Opiskelu eri YAMK –koulutuksissa on täydessä vauhdissa ja monialainen opinnäytetyöprosessi (MONT) pitäisi aloittaa. Miten kannattaisi lähestyä omaa opinnäytetyön aihetta? Olisiko benchmarking yksi vaihtoehto? Mitä se on?
YAMK-ryhmän Työelämän kehittämismenetelmät -opintojaksolla kirjoitimme benchmarking menetelmästä esseen ja pidimme koko ryhmälle esityksen. Yleisön osallistamiseen käytimme Mentimeter -sovellusta. Lämmittelykysymyksenä kysyimme yleisöltä, mitä benchmarking tarkoittaa.
Vastauksesta pystyi päättelemään, että kaikilla benchmarking eli vertailukehittäminen tuntui olevan lähtökohtaisesti käsitteenä tuttu. Halusimme esityksen lopussa herätellä kuulijoita ja kysyimme heiltä mihin menetelmää voisi soveltaa. Suurin osa oli sitä mieltä, että se olisi hyvä organisaation kehittämismenetelmä (Kuva 1). Useimmiten benchmarkingmenetelmää käytetään vertailuun; miksi joku menestyy paremmin kuin me?
Kuva 1. Yleisön vastaus mihin benchmarking menetelmää voisi soveltaa
Matkimalla parempiin tuloksiin
Voiko muiden menestymisestä ottaa mallia ja voiko paremmilta oppia? Kyllä voi, ja kannattaakin. Tähän oiva apuväline edellä on yksi kehittämismenetelmänäkin tunnettu benchmarking. Käytännössä sen syvimmän olemuksen voisi kuvailla seuraavasti:
“Benchmarking on oivallus olla tarpeeksi nöyrä sen havaitsemiseksi, että joku muu on parempi jollakin alueella, ja olla tarpeeksi viisas sen oppimiseksi, kuinka saavuttaa saman tason ja jopa ylittää sen”.
Benchmarking ei ole uusi juttu, vaan se on kehitetty jo 1970-luvulla maailmankuulun toimistolaite- ja tarvikeyhtiön Xeroxin toimesta. Xerox halusi vertailla toisella alalla toimivaa yritystä ja ymmärtää kuinka he tekevät asiat paremmin. Omaan toimintaan sokeutuu helposti ja välillä on hyvä katsoa mitä aidan toisella puolella tapahtuu. Usein ruoho on sillä puolen vihreämpää ja se onkin benchmarkingin tärkein oppi. On tärkeää osata kriittisesti tarkastella omaa toimintaa muiden vastaaviin, ja verrata niitä keskenään sekä poimia mukaan parhaat opit toiselta.
Benchmarkingilla kartoitetaan ja vertaillaan organisaatioiden menestystekijöitä ja tulosten perusteella kehitetään oman organisaation toimintaa. Huomioitavaa on, että organisaatiot eivät ole identtisiä, joten tuloksia ei voida kopioida suoraan yritykseltä toiselle, vaan on osattava soveltaa saatuja ideoita ja tuloksia omaan toimintaan sopivaksi. Karkeasti ottaen benchmarking voidaan jakaa neljään päälinjaan (Taulukko 1).
Taulukko 1. Benchmarkingin neljä päälinjaa
Miten benchmarking toimii?
Benchmarkingissa huolellinen ja kattava pohjatyö on olennaisessa roolissa, kun vertailuprosessia aloitetaan. Prosessi käynnistyy etsimällä omasta toiminnasta kriittiset kehityskohteet – mitä objektiivisemmin, sitä parempi. Kun kehityskohteet ovat selvillä, määritellään vertailun tavoitteet.
Seuraavaksi valitaan vertailukumppani, jolla menee paremmin – tai ainakin näyttää menevän. Vertailukumppani voi olla omalta alalta tai ihan jostain muualta, riippuen oman toiminnan kehityskohteesta. Sitten tarkastellaan omaa toimintaa; mikä nykytilassa edistää tai haittaa onnistuneeseen lopputulokseen pääsemistä? Missä meillä menee metsään?
Tämän jälkeen tarkastellaan vertailukumppanin prosessia. Havaintojen perusteella asetetaan tavoitteet, joiden kautta voidaan hyödyntää benchmarkingin tuloksia oman toiminnan kehittämisessä. Vertailukohteelta havaittuja tekijöitä ei pysty suoraan kopioimaan, vaan niitä täytyy soveltaa ja mukauttaa tilanteen mukaan.
Luotettavuuden arviointi
Benchmarkingissa, kuten muissakin kehittämismenetelmissä, on luotettavuutta arvioidessa otettava huomioon tiettyjä tekijöitä. Menetelmää voidaan arvioida kolmen kriteerin mukaan: uskottavuus, luotettavuus ja eettisyys (Kuva 2). Kriteerit kytkeytyvät toisiinsa muodostaen kokonaisuuden. Niitä on hieman hankala määritellä yksiselitteisesti, mutta mikäli yksikin puuttuu tai on vajaa, tekee se koko menetelmästä epäluotettavan.
Kuva 2: Luotettavuuden arvioinnin kriteereitä
Vertailemalla parempiin tuloksiin
Miten sitten aineistoa kerätään ja analysoidaan benchmarkingissa? Kaikki lähtee liikkeelle siitä, että organisaatiossa tunnetaan ja ymmärretään omat prosessit, palvelut ja tuotteet läpikotaisin, jolloin saadaan valittua juuri oikeat ja sopivimmat aineistonkeruu- ja analyysimenetelmät.
Yksi analyysimenetelmä, mitä benchmarkingissa hyödynnetään, on prosessi- ja itsearviointimalli EFQM (European Foundation for Quality Management). Malli on yleisen kehittämisen malli ja sen avulla organisaatiossa ymmärretään paremmin, millaisia erilaisia lähestymistapoja tai arviointikohteita voidaan benchmarkingissa hyödyntää. Se sisältää eri osa-alueita, joilla arvioidaan päästäänkö tavoitteeseen ja lopuksi myös sitä mitä saatiin aikaiseksi. Seuraavassa taulukossa (Taulukko 2) nähdään esimerkein mitä voidaan vertailla ja ketä vertailla.
| Mitä vertailla? | Ketä vertailla? |
| Tuote:
Uuden tuotteensuunnittelu tai vanhanpäivittäminen |
Sisäinen:
Prosessien ja toiminnan vertailuyrityksen sisällä Ulkoinen: Tuotteen tai palvelun vertailukilpailijoihin nähden |
| Prosessi:
Uusien käytänteiden ja prosessien tunnistaminen ja havainnointi |
Ulkoinen – yleinen:
Samankaltaisten liiketoimintojenprosessien tai toimintojen vertailu alasta riippumatta |
| Toiminto:
Samankaltaistentoimintojen vertailu saman alan sisällä |
Ulkoinen – parhaat:
Tietyn alan sisällä tehtävä palvelun tai toiminnon vertailu kilpailijoiden nähden |
| Strategia:
Kilpailijoiden toiminnanymmärtäminen |
Ulkoinen – Globaali johtaja:
Alasta riippumaton vertailuglobaaliin johtajaan |
Taulukko 2. Mitä ja ketä vertailla benchmarking prosessissa
Vaikka lopussa tiedettäisiinkin miten asiat voisi tehdä paremmalla tavalla, niin ne myös pitäisi pystyä toteuttamaan. Miten hyödyntää vertailussa havaittuja asioita oman toiminnan kehittämiseen? Kaikkia asioita ei välttämättä pysty viemään suoraan käytäntöön. Hyviä käytänteitä soveltamalla niitä voi käyttää missä tahansa organisaatiossa. Tulosten vertailu ja toisten toimitapojen analysointi voi parhaimmillaan vauhdittaa organisaation kehittämishalukkuutta. Ruoho todellakin on vihreämpää aidan toisella puolella ja sinne kannattaa aika ajoin kurkata.
Kirjoittajat: Korpela K., Niva E., Saloniemi A., Vanhanarkaus A., Väisänen L., & Väänänen E.
Lähteet:
Benchmarking Guidelines 2013. EFQM User Guide. EFQM. https://www.academia.edu/15036778/Benchmarking_Guidelines_EFQM_User_Guide.
Niva, M. & Tuominen, K. Benchmarking käytännössä. Hyviä kysymyksiä ja benchmarking-tutkimuksia. Itsearvoinnin työkirja. 2005.
Puusa, A. & Juuti, P. 2020. Laadullisen tutkimuksen näkökulmat ja menetelmät. Helsinki: Gaudeamus Oy. E-kirja. https://www.ellibslibrary.com, Ellibs.
Vuorinen, T. 2013. Strategiakirja. Talentum. Helsinki 2013. E-kirja. https://www.ellibslibrary.com, Ellibs.
Vuorinen, T. 2013. Strategiakirja. Talentum. Helsinki 2013. E-kirja.