Katja Kankaanpää työskentelee liiketalouden lehtorina Digitaaliset ratkaisu -osaamisryhmässä sekä vastuullisen johtamisen asiantuntijana Lapin ammattikorkeakoulun Digitiimi-hankkeessa. Artikkeli on alun perin julkaistu Pohjoisen tekijät -blogissa 23.8.2023.
Lapin ammattikorkeakoulun Digitiimi – yhteisöllisyyttä etätyöhön -hankkeen tavoitteena on kasvattaa lappilaisten yritysten osaamista yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen rakentamiseen digitaalisissa ympäristöissä toimittaessa.
Kohtaaminen on yhteisöllisyyden perusta, jossa viestinnän ja vuorovaikutuksen merkitys on suuri. Mutta mitä viestintä ja vuorovaikutus ovat, mitä niiltä halutaan? Haluatko haastaa henkilön kilpailuun vai leikkiin? Kysymyksiä voidaan lähestyä esimerkiksi debatin ja dialogin periaatteellisilla eroilla.
Debatissa osallistujilla on oma näkökanta, jota puolustetaan ja vastapuolen näkökantaa pidetään lähtökohtaisesti vääränä. Debatti on enemmänkin väittelyä, vastapuolen voittamista ja oikeassa olemista, eikä niinkään yhteisen näkökulman löytämistä. Dialogissa ei ole tarkoitus olla oikeassa tai väärässä, vaan löytää tasa-arvoista vuorovaikutusta, tulkintoja ja uusia merkityksiä asioille. Dialogissa jokaisen osallistujan näkökulma on yhtä tärkeä. Kun dialogiin osallistujat pitävät kaikkia osallistujia ja heidän näkökulmiaan tasa-arvoisena, syntyy aitoa vuorovaikutusta. Vuorovaikutus puolestaan monipuolistaa osallistujien näkökulmia asiaan, herättää uusia kysymyksiä ja edelleen ymmärryksen syventymistä ja laajentumista. (Holm, Poutanen & Ståhle 2018.)
Nokkeluudesta lempeyteen
Digitiimin toukokuun webinaarissa 2023, Tulevaisuuden yhteisöllisen etätyön johtaminen, futuristi Perttu Pölönen (2023) kertoi tarinan, joka avaa dialogin ja debatin eroja. Tarinassa isovanhemmat olivat matkalla mökille lapsenlapsensa kanssa. Lapsi luki tupakka-askista, kuinka paljon tupakointi lyhentää vuosissa ihmisen elinaikaa. Mummo oli tupakoitsija. Lapsi laski itsekseen, kuinka monta vuotta mummon elinikä on tupakoinnin vuoksi lyhentynyt ja kertoi sen mummolle. Mummo ei puhunut matkan aikana enää mitään. Esimerkkitarina osoittaa, ettei vuorovaikutuksessa oikeassa oleminen, pelkkä fakta tai nokkeluus ole aina oleellisin asia, vaan vuorovaikutukseen tarvitaan myös lempeyttä.
Tulevaisuuden työssä ollaan siirtymässä informaatiovallankumouksesta inhimilliseen vallankumouksen, mikä tarkoittaa inhimillisten arvojen korostumista. Vaikka tekoäly ja automatisaatio tekevät entistä enemmän työtä ihmisten puolesta, automaattisen tiedonkäsittelyn tuottaman tiedon tulkintaan tarvitaan edelleen inhimillisiä taitoja. (Pölönen 2023.) Ihmiset tuovat tulevaisuuden työhön persoonallisuutensa, inhimilliset arvonsa, myötätuntonsa ja kykynsä tulkitsijana. Tulevaisuuden työssä tarvitaan luovia ongelmanratkaisijoita, jotka osaavat tehdä yhteistyötä vuorovaikutuksessa toistensa kanssa.
Kuuntele, kirjoita, kohtaa, välitä
Vuorovaikutus on asioihin vaikuttamista, joka mahdollistuu keskustelulla, kuuntelulla, läsnäololla, kiinnostuksella, yhteistyöllä, empaattisuudella, toisten tukemisella ja tilan antamisella. Työelämässä vuorovaikutustaitojen merkitys korostuu, eivätkä debatti eli kilpailuasetelmat, ennakkoasenteet, syyttäminen tai vastuunsiirto kuulu hyvään, kannustavaan ja yhteisölliseen työyhteisöön.
Vuorovaikutustaidot ovat kykyä ja halua ajatusten, mielipiteiden ja kokemusten vaihtoon sekä kykyä ja taitoa toimia yhdessä. Vuorovaikutus tuo myönteisiä vaikutuksia, kun ollaan aidosti läsnä ja kuunnellaan, kannustetaan ja rohkaistaan toisia, huomioidaan ja ilahdutetaan, arvostetaan ja kunnioitetaan toisia, hillitään omia tunteita ja vastataan toisen tunteisiin. (Työturvallisuuskeskus 2023.)
Tuntuu helpolta, eikö? Aito vuorovaikutus vaatii aikaa ja taitoa, myös halua oppia hyväksi vuorovaikuttajaksi. Vuorovaikutustaidot eivät tarkoita samaa kuin sosiaaliset taidot; on helpompaa olla sosiaalinen kuin omata hyviä vuorovaikutustaitoja. Vuorovaikutustaitojakin voi oppia ja kehittää jatkuvasti, se myös kannattaa, kukaan ei ole siinäkään asiassa valmis.
Liveä ja onlinea
Työelämässä vuorovaikutukseen ja yhteisöllisyyteen tuovat lisämaustetta muuttuva ja muuttunut työ. Työn tekeminen on siirtynyt perinteisestä lähityöstä etätyöhön ja hybridityöhön. Työtä tehdään monipaikkaisesti ja moniaikaisesti, synkronisesti ja asynkronisesti. Yhteisöllisyyttä ajatellen synkronisessa ja asynkronisessa tekemisessä ja vuorovaikutuksessa on hyvät ja huonot puolensa.
Synkronisessa eli samanaikaisessa työskentelyssä yhteistyö ja päätökset saadaan nopeasti aikaan. Myös sosiaalisten suhteiden ja luottamuksen rakentuminen tapahtuvat reaaliaikaisesti luontevammin ja nopeammin kuin asynkronisesti eli eriaikaisesti.
Varsinkin kasvokkain tapahtuva samanaikainen kohtaaminen usein vahvistaa yhteisöllisyyden muodostumista. Kuitenkaan etävälineillä tapahtuva samanaikainen kohtaaminen ei vähennä yhteisöllisyyden syntymistä, varsinkaan, kun osallistujilla on kamerat päällä, jolloin ilmeet ja eleet välittyvät kaikille. Toisaalta samanaikaisessa live-kohtaamisessa äänekkäimmillä on valtaa, jolloin vuorovaikutus ei välttämättä ole kaikkia huomioivaa. Tällöin eriaikaisesti esimerkiksi viestintäkanavilla tapahtuva vuorovaikutus mahdollistaa, lisää ja tukee kaikkien osallistumista, mikä puolestaan lisää yhteenkuuluvuuden kokemusta. (Peltonen 2022.)
Positiivisuutta viestien tulkintaan
Työelämän ja työympäristön muuttumisesta huolimatta perustarpeet pysyvät samoina. Työn tekemisessä tarvitaan yksilötyötä, tiimityötä ja verkostoja. Näitä elementtejä pitää pystyä rakentamaan, vaikka työtä tehtäisiin kynällä ja paperilla tai digitaalisissa ympäristöissä.
Digitaalisissa ympäristöissä vuorovaikutuksen taso kuitenkin muuttuu. Ihmisillä saattaa olla kynnys laittaa kamera päälle, mikä heikentää sanattoman viestinnän perillemenoa. Sanojen tulkitsemisen, viestien ymmärtämisen ja myös yhteenkuuluvuuden tunteen syntymisen vuoksi tarvitaan ihmisten eleiden ja ilmeiden näkemistä etäyhteydelläkin tapahtuvassa kohtaamisessa.
Digitiimin webinaarissa tietokirjailija Riikka Gassen (2023) puhui naamahäpeästä, jonka vuoksi ihmiset eivät halua laittaa kameraa päälle. Ihmiset keskittyvät miettimään, miltä omat kasvot näyttävät muiden näyttöpäätteillä. Toimistolla kulkiessamme ja tavatessamme työkavereita kasvotusten harvemmin ajattelemme, miltä juuri sillä hetkellä näytämme.
Yhteisöllisyyden rakentamiseen tarvitaan niin etätyössä kuin etävälineilläkin samaa tutustumista toisiin ja luottamuksen rakentamista kuin live-kohtaamisissa. Gassen korosti digitaalisen fasilitoinnin merkitystä tiimin vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden rakentumisessa. Tulee tunnustaa, että etävälineillä tutustuminen on erilaista kuin live-kohtaamisissa sekä antaa aikaa ja mahdollisuutta tutustumiseen, millä vahvistetaan keskinäistä luottamusta myös etätyössä. (Gassen 2023.)
Gassen kertoi webinaarin puheenvuorossaan erilaisten digikanavien kautta tapahtuvasta viestinnästä. Kirjoitettu teksti on usein suoraviivaisempaa ja asiapitoisempaa puheeseen verrattuna. Inhimillisyyden välittäminen kirjoitetussa viestissä voi olla vaikeampaa ja vastaanottaja voi tulkita viestin negaation kautta. Tämän vuoksi viestittelyssä tarvitaan erityistä huomiota empatian välittämiseen. Viestien sisältöihin ja niihin reagoimiseen voi lisätä ystävällisyyden ilmaisuja esimerkiksi hymiöitä käyttämällä. Näin saadaan osoitettua viestin vastaanottajalle välittämistä ja huomioimista. Toki samaan aikaan viestin vastaanottajalla on myös vastuunsa viestin tulkinnassa. On tärkeää pysähtyä ja rauhassa pohtia, miten tulkitsee viestin. Onko suhtautuminen ehkä jo valmiiksi kielteinen vaiko lukeeko viestin positiivisella mielellä? Hyvän digitaalisesti rakentuvan yhteistyön edellytyksenä on empaattinen viestintä ja lukutaito. (Gassen 2023.)
Yhteenkuuluvuus ennen ja nyt
Yhteenkuuluvuuden tunne lisää sitoutumista työhön, yhteisiin tavoitteisiin ja ryhmään kuuluminen sinänsä on palkitsevaa. Myönteinen ilmapiiri, kannustus ja vertaistuki vaikuttavat positiivisesti myös työn tuloksiin. Etätyön lisääntyessä työntekijät ovat tutkitusti kokeneet irrallisuuden tunteita, eristäytyneisyyttä ja sosiaalisen tuen puutetta enemmän kuin pelkässä lähityössä. Etätyön lisääntyessä on puhuttukin paljon yhteisöllisyydestä.
Kuitenkin jo ennen koronaa tehdyissä yhteisöllisyyttä käsittelevissä tutkimuksissa on todettu, että työntekijöistä noin 54 prosenttia on tuntenut yhteenkuuluvuuden tunnetta työyhteisöön. Vaikka siis tehtiin pääsääntöisesti lähityötä, lähes puolet työtekijöistä ei kokenut vahvaa yhteenkuuluvuutta työyhteisöönsä.
Monipaikkaisen työn asiantuntija Ulla Vilkman totesikin webinaarissa, että pelkästään työpaikalla käyminen ja muiden näkeminen ei todista yhteisöllisyyden olevan kunnossa. Suurempi merkitys on sillä, mitä ja miten työtä tehdään ja vahva yhteenkuuluvuuden tunne voikin syntyä myös etä- ja hybiridityössä.
Yhteisöllisyys ja ihmisten empaattisuus toisiaan kohtaan ovat asioita, joita työyhteisöissä työntekemisen muodoista riippumatta ei voida unohtaa tai sivuuttaa. Kun ihmiset tuntevat kuuluvansa yhteen ja puhaltavat yhteen hiileen, työssä syntyy myönteisiä tuloksia. Yhteisöllisyys ja positiivinen ilmapiiri vahvistavat empaattisuutta ja aitoa vuorovaikutusta. (Vilkman 2023.)
Yhteenkuuluvuus kulttuurina
Sen sijaan, että pyritään luomaan yhteistä kulttuuria ulkoisilla tekijöillä, kuten samanlaisilla huppareilla tai lippiksillä, voitaisiin miettiä, miten tavoiteltu kulttuuri ilmenee työn lomassa. Jos organisaatiokulttuuria halutaan kehittää vaikkapa vahvasti yhteisölliseksi ja luovaksi, on mahdollistettava nämä asiat arjen työssä.
Tutkimusten mukaan yhteenkuuluvuuden kokemukset lisääntyvät noin 35 prosentilla, kun työnteolle sekä sen paikalle ja ajalle ei määritellä liian tiukkoja raameja. Pelkästään fyysinen läsnäolo ja työtehtävien tekeminen toimistolla eivät vahvista yhteenkuuluvuutta, vaan se, mitä tiiminä tehdään.
Tiimeihin syntyvät mikrokulttuurit vahvistavat yhteenkuuluvuutta pienestä kontekstista isompaan; tiimien mikrokulttuurit eivät sulje pois yhtenäistä organisaatiokulttuuria, vaan ne ilmenevät samanaikaisesti ja vahvistavat toisiaan. Yhteisöllisyys rakentuu ennen kaikkea vuorovaikutuksessa ja kohtaamisissa tehtiinpä työtä etänä, lähityönä, samanaikaisesti tai eriaikaisesti.
Turvallisen ilmapiirin rakentaminen on ensiarvoisen tärkeää. Psyykkisen yhteyden tunne on tärkeämpää kuin fyysinen läheisyys tai samapaikkaisuus. Toimistolla sivutuotteena syntyy fyysistä läheisyyttä, mutta siitä huolimatta psyykkinen läheisyys on tärkeämpää. Psyykkinen yhteys on kokemus siitä, että tuntee toisen, pitää hänestä ja on kiva kohdata hänet ja tehdä työtä yhdessä. Myös etäyhteydellä ja etätyössä psyykkinen yhteys voi olla vahva. (Vilkman 2023.)
Turvallinen ilmapiiri ja yhteisöllisyyden resepti
Yhteisöllisyys syntyy vuorovaikutuksessa ja kohtaamisissa ajasta, paikasta ja välineistä riippumatta. Turvallinen ilmapiiri rakentuu toisiin tutustumisen ja yhdessä tekemisen kautta sekä etänä että läsnä. Tutustuminen ja kohtaaminen vaativat lisäksi jo aiemmin mainittua lempeyttä, ystävällisyyttä ja myönteisyyttä, jolloin ihminen kokee tulleensa kohdatuksi ja nähdyksi. Näin syntyy luottamus sekä psyykkinen läheisyys ja psykologinen turvallisuus.
Turvallisessa ilmapiirissä jokainen työntekijä voi tuntea itsensä tärkeäksi ja tulee kuulluksi omine ajatuksineen ja näkemyksineen. On helppoa ja turvallista ilmaista itseään ja omia näkökulmia. Kaikille annetaan samanlainen arvo omana itsenään juuri sillä taustalla, osaamisella, ominaisuuksilla ja arvoilla, joita hänellä on. Ihmisiä tukeva, arvostava ja kuunteleva vuorovaikutustapa lisää hyvinvointia, vahvistaa työn merkityksellisyyttä ja lujittaa luottamusta. (Rinne 2021, 156–157.)
Luottamuksen ja turvallisen ilmapiirin pohdintojen äärellä voit myös pohtia itseäsi. Millainen vuorovaikuttaja sinä olet? Huomioitko toiset, kuunteletko, osallistutko vai oletko ylenpalttinen höpöttäjä, joka rakastaa kuulla omaa ääntään? Huomioitko hiljaisemmat osallistujat, joilla voisi olla paljon annettavaa yhteiselle ajattelulle? Oletko siis yhteisöllinen vai yksilöllinen, vahvistatko vai vähennätkö turvallisuuden kokemusta?
Yhteisöllisyyteen tarvitaan yhteiset tavoitteet ja yhdessä tekemistä. Se voi olla yhdessä tekemistä samanaikaisesti ja eriaikaisesti, samassa paikassa tai eri paikoissa. Tarvitaan vuorovaikutusta ja merkityksellisiä suhteita, joita voi syntyä myös etänä, esimerkiksi hajautetuissa tiimeissä. Kaiken perustana on kohtaaminen ja luottamus.
Luottamusta ja sitä kautta yhteisöllisyyttä voidaan vahvistaa erilaisissa tilanteissa ja ulottuvuuksissa. Kahvitauoillakin tutustutaan toisiin, riippumatta siitä, tapahtuuko kohtaaminen työpaikan kahviossa vai virtuaalisissa kahvitiloissa. Myös keskustelualueella kohdataan ihmisiä kirjoitettujen viestien kautta.
On hyvä pysähtyä ja yrittää sisäistää viestin sanoma ja kohdata ihminen asian takana. Kohtaaminen on toisesta välittämistä. Myös fyysiselle työpaikalle on hyvä tulla tekemään töitä yhdessä, kohtaamaan sovitusti tai spontaanisti työkavereita. Yhteisöllisyyttä voidaan vahvistaa, jos yhdessä sovitaan ja perustellaan, miksi ja milloin toimistolla nähdään. (Vilkman 2023.)
Lopuksi
Palataan vielä tarinaan isovanhempien ja lapsenlapsen mökkimatkasta sekä tupakka-askista. Tarinan lopussa pappa kertoi lapselle, että on helpompi olla nokkela kuin lempeä. Poika oli faktansa puolesta oikeassa, mutta yleisesti työelämän ja muun elämän konteksteissa on tärkeää ottaa huomioon toisten tunteet.
Yleinen työelämän keskustelukulttuuri on usein tutkimuksiin viittaamista ja faktojen esittämistä eli nokkelana olemista. On helppoa olla nokkela ja näpäyttää muita asiatietoon vedoten, vaativampaa on olla lempeä, ystävällinen sekä huomioida toisten tunteet ja mielipiteet vuorovaikutuksessa. (Pölönen 2023.)
Työyhteisössäkään ihmisten ei tarvitse aina olla oman erinomaisuutensa, oman näkökulmansa ja faktaväittämänsä kanssa viimeiseen saakka oikeassa. Yhteisöllisyyden vahvistaminen kohtaamisilla ja aidolla dialogilla sekä etänä että läsnä tuo hyvinvointia kaikille. Haluatko sinä olla oikeassa vaiko onnellinen?
P.S. Onko yksi halaus 1000 Teams-puhelun arvoinen? (Pölönen 2023).
Lähteet:
Gassen, R. 2023. Näkökulmia tulevaisuuden digitaalisiin työympäristöihin. Tulevaisuuden etätyön yhteisöllinen johtaminen -webinaari 24.5.2023. Viitattu 24.5.2023 https://blogi.eoppimispalvelut.fi/digitiimi/webinaarit/
Holm, R., Poutanen, P., Ståhle, P. 2018. Mikä tekee dialogin: Dialogisen vuorovaikutuksen tunnuspiirteet ja edellytykset. Sitra. Viitattu 24.5.2023 https://www.sitra.fi/artikkelit/mika-tekee-dialogin-dialogisen-vuorovaikutuksen-tunnuspiirteet-ja-edellytykset/
Peltonen, J. 2022. Mitä ovat synkroninen ja asynkroninen kommunikointi? Cometa Solutions Oy. Viitattu 24.5.2023 https://cometasolutions.fi/mita-ovat-synkroninen-ja-asynkroninen-kommunikointi/
Pölönen, P. 2023. Tulevaisuuden etätyö ja työelämä. Tulevaisuuden etätyön yhteisöllinen johtaminen -webinaari. Viitattu 24.5.2023 https://blogi.eoppimispalvelut.fi/digitiimi/webinaarit/
Rinne, N. 2021. Rohkea organisaatio. Turvallinen työyhteisö menestyy. Helsinki: Alma Talent Oy.
Työturvallisuuskeskus 2023, Vuorovaikutustaidot. Viitattu 25.5.2023 https://ttk.fi/tyoturvallisuus/tyoyhteiso/vuorovaikutustaidot/
Vilkman, U. 2023. Etätyön ja yhteisöllisyyden johtaminen. Tulevaisuuden etätyön yhteisöllinen johtaminen -webinaari 24.5.2023. Viitattu 25.5.2023 https://blogi.eoppimispalvelut.fi/digitiimi/webinaarit/