TeamDrive

Kehityssuunnitelman lopputuloksena päädyin siihen, että tilitoimiston käyttöön soveltuu parhaiten yrityskäyttöön tarkoitettu TeamDrive-pilvipalvelu, joka täyttää kaikki sille asetetut vaatimukset. Tilitoimiston arkaluontoisista tiedoista johtuen, halusin lisäksi kiinnittää erityistä huomiota tietojen turvallisuuteen.

Tekniset tiedot

Palvelu toimii kaikilla tilitoimiston päätelaitteilla ja tallennustilan tiedostot näkyvät käyttäjien tietokoneilla tavalliseen tapaan. TeamDrive-sovelluksesta löytyy Mac-, Linux- ja Windows-työpöytäversiot sekä IOS- ja Android-mobiiliversiot.

Testikäytössäni oli maksutonta levytilaa 2 Gt sisältävä, 30 päivän käyttöoikeuteen rajattu TeamDrive Free-palvelu sekä Windowsin työasemasovellus ja vastaava Android-sovellus mobiilikäyttöön. TeamDrive for Windows on työasemasovellus, jonka asennus tapahtuu ohjatun asennusohjelman avulla. Asennuksen yhteydessä valitaan sovelluksen kieli, hyväksytään käyttöoikeussopimus sekä asennushakemisto asennettavine osineen, jonka jälkeen TeamDrive asentuu käyttäjän tietokoneelle ja käynnistetään tietokone uudelleen. Asennuksen jälkeen rekisteröidytään palveluun luomalla käyttäjätunnus sekä tallentamalla sähköpostiosoite ja salasana, joita voidaan myöhemmin muuttaa. Toimenpide luo TeamDrive-palveluun tilin, joka aktivoidaan sähköpostiin lähetetyn aktivointilinkin kautta. Käyttäjä voi itsenäisesti luoda palveluun voidaan luoda ns. turvatiloja, joihin voidaan kutsua käyttäjiä. Yksittäisiä tiedostoja voidaan esimerkiksi lukita tai suojata erillisellä salasanalla. TeamDriven Android -versio mobiililaitteille toimii vastaavasti ja on asennettavissa Google Play -kaupasta. Palvelu toimi testikäytössä eri laitteiden ja käyttäjien välillä moitteettomasti sekä osoittautui toimivaksi ratkaisuksi.

Pilveen tallennettavat tiedostot salataan vahvaa salausta käyttäen jo käyttäjien laitteilla. Tiedostojen sekä tiedonsiirron salausmenetelmänä käytetään AES-256 protokollaa ja salausavaimet säilytetään käyttäjien omilla laitteilla. Sisältö on vain ennalta määriteltyjen käyttäjien saatavissa ja tiedostojen jakaminen on turvallista. Tiedot synkronisoituvat automaattisesti pilvipalveluun ja varmuuskopiointi on automaattista. TeamDrive toimii myös silloin kun verkkoyhteys ei ole käytössä.

Aikataulu

Kehitysprojektin ensimmäinen vaihe, yhteisen tallennustilan käyttöönotto, voidaan toteuttaa varsin nopealla aikataululla jo kesällä 2018.

Koska aiempaa vastaavaa järjestelmää ei ole käytössä, toimenpiteen suorittamiseksi tarvitaan vain TeamDrive-palvelun tilaaminen, käyttöön tarvittavien sovellusten asentaminen ja lyhyt perehtyminen uuteen pilvitallennusjärjestelmään sekä käyttäjien ohjeistaminen.

Kehitystyön hyödyt

Yhteisen tallennustilan käyttöönotto on ensimmäinen vaihe matkalla tilitoimiston toiminnan tehostamiseen tähtäävään tavoitetilaan. Tallennustilan avulla varmistetaan, että palvelun tuottamisessa tarvittavat tiedot ovat tallessa ja tarvittaessa kaikkien saatavilla.

Kustannukset

TeamDrive-pilvipalvelun hinta määräytyy käyttäjien lukumäärän ja tallennustilan perusteella. Esimerkiksi peruspaketin hinta neljälle henkilölle, 100 Gt tallennustilalla on 77,70 € / kk (alv 0 %).

Tallennustila on alussa riittävä, sillä palveluun tallennettavat dokumentit eivät ole suuria ja useimmat niistä siirretään Procountorin arkistoon. Kapasiteettia voidaan pienentää merkittävästi tai mahdollisesti jopa luopua siitä kokonaan, kun uusi tehtävienhallinnan järjestelmä otetaan myöhemmin käyttöön.