Meidän projektiryhmällä on menossa työ nimeltä muutosjohtaminen integraatioprosessissa. Projektin viestintä on järjestetty niin, että on perustettu facebook-sivu, instagram-tili ja blogi. Lisäksi viestitään sähköpostin välityksellä. Projektiryhmän sisällä viestitään myös WhatsApp-ryhmän välityksellä. Lisäksi käytämme Trelloa, projektinhallintatyökalua.
Projektin tuloksen kiinnostavuutta mitataan kävijämäärillä.
Projektiryhmässä projektipäällikön rooli viestijänä ja tiedottajana on hyvin keskeinen. Hän välittää tietoa projektin ja sen ympäristön kesken.
Viikkopalaverit toimivat hyvin. Meidän projektiryhmä kokoontuu vähintään kerran viikossa Skype-palaveriin. Tämä mahdollistaa asioiden käsittelyn aivan eri tavalla kuin esim. sähköpostin käyttäminen. Lisäksi tämä nostattaa ryhmähenkeä. Palavereissa kun käydään läpi projektin eri osa-alueiden etenemiset ja tavoitteet koko projektin eteenpäin viemiselle, se luo ryhmän jäsenille painetta tulosten aikaansaamiseksi.
Sähköposti on myös hyvä apuväline projektin tekemisessä. Se mahdollistaa tiedon ja tiedostojen tehokkaan jakamisen projektiryhmälle ja muille sidosryhmille. Mutta sähköposti ei kuitenkaan tehokkaana viestintävälineenä voi syrjäyttää säännöllisiä tapaamisia. Sähköpostiviestinnästä puuttuu aito ja nopea dialogi.
Trelloon kootaan kaikki valmiit tuotokset, kuten esim. projektisuunnitelma, viestintäsuunnitelma ja projektin työpakettien tuotokset. Lisäksi Trellossa on to do-, in process- ja done-listat, joiden avulla seurataan projektin etenemistä ja aikataulussa pysymistä.
WhatsApp mahdollistaa tiedon nopean välittämisen. Muutokset ym. saadaan saman tien projektiryhmän tietoisuuteen.
Muita kohderyhmiä varten on facebook, instagram ja blogi. Näistä kanavista he saavat ajankohtaisen tiedon projektin etenemisestä ja tuloksista. Lisäksi ohjausryhmään päin ollaan yhteyksissä sähköpostin välityksellä.
Lisää projektiorganisaation viestinnästä täältä.
Ulkoisen viestinnän välineistä täältä.