ICT-ympäristön perustaminen –projektin voidaan katsoa koostuneen viidestä eri osa-alueesta. Ensimmäisenä piti tehdä esitys digitalisaatiosta WordPress-sisällönhallintaohjelmistolla. Varsinaiset Johanna Vuokilan yrityksen ICT-ympäristön kehittämiseen liittyvät osa-alueet olivat ICT-ympäristön nykytilan kartoittaminen, ICT-ympäristön tavoitetilan konkretisointi ja ICT-ympäristön kehityssuunnitelman laatiminen. Tähän yrityksen ICT-ympäristön kehittämiseen liittyy läheisesti myös tämä viimeinen tehtävä eli projektin ja omien kokemusten esitys WordPress-sisällönhallintaohjelmistolla.
Digitalisaatio-tehtävän tarkoitus oli hankkia taustatietoa digitalisointiin liittyen. Tietoni karttuivat digitalisaation määritelmästä, kehityksestä ja historiasta, digitalisaation mukanaan tuomista hyödyistä yritysten näkökulmasta ja vielä konkreettisina esimerkkitapauksina. ICT-ympäristön kehityssuunnitelmanhan on tarkoitus helpottaa yrittäjän toimintaa digitalisointia lisäämällä. Tehtävän toinen tarkoitus oli oppia käyttämään WordPress-sisällönhallintaohjelmaa nettisivujen tekemisessä. Ja myös tätä opin.
Varsinaisessa ICT-ympäristön kehittäminen –projektissa yrityksen tilannetta ja tietoja selvitettiin neuvotteluissa yrittäjän kanssa. Yrittäjän kanssa myös kommunikoitiin tarvittaessa sähköpostitse. Tässä piti osata esittää oikeita kysymyksiä yrittäjälle sekä ymmärtää hänen vastauksiaan.
Ensimmäisenä tehtävänä oli yrityksen ICT-ympäristön nykytilan kuvaaminen. Tehtävä koostui neljästä osasta. Ensimmäisenä osana oli esittely, jossa piti esitellä työryhmä ja kohteena oleva yritys. Yrityksestä selvitettiin nykyinen toimintaympäristö, henkilöstön lukumäärä ja ICT-osaaminen. Toisessa osassa kartoitettiin käyttäjien tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet ja työvaiheet. Apuna käytettiin taulukkomuotoa, johon ko. asiat kirjattiin. Kolmantena asiana selitettiin hyötyodotukset suhteessa tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Myös tässä käytettiin apuna asioiden kirjaamista taulukkomuotoon. Viimeisenä neljäntenä vaiheena oli kuvata tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat komponentit ja kuinka ne vastaavat asetettuihin hyötyodotuksiin. Myös tässä tietojen esittäminen taulukossa havainnollisti tilannetta hyvin. Lisäksi tässä osassa vielä listattiin ympäristössä esiintyvät ongelmat ja häiriöt. Tässä vaiheessa opin, että yrittäjälle täytyy esittää todella tarkat kysymykset, jotta hänen toimintaympäristönsä saadaan selville. Myös asioiden kirjaamisessa taulukkoon pitää käyttää tarkkoja sanamuotoja, jotta kaikki ymmärtävät asian täsmälleen oikein.
Toisessa tehtävässä hahmoteltiin ICT-ympäristön tavoitetila. Tämäkin tehtävä koostui useammasta eli kolmesta eri osasta. Näissä kaikissa kolmessa osassa käytettiin pohjina JUHTA-julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan JHS-liitteitä. Vaiheessa 1 listattiin tunnistetut ICT-tarpeet Tarveluetteloon (JHS171_liite1.xls). Vaiheessa 2 määriteltiin mittaristo Mittarit ja hyödyt –taulukkoon (JHS171_liite2.xls). Ja lopuksi vaiheessa 3 määriteltiin ja listattiin tulevan ympäristön vaatimukset Vaatimusluettelo-tauluun (JHS173_liite2.xls). Jälleen opin, että yrittäjälle/asiakkaalle pitää esittää todella tarkat kysymykset, jotta saa tarvitsemansa tiedot selville. Tässä tarkoituksessa sähköposti ehkä toimi paremmin. Ja, että asioiden kirjaaminen taulukoihin pitää tehdä mahdollisimman yksiselitteiseksi ja tarkoiksi. Myös JHS-taulukot olivat minulle uutta mielenkiintoista tietoa.
Kolmannessa tärkeimmässä tehtävässä laadittiin ICT-ympäristön kehityssuunnitelma yritykselle. Tässä tehtävässä käytetään tehtävissä 1 ja 2 syntyneitä dokumentteja osana suunnitelmaa. Kehityssuunnitelmalle on annettu runko, joka koostuu seuraavista kohdista:
- Esittely
- Yrityksen ICT-tarpeet
- Yrityksen ICT-ympäristön nykytila
- Yrityksen ICT-ympäristön tavoitetila
- Tavoitetilan esittely
- Yrityksen ICT-ympäristön käyttäjien toimintaan tehtävät muutokset
- Yrityksen ICT-ympäristön tavoitetilan tekninen toteutus
- Yrityksen ICT-ympäristön kehityspolku
- Yrityksen ICT-ympäristön IT-ylläpito
- Yrityksen ICT-ympäristön kehitystyön kustannukset ja hyödyt
- Johtopäätökset
Käyttäjien toimintaan tehtävät muutokset –kohdassa opin, että toiset ymmärtävät asiat hyvinkin eri tavalla ja ohjeistus ei välttämättä anna tarkkaa vastausta siihen miten pitää tehdä.
Tavoitetilan tekninen toteutus toi mukanaan paljon tietoa uusista sovelluksista ja niiden ominaisuuksista. Myös ilmaiset vaihtoehdot olivat iloinen yllätys.
Kehityspolku –osassa opin Gantt-kaaviosta.
Kehitystyön kustannukset ja hyödyt –osiossa opin erilaisista hyötyjen ryhmittelyistä ja niiden esiintymisestä tämän tehtävän eri järjestelmissä.