Kehityssuunnitelmalle oli annettu seuraavanlainen rakenne:
- Esittely
- Yrityksen ICT-tarpeet
- Yrityksen ICT-ympäristön nykytila
- Yrityksen ICT-ympäristön tavoitetila
- Tavoitetilan esittely
- Yrityksen ICT-ympäristön käyttäjien toimintaan tehtävät muutokset
- Yrityksen ICT-ympäristön tavoitetilan tekninen toteutus
- Yrityksen ICT-ympäristön kehityspolku
- Yrityksen ICT-ympäristön IT-ylläpito
- Yrityksen ICT-ympäristön kehitystyön kustannukset ja hyödyt
- Johtopäätökset
Esittelyssä esiteltiin kehityssuunnitelman kohteena oleva yritys. Sen nykyinen toimintaympäristö, henkilöstön lukumäärä ja ICT-osaaminen.
Yrityksen ICT-tarpeet –osassa kartoitettiin mihin yrityksessä tarvitaan ICT:tä ja minkä takia. Tässä käytettiin hyväksi jo aikaisemmassa ICT-ympäristön nykytila –tehtävässä selvitettyjä asioita. Tarpeita selvitettiin yrittäjän kanssa käydyissä neuvotteluissa ja sähköpostitse lähetetyillä lisäkysymyksillä. Tässä osassa kartoitettiin käyttäjien tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet ja työvaiheet. Apuna käytettiin taulukkomuotoa, johon ko. asiat kirjattiin. Seuraavana asiana selitettiin hyötyodotukset suhteessa tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Myös tässä käytettiin apuna asioiden kirjaamista taulukkomuotoon.
Myös ICT-ympäristön nykytilaa oli jo selvitelty ICT-ympäristön nykytila –tehtävässä. Tässä vaiheessa kerrottiin nykyisen ICT-ympäristön kokoonpanosta kuvaamalla tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat komponentit ja kuinka ne vastaavat asetettuihin hyötyodotuksiin. Myös tässä tietojen esittäminen taulukossa havainnollisti tilannetta hyvin. Lisäksi tässä osassa vielä listattiin ympäristössä esiintyvät ongelmat ja häiriöt.
ICT-ympäristön tavoitetilan esittelyn laatimisessa käytettiin apuna aikaisemmassa ICT-ympäristön tavoitetila –tehtävässä syntyneitä taulukoita. Nämä taulukot: Vaatimusluettelo, Tarveluettelo ja Mittarit ja hyödyt ovat myös mukana kehityssuunnitelmassa. Tässä määriteltiin asetettujen vaatimusten avulla tuleva ICT-ympäristö.
Seuraavaksi selvitettiin ICT-ympäristön käyttäjien toimintaan tehtävät muutokset. Nykyisten toimintojen toivottu digitalisoiminen aiheuttaa muutoksia konkreettiseen tekemiseen ja työvaiheisiin. Suurin osa muutoksista luonnollisesti kohdistuu yrittäjän toimenpiteisiin ja työvaiheisiin. Asiakkaita koskevia muutoksia on vähemmän. Itse valittu ohjelma ja palvelu vaikuttavat olennaisesti muutoksiin, joita on tehtävä.
ICT-ympäristön tavoitetilan tekninen toteutus vaati digitaalisten vaihtoehtojen etsimistä jokaiselle tarpeelle ja vaatimukselle. Etsimme vähintään kolme vaihtoehtoa jokaiselle kokonaisuudelle. Näitä kokonaisuuksia olivat asiakastietojärjestelmä, ajanvarausjärjestelmä, nykyaikaiset maksutavat, kirjanpito-ohjelma, anatomia-ohjelma, nettisivut ja älypuhelin. Tässä myös esitetään suositukset valinnoiksi ja perustelut valinnoille.
ICT-ympäristön kehityspolussa kartoitettiin suositeltujen ratkaisujen käyttöönottoajankohtia, niiden prioriteettia ja suhdetta toisiinsa. Myös käyttöönottoihin liittyvät vaiheet ja toimenpiteet selvitettiin. Asiaa kuvattiin myös Gantt-kaaviolla.
ICT-ympäristön ylläpito –osassa kerrotaan miten uutta ICT-ympäristöä tulee ylläpitää, jotta se pysyy toiminnassa. Tässä huomioidaan eri sovellusten ja laitteiden sekä niihin liittyvien ominaisuuksien käytettävyys ja moitteeton toimiminen jatkossa. Tässä myös selvitetään kuka tekee mitäkin, jotta tämä toteutuu.
ICT-ympäristön kehitystyön kustannukset ja hyödyt –kappaleissa selvitetään todelliset kulut euroina sekä taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt. Asioita on havainnollistettu taulukossa.
Lopuksi olemme tehneet yhteenvedon johtopäätöksistä, joihin olemme projetin aikana ja sen lopuksi päätyneet.