Yksi kriittisimpiä asioita projektiin liittyen on minun mielestäni suunnittelu. Kuten sanotaan, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tämä pätee myös projektityöskentelyssä. Huonosti suunniteltu projekti voi helposti kaatua käsiin, kun taas ajatuksella laadittu suunnitelma auttaa projektin työstämisessä ja tekee muutenkin työskentelystä helpompaa.
Opiskelen Lapin Ammattikorkeakoulussa toista vuotta liiketaloutta ja tänä syksynä meillä on meneillään projekti liittyen sosiaali- ja terveysalan ketjuuntumiseen. Meidän projektiryhmässämme on viisi jäsentä ja projektimme nimi on Sotefu. Projekti Sotefun tavoitteena on luoda selkeä apuväline sosiaali- ja terveysalan fuusioitumisesta alan yrityksille. Tämän apuvälineen tarkoituksena on selkeyttää prosessi vaihe vaiheelta alan yritysten johdolle, sekä myös työntekijöille mahdollisimman helposti ja ymmärrettävästi, jotta kaikki olisivat ajantasalla siitä, mitä muutoksia yrityksessä tapahtuu. Tässäkin asiassa vaaditaan asiantuntevaa suunnittelua, jotta turhilta yllätyksiltä voidaan välttyä.
Projektityöskentely on minulle uutta ja tämän projektin tarkoitus on oppia. Tämä vaati tutustumista aiheeseen ja suunnittelua, miten saamme projektin käyntiin, mitä tavoitteita haluamme asettaa ja millaista projektissa työskentely ylipäänsä on. Jokaisella projektiryhmässämme työskentelevällä on käytössään 133 tuntia, eli yhteensä käytettäviä tunteja projektin tekoon on 665. Vaikka olinkin ihan hukassa projektin alkuun saamisessa, projektisuunnitelman tekeminen antoi hyvät lähtökohdat etenemiselle ja koko projektin kokonaisuuden hahmottamiselle.
Projektisuunnitelman tekeminen huolellisesti ajatuksen kanssa luo pohjaa projektille ja antaa niin sanotusti suuntaa työskentelylle. Täältä löytyykin muun muassa hyviä vinkkejä projektisuunnitelman tekoon. Kun tavoite on tiedossa ja projektin eri työvaiheet on kirjoitettu ylös, mitä tehdään, kuka tekee, milloin ja kuinka paljon aikaa on varattu, suunnitelmaa on helpompi noudattaa. Tätä selkeytti myös viestintäsuunnitelman teko, johon kokosimme yhdessä tietoa ajattelemistamme kohderyhmistä ja suunnittelimme sekä sisäistä, että ulkoista viestintää projektin ajalle. Viestintäsuunnitelmasta näemme helposti, milloin on esimerkiksi tarkoitus julkaista tietoa projektista tai jotain projektiin liittyen ja suunnitelmaa noudattaen pääsemme lähemmäksi tavoitteita.
Haluaisin myös mainita, että tiedonhaku on olennainen osa suunnittelua. On tärkeää, että tiedän ja ymmärrän itse, mitä kirjoitan ja mihin pyrin. Erityisesti tässä tapauksessa, kun aiempaa kokemusta projektityöskentelystä ei ole, suunnittelu vaati ensimmäiseksi tiedonhakua sosiaali- ja terveysalan ketjuuntumisesta sekä myös koko projektityöskentelystä. Pitää myös muistaa, ettei projektia tehdä yksin, vaan ympärillä on projektiryhmä, jonka kanssa viedään projektia eteenpäin.
Tavoitteet täytyy huomioida suunnitelman tekemisessä, sillä ilman tavoitteita ei projektilla ole päämäärää, eikä siinä voida silloin onnistua. Tässä tapauksessa tavoite on jo yllä mainittu tuotos, ja koko projektiin on varattu aikaa tämä syksy. Hyvän suunnittelun avulla tavoitteisiin pääseminen on helpompaa ja sujuvampaa.
-Heidi