Olen Sarianne Pyörre, 22 -vuotias liiketalouden opiskelija Lapin ammattikorkeakoulussa Rovaniemellä. Muutin tänne viime vuonna Kokkolasta, joka on 400 kilometriä Rovaniemeltä etelään, rannikolla. Vastoin yleistä luuloa, suurin osa väestöstä on kotonurkillani suomenkielisiä, enkä minäkään ole svenskatalande. Rovaniemelle päädyin, koska ajattelin täällä olevan hieman parempi ammattikorkeakoulu kuin siellä. (Ei vedetä kasvimaita nokkaan siellä kotopuolessa!) Täällä nyt opiskelen toista vuotta, suuntautumisena taloushallinto, ja meillä on käynnissä lukukauden kestävä projekti, johon tämä postaukseni liittyy.
Projekti on liiketoiminnan laajentaminen, pienen tilitoimiston osto. Meidän projektiryhmämme syventyy tässä tarkemmin henkilöstöön liittyviin ongelmiin ja kysymyksiin yritysoston tapahtuessa. Tavoite on näistä ongelmista ja kysymyksistä laatia ratkaisuja, joista tehdään toimintaohje yritysten johtaville tahoille. Tästä tuleekin projektin nimi, TOIMO eli toimiva organisaatio. Projektiryhmässä meitä on neljä. Tästäpä oiva aasinsilta ensimmäiseen tärkeään tekijään projektin onnistumisen kannalta, eli projektissa mukana olevien lukumäärä.
Mitä useampi kokki, sitä sakeampi soppa, sanovat. Tämä sopii projekteihinkin. Jos projektissa on liian monta henkilöä mukana, on vaarana, että osa tahallaan luistelee sujuvasti hommista ulos, tai joku tai jotkut tahallaan tai vahingossa jätetään rannalle projektin edetessä. Pienemmässä ryhmässä on vaikeaa kenenkään ruveta vapaamatkustajaksi tai päätyä syrjäytetyksi vahingossakaan. Todennäköisemmin kaikki saavat äänensä kuuluviin ja pääsevät vaikuttamaan asioihin projektin aikana.
Miksi ei sitten kovin montaa tekijää yhteen projektiin? Voisihan sitä niinkin luulla, että mitä suurempi projektiryhmä, sitä enemmän on ideoita, ehdotuksia, osaamista, älyä… Todellisuudessa jo noin kymmenen hengen ryhmissä asiat menevät yleensä niin, että muutama kovaäänisin ja nopein sanojen suoltaja jyrää, loppujen potentiaali valuu hukkaan, koska eivät ehdi sanoa mitään väliin, tai jos ehtivät, kukaan ei kuule. Itse olen juuri niitä maan hiljaisia isoissa ryhmissä, en ole ujo, hiljainen tai ylimielinen, pelkästään hidas(älyinen? :D) enkä välttämättä ehdi muodostaa sekä ajatusta että saada sitä järkevässä muodossa suustani ulos, ennen kuin aihe on vaihtunut jo viisi kertaa. Ja he taas, jotka vastaavat pääasiassa projektin ideoista, saattavat kokea joutuvansa tekemään liikaakin ja olla vähän närkästyneitä siitä, kun nuo toiset ei sitten mitään sano… Ikävää molemmin puolin. Ja isompaan ryhmään mahtuu niitä lusmuja enemmän kuin pieneen, ja isommassa ryhmässä heidän on helpompi välttää tekemistä ja vyöryttää tehtävää muille.
Kuva: Unsplash
Suunnitelma on toinen tärkeä asia. Hyvästä suunnitelmasta käy ilmi, mistä projektissa on kyse, mitä tavoitellaan, keitä on mukana, millä aikataululla edetään, miten tähän tavoitteeseen päästään, miten projektin etenemisestä tiedotetaan. Hyvä suunnitelma on kirjoitettu selkeästi, ilman tulkinnanvaraisuuksia. Hyvä suunnitelma on realistinen. Hyvin kirjoitettu suunnitelma palvelee paitsi projektin toimeksiantajia ja/tai rahoittajia, myös projektiryhmää itseään. Siihen voi palata matkan varrella, jos tavoitteesta ollaan eksymässä sivuraiteille tai muutoin ollaan päädytty puuhailemaan jotain ihan ufoa. Hyvästä suunnitelmasta saa äkkiä palautettua mieleen, että mitä oikeasti piti tehdä.
Huono suunnitelma on kaiken tuon edellä mainitun vastakohta. Tavoite ei tule esiin, on epäselvää mitä ryhmä edes tekee ja milloin tekee. Jäsenet ilmaistu tyyliin ”Ake, Make, Pera ja mä…” Huono suunnitelma voi johtaa huonoon lopputulokseen. Jos projektin jäsenet eivät itsekään tiedä, oliko tarkoitus valloittaa Amerikka vai tutkia Amerikan valloittajien toimia, niin eipä liene hyvää seuraa. Etenkään kun on Trump presidenttinä tuolla rapakon takana.
Tässä tehdään selvästi hyvää projektisuunnitelmaa! Kuva: Unsplash
Ei mennä politiikkaan, pysytään tässä projektiaiheessa. Eli kolmas asia: aikataulutus. Toimivassa aikataulussa aikaa on varattu tarpeeksi, muttei liikaa. Sitä on jaettu järkevästi. Pienemmille osakokonaisuuksille vähemmän ja isommille enemmän. Aikaa on jaettu myös osallistujien kesken järkevästi. Projektin luonteesta riippuu, tekeekö jokainen jopa tunneissa mitattuna saman verran vai onko aikaa jaettu vähän suhteessa tehtäviin, räikeä epätasajako ei kuitenkaan ole missään hyvä. Aika käytetään tehokkaasti, ei taivaanrannanmaalailuun.
Jos jäsenet käyttävät projektiin epätasaisesti aikaa, se luo sisäisiä ristiriitoja. Jos aikaa on liikaa, loppuosa projektista kuluu lähinnä juorukerhon pitämiseen, tuloksen esittelyä odotellessa. Rahoittajia tuskin miellyttää maksaa sellaisesta. Tyhmästi jaetussa ajankäytössä tai liian vähäisessä ajassa riskinä on se, että projekti ei ole valmis silloin kun pitää. Taaskaan ei rahoittajat/toimeksiantaja tykkää. Tai näin ammattikorkeassa, nostattaa opettajien pyhän vihan ja tuo peljätty hylätty löytyy Solesta, tervetuloa ensi vuonna uudestaan!
Ehkäpä on aika lopettaa tämä verbaalioksennus tähän. Ensin harmaantui hiukset ja home kasvoi inspiraatiota odotellessa. Sitä ei tullut, joten päätin ”kirjottaa vaa jotai” ja nyt juttua piisaisi vähän liikaakin. Tähän loppuun vielä heitän linksua mielenkiintoiselle sivulle, josta voi lukea monenlaisia projektin tekemiseen liittyviä juttuja: https://projektipomo.com/ Siitä, olkaa hyvät. Se on moro!