Yritysten tietojärjestelmät ovat erittäin tärkeä osa yrityksen liiketoimintaa ja prosesseja. Yritysostotilanteessa yksi tärkeä ja henkilökuntaa paljon työllistävä asia on järjestelmäintegraatiot. Digitalisoitumisen vuoksi yritysmaailmassa kaikki prosessit kulkevat liiketoiminnan ketjussa jossain kohtaa sähköisten järjestelmien kautta. Kun haltuunottovaiheessa järjestelmiä aletaan integroimaan keskenään, se on usein todella iso prosessi. Oston jälkeen tapahtuvaan järjestelmien integraatioon ei ole olemassa mitään valmista mallia, vaan ohjelmien integroiminen vaatii paljon resursseja sekä venymistä sekä ostettavan yrityksen, että ostajayrityksen henkilökunnalta.
Kun suunnitellaan integraatiota, on tärkeää määritellä yrityksen liiketoiminnan tavoitetila yritysfuusion jälkeen. Ohjelmistointegraation toteuttajalla pitäisi olla tarpeeksi tarkka ymmärrys yrityksen liiketoiminasta ja prosesseista, jotta integraatio onnistuu halutulla tavalla. Kun ohjelmistojen integraatio aloitetaan, täytyy valita oikea it-järjestelmien integraatiostrategia. Täytyy miettiä muun muassa, mitä pitää säilyttää, jotta tuetaan uutta. Täytyy myös miettiä, kuka yrityksessä lähtee vetämään integraatioprojektia sekä onko henkilökunnalla tarpeeksi osaamista integraation läpiviemiseen.
Järjestelmäintegraatiot vaativat yritysfuusiossa paljon resursseja. Kuva Pexels, Pixabay
Esimerkiksi tilitoimistoalalla lisähaasteita integraatioon tuo, että asiakastiedot ja kirjanpitoaineisto saadaan siirtymään eheänä ja katkeamattomana järjestelmästä toiseen. Kirjanpito täytyy myös pystyä tekemään ajantasaisena ja esimerkiksi verottajalle lähetettävät ilmoitukset pitäisi integraatiosta huolimatta pystyä lähettämään ajoissa.
It-integraatiossa on onnistuttu, kun nämä neljä asiaa pysyvät kunnossa: käyttäjätyytyväisyys, integraation johtaminen, resurssien tehokas käyttö sekä tietojärjestelmien kyky tukea fuusion strategisia tavoitteita.
Henkilöstön koulutukset
EY Finlandin Hannu Tyyskän mukaan noin puolet yrityksen avainhenkilöistä lähtee ostetusta yrityksestä ensimmäisen vuoden aikana. Tästä voidaan päätellä, että yritysostotilanteessa henkilöstön sitouttaminen on erittäin tärkeää ja siihen täytyy käyttää tarpeeksi resursseja. Henkilökunnan sitouttamisessa yksi keskeisimpiä asioita on henkilöstön riittävä koulutus. Yritysfuusion haltuunottovaiheessa on tärkeää, että henkilökuntaa koulutetaan tarpeeksi ja että he saavat fuusiotilanteessa yrityksen johdolta täyden tuen uuden tilanteen edessä. Erilaisia koulutuksia tarvitaan todennäköisesti hyvin paljon. Henkilökuntaa koulutetaan ostavan yrityksen tavoille ja kulttuuriin. Henkilökunnan täytyy opetella esimerkiksi HR-järjestelmä, työehtosopimus, talon henkilöstöedut sekä kaikki muut sisäiset toimintatavat. Tilitoimistoalalla uudet kirjanpito- ja palkanlaskentaohjelmat vaativat myös omat koulutuksensa.
Henkilökunnan koulutus kannattaa aina. Koulutusten tarkoitus on varmistaa osaamisen taso, jotta muuttuvissa tilanteissa yritys pysyy ajan hermolla ja kilpailuetu lisääntyy. Henkilökunnalle kannattaa varsinkin fuusiotilanteessa perustella, miksi muutos tapahtuu ja mikä on heidän roolinsa siinä. Henkilökunnalle kannattaa myös kertoa koulutuksen hyödyistä sekä antaa työntekijöille aikaa sopeutua ja sitoutua muutokseen.
Henkilöstön koulutukset ovat tärkeässä roolissa yrityskauppojen onnistumisen kannalta. Kuva Werner Heiber, Pixabay
Varsinkin muutostilanteessa uudet toimintatavat vaativat vahvistusta ja osaa opituista asioista joutuu todennäköisesti kertaamaan useaan kertaan. Esimiehen kannattaa laatia henkilökunnalle tarkka suunnitelma koulutuksista. Koulutuksen hyötyjä miettiessä, esimiehen on hyvä pitää mielessä seuraavat asiat: tuottaako koulutus haluttuja tuloksia? Soveltavatko työntekijät oppimaansa käytännössä? Edistääkö koulutus yrityksen kokonaistavoitteita? Jos koulutuksista haluaa mahdollisimman suuren hyödyn, kannattaa kysyä palautetta, mitata sekä raportoida jatkuvasti. Henkilökunnalle on hyvä myös antaa mahdollisuus kertoa mielipiteensä koulutuksista.
Lähteinä artikkelissa käytetty:
Opinnäytetyö Hernberg Ilja, Laurea ammattikorkeakoulu
Tietojärjestelmien yhdistäminen on usein fuusioiden vaikein osa – TS
Neljä yrityskauppa-vinkkiä, EY-Finland
Henkilökunnan oikeanlainen kouluttaminen on jokaisen yrityksen etu – Questback
