Sisäinen viestintä kuntoon

Muutosmimmien ensimmäisessä blogitekstissä sukelletaan sisäisen viestinnän pariin. Hyvät ja nykyaikaiset viestintäkäytännöt ovat jokaisen tehokkaasti toimivan yrityksen perusasioita. Jos viestiminen tökkii, se hidastaa työprosesseja ja pahimmillaan vaikutukset näkyvät esimerkiksi toimitusten hidastumisena asiakkaille. Viestinnän asiantuntija ja luennoitsija Esa Lehtinen kertoo blogissaan, että esimerkiksi esimies- ja työyhteisövalmennuksissa suurimmaksi keskustelunkohteeksi nousee lähes aina sisäinen viestintä ja sen heikkous. Kun Lehtinen kysyy työyhteisöiltä, kuka tai mikä on syypää huonoon työyhteisöviestintään, löytyy potentiaalisia syyllisiä tasapuolisesti ylimmästä johdosta, esimiehistä, alaisista sekä työkavereista. Lehtinen kirjoittaa, että harvoin kukaan syyllistää itse itseään, vaikka syytä olisikin. Viestinnässä vastuu on kuitenkin kaikilla siihen osallistuvilla henkilöillä, niin viestin lähettäjillä kuin vastaanottajillakin.

Photo by Clem Onojeghuo on Unsplash

Työyhteisöissä tulisi ehdottomasti käsitellä viestinnän pelisääntöjä selkeämmin. Olen usein törmännyt siihen, että palaverissa sovitaan jotain ja esimies kysyy kuka viestisi asian vielä sähköpostilla kaikille. Kaikki katselevat seiniä ja toivovat hiljaa itsekseen, että vuoro ei lankeaisi omalle kohdalle. Toinen esimerkki on se, että joku haluaa viestiä äkkiä jostain aiheesta isolle joukolle ja kirjoittaa viestin kiireellä. Siitä seuraa se, että hetken kuluttua joko kirjoittaja itse tai joku muu huomaa viestissä virheen ja sitten taas lähetellään isolle joukolle pahimmillaan useita korjausviestejä. Tällainen ”ei kun sittenkin näin”- viestien vastaanottaminen on turhauttavaa ja välillä jopa tuskastuttavaa, jos asian olisi voinut pienellä harkinnalla ja mietinnällä viestiä yhdellä kerralla. Olen samaa mieltä Lehtisen kanssa siitä, että negatiiviset asiat tulisi viestiä kasvokkain. Toisaalta myös ihan arkiset viestit voivat vastaanottajan lukemana vaikuttaa kylmiltä, vaikka se ei olisikaan ollut lähettäjän tarkoitus.

Photo by John Schnobrich on Unsplash

Sisäisessä viestinnässä tulisi ottaa huomioon myös eri osastojen välinen tiedonkulku. Avoimen viestinnän peruskäytäntöihin kuuluu se, että eri ryhmien kokouspöytäkirjat tallennetaan sellaiseen paikkaan, josta halukkaat voivat käydä tutustumassa niihin. Toki on kuitenkin aina tapauskohtaisesti arvioitava, mistä tiedoista muut yhteisön jäsenet voisivat hyötyä ja mistä eivät. Oleellista ei ole jakaa kaikkea kaikille, vaan tiedon jakamisen ja saamisen hyödyllisyyttä ja tarpeellisuutta tulee puntaroida.

Photo by AbsolutVision on Unsplash

Esimerkiksi yrityksen intranet on kätevä paikka koota kaikki käynnissä olevat projektit yhteen paikkaan, jolloin kiinnostuneet voivat halutessaan pyytää lisätietoja ja hyödyntää tarjolla olevaa tietoa. Henkilöstön on myös hyvä tietää millaista asiakaspalautetta yritys on saanut asiakkailta tai sidosryhmiltä. Tässäkin tapauksessa tulee pohtia, tarvitseeko kaikkea jakaa kaikille, jotta vältytään informaatioähkyltä. Mikään viestintäkanava ei kuitenkaan korvaa suoraa kasvotusten puhumista.

Itse pidän työyhteisöviestinnän parhaana kanavana intranetiä. Eräässä entisessä työpaikassa asioista tiedotettiin pääsääntöisesti sähköpostilla, joka välillä tukki sähköpostilaatikoita turhaan. Kun siirryttiin tiedottamaan intran kautta, oli paljon helpompaa mennä sinne lukemaan ajankohtaiset asiat juuri silloin kun itselle sopii ja sähköpostissa oli vain itse työntekoon liittyviä viestejä.

Photo by Viktor Talashuk on Unsplash

Viestinnän oikea ajoitus on tärkeää. Työntekijöiden pitäisi pystyä luottamaan siihen, että heille on annettu se tieto, jolla on merkitystä heidän työnsä kannalta. Jos henkilöstö kokee, että heiltä on pimitetty tietoa tai viestinnässä on vitkuteltu tarkoituksella, voi sillä olla negatiivisia seurauksia työyhteisön toimivuuden ja töiden sujuvuuden kannalta. Mikäli työyhteisössä on tapahtumassa merkittäviä muutoksia, on sisäinen viestintä erityisen tärkeää, jotta vältytään esimerkiksi turhilta huhuilta ja juoruilulta. Muutosviestinnällä henkilökuntaa motivoidaan muutokseen ja autetaan ymmärtämään, miksi muutosta tarvitaan.

Photo by Essentialiving on Unsplash

Uskon, että työyhteisöviestintä tulee aina olemaan ajankohtainen aihe. Kaikkia ei voi miellyttää ja joku tulee aina kokemaan, että viestintää on liikaa tai liian vähän. Toinen haluaa saada viestit sähköpostilla ja toinen intranetin kautta. Joku tulee aina väittämään, että ei ole saanut kyseistä tietoa, vaikka se taatusti olisi toimitettu jokaisen nähtäväksi.

Photo by Hugo Rocha on Unsplash

Toivon, että tulevaisuudessa sisäistä viestintää osattaisiin toteuttaa entistä tehokkaammin erilaisen teknologian avulla. Toisaalta huolestuttavaa on se, että nykynuoret elävät niin paljon puhelimiensa parissa, että osaavatko tulevaisuuden johtajat enää viestiä ymmärrettävällä kielellä, kun esimerkiksi sosiaalisen median tekstintuotto koostuu pitkälti lyhenteistä ja slangista. On mielenkiintoista nähdä, kun itse olen kolmenkymmenen vuoden päästä kuusikymppinen, mitä viestintä sitten on. Onko viestintä muuttunut siinä ajassa WhatsApp-tyyliseksi keskusteluksi ja työyhteisöissä kommunikoidaan emojien avulla? Maailma muuttuu ja me sen mukana, halusimmepa tai emme.

Photo by Christian Wiediger on Unsplash

Blogipohdintoihin on haettu ideoita seuraavia lähteitä hyödyntäen:

Hagerlund, T. & Kaukopuro-Klemetti, H. 2013. Työyhteisö viestii, jotta olisi olemassa. Kunta-alan työyhteisöviestinnän opas.

Joki, M. 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja.

Lehtinen, E. 2015. Älä sählää työpaikkasi viestinnässä! http://esalehtinen.blogijanne.fi/2015/05/19/ala-sahlaa-tyopaikkasi-viestinnassa/

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.