asenne ratkaisee!
Ihanaa syksyn jatkoa ja tsemppiä projektiinne!
Kirjoittanut Silva Syri 26.10.2018
Kuvat on otettu kuvapankista https://unsplash.com/.
