20
Nov 17

Sananen viestinnästä

Vihdoinkin toisen postauksen aika! Omituinen onnettomuus ja siitä seurannut sairasloma hieman viivästytti tätä. Mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan.  Aiheena tällä kertaa viestintä projektissa. Lyhyesti siitä, millaisia viestinnän kanavia on, sekä siitä, mitä kannattaa huomioida, kun viestii projektista ulospäin.

Aloitetaan itsestään selvällä latteudella: Onnistunut viestintä on erittäin tärkeää ja viestintää harjoitetaan koko ajan, sekä onnistuneesti että epäonnistuneesti.

Jonkinlaista viestintää on harjoitettu jo ihmiskunnan historian aamuhämäristä asti. Silloin tosin ei projekteista tiedetty mitään, ja viestintäkin oli varsin yksinkertaista. Urahtelu, luolamaalaukset ja osoittelu riittivät. Toista se on nyt, viestintä. Ihmisille on kehittynyt kivikautisia aikoja monimutkaisempi kieli, ja sanoja on paljon lisää. Viestinnän keinoja on puhutun viestinnän lisäksi muitakin. Kirjallinen viestintä sekä edelleen kuvallinen viestintä. Viestintäkanavien määrä on viimeisen parinkymmenen vuoden aikana suorastaan räjähtänyt. Perinteisten sanomalehtien ja kirjojen lisäksi voidaan tuottaa sisältöä verkkoon. Nettisivuja, erilaisia sosiaalisen median profiileja, videoita… Puhelin keksittiin jo 1800 -luvulla ja on käytössä yhä, tosin puhelimen käyttötarkoitukset ovat myös laajentuneet valtavasti. Pelkän soittamisen ja puhumisen lisäksi silläkin voidaan viestiä kirjoittamalla, kuvilla, videoilla, äänitallenteita lähettämällä jne.

Projekteissa tarvitaan paljon erilaisia viestinnän keinoja. Projekteissa tarvitaan ulkoista ja sisäistä viestintää. Menee projekti vähän kummaksi, jos sen lopputuloksesta ei tule minnekään tietoa ja jäsenten kannalta vielä oudommaksi, jos projektin sisällä ei tapahdu viestintää. Tai oikeastaan projektia on mahdoton tehdä ilman viestintää, ellei sitten opetella telepatiaa. Viestinnän keino kyllä sekin, valitettavasti hieman hankalasti käytettävä.

Tässä projektissa olemme käyttäneet sisäiseen viestintään viikkopalavereita, whatsapp -ryhmää, Onedrivea jossa tiedostot jaetaan, Trelloa joka on projektinhallintatyökalu. Nämä ovat sangen käteviä keinoja.

Projektista tulee viestiä myös ulospäin ja mieluusti niin, että se kiinnostaisikin kohderyhmiä. Miten siis saa nämä ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan projektista?

Hyvin paljon valittavaan viestintäkanavaan tai -kanaviin vaikuttaa se, että ketkä halutaan saada projektista kiinnostumaan ja mikä on projektin tulos. Jos tavoitellaan kohderyhmänä korkeakouluopiskelijoita (esimerkiksi projektina tehty sovellus jolla voi helposti seurata opintosuorituksia) on toimiva viestintäkanava projektista erilainen kuin jos kohderyhmänä on eläkeläisten sukankutomiskerho (projektina tehty esite siitä, miten langat kannattaa valita).

 

Näissä esimerkeissä kohderyhmät, projektien aiheet ja lopputulokset ovat erilaisia, joten suositeltavat viestintäkeinot eivät voi olla samoja. Korkeakouluopiskelijoille tehdystä sovelluksesta viestittäessä sähköisen viestinnän keinot ovat paras idea. Tuloksesta voisi esimerkiksi tehdä facebook -sivut tai verkkosivut tai blogipostauksen josta selviää, mikä sovellus on, miksi se on ja mistä sen löytää. Projektin olemassaolosta ja paikasta josta löytää lisätietoa, on helppo tiedottaa esimerkiksi oppilaitoksen sähköpostin kautta ja vaikkapa postereilla koulun tiloissa. Eläkeläisten kutomiskerhon voi tavoittaa paremmin perinteisellä sanomalehdessä olevalla lehtijutulla, jossa kerrotaan, että tällainen esite on tehty, ja mistä esitteen voi saada käsiinsä.

Sen lisäksi, ettei yritetä tavoittaa kohderyhmiä väärillä kanavilla, ei myöskään sovi käyttää harhaanjohtavaa tai epäselvää viestintää. Sukankutojakerhoa edelleen esimerkkinä käyttäen, viesti ei ole mennyt lainkaan perille, jos lehtijutun lukemisen jälkeen mummot syöksyvät permanentti oieten hakemaan ilmaisia lankoja, kun todellisuudessa jaossa on esitteitä eri lankojen ominaisuuksista. Kohderyhmän tulee saada selvä käsitys mistä projektissa on kyse ja mikä on lopputulos.

Liian tylsä tiedottaminen on eräs moka. Jos kukaan ei viitsi sähköpostin perusteella katsoa uudesta sovelluksesta kertovaa facebook -sivua, tai lopettaa sivuilla olevan päivityksen lukemisen ensimmäisen lauseen jälkeen, sovellus tuskin saa hirveästi latauksia ja projektin lopputulos menee hukkaan. Viestinnän tulee herättää kiinnostusta, ei saada kohderyhmää nukkumaan kuola poskella ja viisveisaamaan projektin lopputuloksesta.

Eli, kun haluat viestiä kohderyhmälle projektista, valitse sopiva kanava, tee viestinnästä selkeää ja ymmärrettävää sekä kiinnostavaa. Ei se sen vaikeampaa ole.

Tähän loppuun vielä linkkiä postaukseen, jossa kerrotaan pilvipalvelusta projektinhallinnan/viestinnän työkaluna: https://projektipomo.com/tag/projektisivusto/


11
Oct 17

KOLME PROJEKTISSA TÄRKEÄÄ ASIAA – JA SUDENKUOPAT NIISSÄ

Olen Sarianne Pyörre, 22 -vuotias liiketalouden opiskelija Lapin ammattikorkeakoulussa Rovaniemellä. Muutin tänne viime vuonna Kokkolasta, joka on 400 kilometriä Rovaniemeltä etelään, rannikolla. Vastoin yleistä luuloa, suurin osa väestöstä on kotonurkillani suomenkielisiä, enkä minäkään ole svenskatalande. Rovaniemelle päädyin, koska ajattelin täällä olevan hieman parempi ammattikorkeakoulu kuin siellä. (Ei vedetä kasvimaita nokkaan siellä kotopuolessa!) Täällä nyt opiskelen toista vuotta, suuntautumisena taloushallinto, ja meillä on käynnissä lukukauden kestävä projekti, johon tämä postaukseni liittyy.

Projekti on liiketoiminnan laajentaminen, pienen tilitoimiston osto. Meidän projektiryhmämme syventyy tässä tarkemmin henkilöstöön liittyviin ongelmiin ja kysymyksiin yritysoston tapahtuessa. Tavoite on näistä ongelmista ja kysymyksistä laatia ratkaisuja, joista tehdään toimintaohje yritysten johtaville tahoille. Tästä tuleekin projektin nimi, TOIMO eli toimiva organisaatio. Projektiryhmässä meitä on neljä. Tästäpä oiva aasinsilta ensimmäiseen tärkeään tekijään projektin onnistumisen kannalta, eli projektissa mukana olevien lukumäärä.

Mitä useampi kokki, sitä sakeampi soppa, sanovat. Tämä sopii projekteihinkin. Jos projektissa on liian monta henkilöä mukana, on vaarana, että osa tahallaan luistelee sujuvasti hommista ulos, tai joku tai jotkut tahallaan tai vahingossa jätetään rannalle projektin edetessä. Pienemmässä ryhmässä on vaikeaa kenenkään ruveta vapaamatkustajaksi tai päätyä syrjäytetyksi vahingossakaan. Todennäköisemmin kaikki saavat äänensä kuuluviin ja pääsevät vaikuttamaan asioihin projektin aikana.

Miksi ei sitten kovin montaa tekijää yhteen projektiin? Voisihan sitä niinkin luulla, että mitä suurempi projektiryhmä, sitä enemmän on ideoita, ehdotuksia, osaamista, älyä… Todellisuudessa jo noin kymmenen hengen ryhmissä asiat menevät yleensä niin, että muutama kovaäänisin ja nopein sanojen suoltaja jyrää, loppujen potentiaali valuu hukkaan, koska eivät ehdi sanoa mitään väliin, tai jos ehtivät, kukaan ei kuule. Itse olen juuri niitä maan hiljaisia isoissa ryhmissä, en ole ujo, hiljainen tai ylimielinen, pelkästään hidas(älyinen? :D) enkä välttämättä ehdi muodostaa sekä ajatusta että saada sitä järkevässä muodossa suustani ulos, ennen kuin aihe on vaihtunut jo viisi kertaa. Ja he taas, jotka vastaavat pääasiassa projektin ideoista, saattavat kokea joutuvansa tekemään liikaakin ja olla vähän närkästyneitä siitä, kun nuo toiset ei sitten mitään sano… Ikävää molemmin puolin. Ja isompaan ryhmään mahtuu niitä lusmuja enemmän kuin pieneen, ja isommassa ryhmässä heidän on helpompi välttää tekemistä ja vyöryttää tehtävää muille.

Kuva: Unsplash

Suunnitelma on toinen tärkeä asia. Hyvästä suunnitelmasta käy ilmi, mistä projektissa on kyse, mitä tavoitellaan, keitä on mukana, millä aikataululla edetään, miten tähän tavoitteeseen päästään, miten projektin etenemisestä tiedotetaan. Hyvä suunnitelma on kirjoitettu selkeästi, ilman tulkinnanvaraisuuksia. Hyvä suunnitelma on realistinen. Hyvin kirjoitettu suunnitelma palvelee paitsi projektin toimeksiantajia ja/tai rahoittajia, myös projektiryhmää itseään. Siihen voi palata matkan varrella, jos tavoitteesta ollaan eksymässä sivuraiteille tai muutoin ollaan päädytty puuhailemaan jotain ihan ufoa. Hyvästä suunnitelmasta saa äkkiä palautettua mieleen, että mitä oikeasti piti tehdä.

Huono suunnitelma on kaiken tuon edellä mainitun vastakohta. Tavoite ei tule esiin, on epäselvää mitä ryhmä edes tekee ja milloin tekee. Jäsenet ilmaistu tyyliin ”Ake, Make, Pera ja mä…” Huono suunnitelma voi johtaa huonoon lopputulokseen. Jos projektin jäsenet eivät itsekään tiedä, oliko tarkoitus valloittaa Amerikka vai tutkia Amerikan valloittajien toimia, niin eipä liene hyvää seuraa. Etenkään kun on Trump presidenttinä tuolla rapakon takana.

Tässä tehdään selvästi hyvää projektisuunnitelmaa! Kuva: Unsplash

Ei mennä politiikkaan, pysytään tässä projektiaiheessa. Eli kolmas asia: aikataulutus. Toimivassa aikataulussa aikaa on varattu tarpeeksi, muttei liikaa. Sitä on jaettu järkevästi. Pienemmille osakokonaisuuksille vähemmän ja isommille enemmän. Aikaa on jaettu myös osallistujien kesken järkevästi. Projektin luonteesta riippuu, tekeekö jokainen jopa tunneissa mitattuna saman verran vai onko aikaa jaettu vähän suhteessa tehtäviin, räikeä epätasajako ei kuitenkaan ole missään hyvä. Aika käytetään tehokkaasti, ei taivaanrannanmaalailuun.

Jos jäsenet käyttävät projektiin epätasaisesti aikaa, se luo sisäisiä ristiriitoja. Jos aikaa on liikaa, loppuosa projektista kuluu lähinnä juorukerhon pitämiseen, tuloksen esittelyä odotellessa. Rahoittajia tuskin miellyttää maksaa sellaisesta. Tyhmästi jaetussa ajankäytössä tai liian vähäisessä ajassa riskinä on se, että projekti ei ole valmis silloin kun pitää. Taaskaan ei rahoittajat/toimeksiantaja tykkää. Tai näin ammattikorkeassa, nostattaa opettajien pyhän vihan ja tuo peljätty hylätty löytyy Solesta, tervetuloa ensi vuonna uudestaan!

Ehkäpä on aika lopettaa tämä verbaalioksennus tähän. Ensin harmaantui hiukset ja home kasvoi inspiraatiota odotellessa. Sitä ei tullut, joten päätin ”kirjottaa vaa jotai” ja nyt juttua piisaisi vähän liikaakin. Tähän loppuun vielä heitän linksua mielenkiintoiselle sivulle, josta voi lukea monenlaisia projektin tekemiseen liittyviä juttuja: https://projektipomo.com/ Siitä, olkaa hyvät. Se on moro!