Koronaan liittyvää viestintää seuratessa on voinut seurata, kuinka ammattimaisesti hoidettu viestintä toimii. Se on parhaimmillaan hyvin resursoitua, viestit toimivia ja ymmärrettäviä ja yhtenäisiä eri toimijoiden kesken (viranomaiset, media, paikalliset ja alueelliset toimijat). Tärkein tavoite viestinnällä on poikkeavan tilanteen hillitseminen ja muutoksista viestiminen. Tärkeää on huomioida myös henkinen huolto ja yhteisöllisyyden ylläpitäminen. Huomasin, että tätä kaikkea voi soveltaa myös yrityskaupan viestintään.
Viestinnällä on merkittävä, mutta haastava rooli yrityskaupan onnistumisessa. Onnistuneella viestinnällä vähennetään levottomuutta asiakkaiden keskuudessa sekä riskiä menettää asiakkuuksia. Viestinnän avulla yrityskaupasta saa loistavan tilaisuuden kasvattaa liikkeen arvoa ja kysyntää. Toisaalta suurta julkisuutta ei ole välttämätöntä hakea, mikäli sitä ei haluta. Asiakkaat ja muut sidosryhmät pitää kuitenkin hoitaa silloinkin. Mikäli yrityksestä ei löydy yrityskauppaviestinnän ammattilaista, kannattaa tässäkin tapauksessa käyttää ulkopuolista palvelua.
Liikkeelle kannattaa lähteä hyvästä viestintäsuunnitelmasta ja jokaiselle sidosryhmälle (ostavan yrityksen asiakkaat, ostettavan yrityksen asiakkaat, media > mahdolliset uudet asiakkaat) kannattaa laatia oma viestintäsuunnitelma.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, pätee myös viestintään. Kuva: Unsplash
Viestintäsuunnitelmassa vastataan kysymyksiin
- mitä viestitään
- miksi viestitään
- kuka viestii
- miten ja missä viestitään
- milloin viestitään
Kullekin sidosryhmälle kannattaa suunnitella oma ydinviesti; miksi yrityskauppa toteutettiin ja mikä merkitys yrityskaupalla on sidosryhmälle positiivisessa mielessä. Mitä viestillä halutaan tavoitella? Ainakin rauhoittaa sidosryhmää ja antaa uskoa tulevaan. Tavoitteita miettiessä kannattaa lähteä liikkeelle yrityskaupan tavoitteista. Jo tässä vaiheessa tulee miettiä, mitä halutaan viestiä yrityskaupan jälkeen? Tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, että eri sidosryhmien ydinviestit eivät saa olla ristiriidassa keskenään.
Viestintäsuunnitelma tulee laatia yhteistyössä kaupan molempien osapuolten kanssa siten, että molemmat osapuolet hyväksyvät suunnitelman. Muussa tapauksessa voi käydä niin, että osapuolten ajatukset viestinnästä eivät ole samanlaisia. Kaupan julkistamispäivänä esillä kannattaa olla edustajat molemmilta osapuolilta. Tämä luo sidosryhmille luottamusta ja uskoa tulevaan. Viestinnän rooleihin kannattaa kiinnittää huomiota. Viestinviejäksi kannattaa valita se henkilö, joka osaa tuoda viestinsä julki luotettavalla ja selkeällä tavalla.
Viestintää suunniteltaessa kannattaa miettiä missä eri viestintäkanavissa yrityskaupasta tiedotetaan ja mikä on oikea hetki tiedottaa kaupasta? Viestinnän ajoitukseen vaikuttaa viestinnän tavoitteet. Mikäli asiasta halutaan mahdollisimman vähän julkisuutta, esimerkiksi perjantai klo 16 on siihen sopiva aika. Jos taas halutaan saada näkyvyyttä mediassa, viestintä kannattaa toteuttaa alkuviikosta, esimerkiksi tiistaina puolen päivän aikaan on hyvä aika. Media tulee kutsua silloin paikalle etukäteen.
Myös viestinnän sävyä tulee miettiä ja suunnitella. Halutaanko sen olevan esimerkiksi innostunutta, avointa tai inhimillistä tai jotain muuta. Viestinnän sävy antaa värit viesteille ja ne tulee ottaa huomioon kaikissa eri viestintäkanavissa, mukaan lukien tiedotustilaisuudet.
On tärkeä huomioida, että viestintä ei pääty yrityskaupasta tiedottamiseen, vaan siitä se vasta alkaa. Julkistamispäivänä annettuja viestejä tulee vahvistaa ja luoda optimismia säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. Viestinnästä vastaavien tulee seurata viestinnän vaikutuksia; miten se on otettu vastaan, onko viestintä ymmärretty siten kuin haluttiin. Mahdollisesti esiin tulevat faktavirheet tulee korjata välittömästi, ennen kuin ne saavat suurta näkyvyyttä viestintäkanavissa. Haltuunoton edetessä kannattaa pitää uusi tiedotustilaisuus, jossa kerrotaan, kuinka asiat ovat edistyneet, mitä kaikkea on tehty ja mitä seuraavaksi tulee tapahtumaan. Ostoprosessista saadut kokemukset kannattaa säilyttää ja arkistoida seuraavien hankkeiden avuksi.
Mitä ajatuksia ja kokemuksia sinulla on yrityskaupan tiedottamisesta ja viestinnästä? Jätäthän kommenttisi ja osallistu keskusteluun.
Haluatko lukea lisää aiheesta? Tässä lähteet postaukseen:
- Antti Liimataisen ja Lauri Lähteenmaan kirja Kasvuun yritysostolla, onnistu yrityskaupassa
- Kuntaliiton julkaisema blogipostaus Korona on viestintähaaste