Vihdoinkin toisen postauksen aika! Omituinen onnettomuus ja siitä seurannut sairasloma hieman viivästytti tätä. Mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan. Aiheena tällä kertaa viestintä projektissa. Lyhyesti siitä, millaisia viestinnän kanavia on, sekä siitä, mitä kannattaa huomioida, kun viestii projektista ulospäin.
Aloitetaan itsestään selvällä latteudella: Onnistunut viestintä on erittäin tärkeää ja viestintää harjoitetaan koko ajan, sekä onnistuneesti että epäonnistuneesti.
Jonkinlaista viestintää on harjoitettu jo ihmiskunnan historian aamuhämäristä asti. Silloin tosin ei projekteista tiedetty mitään, ja viestintäkin oli varsin yksinkertaista. Urahtelu, luolamaalaukset ja osoittelu riittivät. Toista se on nyt, viestintä. Ihmisille on kehittynyt kivikautisia aikoja monimutkaisempi kieli, ja sanoja on paljon lisää. Viestinnän keinoja on puhutun viestinnän lisäksi muitakin. Kirjallinen viestintä sekä edelleen kuvallinen viestintä. Viestintäkanavien määrä on viimeisen parinkymmenen vuoden aikana suorastaan räjähtänyt. Perinteisten sanomalehtien ja kirjojen lisäksi voidaan tuottaa sisältöä verkkoon. Nettisivuja, erilaisia sosiaalisen median profiileja, videoita… Puhelin keksittiin jo 1800 -luvulla ja on käytössä yhä, tosin puhelimen käyttötarkoitukset ovat myös laajentuneet valtavasti. Pelkän soittamisen ja puhumisen lisäksi silläkin voidaan viestiä kirjoittamalla, kuvilla, videoilla, äänitallenteita lähettämällä jne.
Projekteissa tarvitaan paljon erilaisia viestinnän keinoja. Projekteissa tarvitaan ulkoista ja sisäistä viestintää. Menee projekti vähän kummaksi, jos sen lopputuloksesta ei tule minnekään tietoa ja jäsenten kannalta vielä oudommaksi, jos projektin sisällä ei tapahdu viestintää. Tai oikeastaan projektia on mahdoton tehdä ilman viestintää, ellei sitten opetella telepatiaa. Viestinnän keino kyllä sekin, valitettavasti hieman hankalasti käytettävä.
Tässä projektissa olemme käyttäneet sisäiseen viestintään viikkopalavereita, whatsapp -ryhmää, Onedrivea jossa tiedostot jaetaan, Trelloa joka on projektinhallintatyökalu. Nämä ovat sangen käteviä keinoja.
Projektista tulee viestiä myös ulospäin ja mieluusti niin, että se kiinnostaisikin kohderyhmiä. Miten siis saa nämä ulkoiset kohderyhmät kiinnostumaan projektista?
Hyvin paljon valittavaan viestintäkanavaan tai -kanaviin vaikuttaa se, että ketkä halutaan saada projektista kiinnostumaan ja mikä on projektin tulos. Jos tavoitellaan kohderyhmänä korkeakouluopiskelijoita (esimerkiksi projektina tehty sovellus jolla voi helposti seurata opintosuorituksia) on toimiva viestintäkanava projektista erilainen kuin jos kohderyhmänä on eläkeläisten sukankutomiskerho (projektina tehty esite siitä, miten langat kannattaa valita).
Näissä esimerkeissä kohderyhmät, projektien aiheet ja lopputulokset ovat erilaisia, joten suositeltavat viestintäkeinot eivät voi olla samoja. Korkeakouluopiskelijoille tehdystä sovelluksesta viestittäessä sähköisen viestinnän keinot ovat paras idea. Tuloksesta voisi esimerkiksi tehdä facebook -sivut tai verkkosivut tai blogipostauksen josta selviää, mikä sovellus on, miksi se on ja mistä sen löytää. Projektin olemassaolosta ja paikasta josta löytää lisätietoa, on helppo tiedottaa esimerkiksi oppilaitoksen sähköpostin kautta ja vaikkapa postereilla koulun tiloissa. Eläkeläisten kutomiskerhon voi tavoittaa paremmin perinteisellä sanomalehdessä olevalla lehtijutulla, jossa kerrotaan, että tällainen esite on tehty, ja mistä esitteen voi saada käsiinsä.
Sen lisäksi, ettei yritetä tavoittaa kohderyhmiä väärillä kanavilla, ei myöskään sovi käyttää harhaanjohtavaa tai epäselvää viestintää. Sukankutojakerhoa edelleen esimerkkinä käyttäen, viesti ei ole mennyt lainkaan perille, jos lehtijutun lukemisen jälkeen mummot syöksyvät permanentti oieten hakemaan ilmaisia lankoja, kun todellisuudessa jaossa on esitteitä eri lankojen ominaisuuksista. Kohderyhmän tulee saada selvä käsitys mistä projektissa on kyse ja mikä on lopputulos.
Liian tylsä tiedottaminen on eräs moka. Jos kukaan ei viitsi sähköpostin perusteella katsoa uudesta sovelluksesta kertovaa facebook -sivua, tai lopettaa sivuilla olevan päivityksen lukemisen ensimmäisen lauseen jälkeen, sovellus tuskin saa hirveästi latauksia ja projektin lopputulos menee hukkaan. Viestinnän tulee herättää kiinnostusta, ei saada kohderyhmää nukkumaan kuola poskella ja viisveisaamaan projektin lopputuloksesta.
Eli, kun haluat viestiä kohderyhmälle projektista, valitse sopiva kanava, tee viestinnästä selkeää ja ymmärrettävää sekä kiinnostavaa. Ei se sen vaikeampaa ole.
Tähän loppuun vielä linkkiä postaukseen, jossa kerrotaan pilvipalvelusta projektinhallinnan/viestinnän työkaluna: https://projektipomo.com/tag/projektisivusto/