KUVA:UNSPLASH

Syksy etenee, niin myös projektimme. Meillä on opintojen kanssa valtavasti  kaikennäköistä tehtävää ja lukemista. Monesti kiireisten suusta kuulee, että päivässä eivät tunnit riitä kaiken hoitamiseen. Itsestä tämä syksy on kuitenkin tuntunut siltä, että päivässä eivät riitä minuutitkaan. Kuitenkin kuin ihmeen kaupalla mikään tekeminen – ei edes projektimme – ole täysin jäissä, vaan etenemme niin kuin Länsimetro. Hitaasti, mutta varmasti.

Ryhmällemme oli työn ja tuskan takana miettiä, että mikä toteutustapa olisi opastamme varten hyvä. Aloimme tehdä tiedonhakua ja samalla tarkoituksenamme oli hieman hahmotella erilaisia ideoita lopputuotoksesta. Pitkän pähkäilyn jälkeen viimein päätimme, että oppaastamme tulee verkkosivu. Pitäisi siis olla helppo nakki, kunhan tiedonhaku on tehty kunnolla ja sisältö on ammattimaisesti kyhätty. Pääsemme projektin tiimoilta harjoittelemaan lisää tätä blogeissa käyttämäämme WordPress- ohjelman käyttöä. Loisto homma!

Raadamme hiki hatussa projektimme parissa, päivittelemme Facebookia ja kirjoittelemme sormet sauhuten näitä blogejamme. Haluamme myös näyttää maailmalle mitä teemme! Taotaan kun rauta on kuumaa! Nykyään ihmiset kuitenkin saavat informaatiota niin paljon joka tuutista, että on todella haastavaa saada ketään kiinnostumaan. Mikä siis neuvoksi, kun pitäisi erottautua joukosta ja saada ihmisten mielenkiinto suunnattua omaan tekemiseen?

KUVA: UNSPLASH

Hankkeen ulkoisen viestinnän tarkoituksena on tehdä hanketta ja sen tuloksia tunnetuksi ulkopuolisille tahoille ja ehkä jopa laajemmalle yleisölle. Listaan seuraavaksi seikkoja, joita pidän itse tärkeinä ulkoista viestintää miettiessäni.

1. Jotta me saisimme ulkoiset kohderyhmämme kiinnostumaan tekemisistämme, täytyy sisällön ensinnäkin olla heille kiinnostavaa. Voimme tuhlata energiamme paketoiden uudelleen jotain jo olemassa olevaa tai vaihtoehtoisesti kehitellä olemassa olevasta tiedosta jotain uutta. Jotain millä olisi oikeaa hyötyä, lisäarvoa. Jos onnistumme luomaan hyödyllistä ja ajankohtaista sisältöä, ei se varmasti jää huomaamatta.

2. Aina kannattaa ensiksi laatia strategia, jonka pohjalta lähteä toteuttamaan viestintää. Viisaiden suusta kuulee usein sanottavan, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. En voi olla eri mieltä, hyvä viestintäsuunnitelma on kaiken A ja O. Meidän tulee suunnitelmaa varten ensin määritellä kohderyhmämme ja tutustua niihin. Sitten valitsemme kanavat, joiden kautta parhaiten kohderyhmät tavoitamme ja alamme toteuttaa strategiaamme. Kanavina voivat toimia vaikka seminaari, lehdistötilaisuus, artikkeli, verkkosivu tai erilaiset sosiaalisen median palvelut. Erilaisia vaihtoehtoja on valtavasti, joten varo vauhtisokeutta. Sen sijaan, että tunkisimme joka ikiseen kanavaan, voi olla parempi, että valitsemme niistä vain muutaman. On parempi hallita muutamaa kanavaa hyvin, kuin että olemme mukana sadassa 10% teholla.

3. Mieti oma tyyli. Tyylin miettiminen lähtee liikkeelle kohderyhmästä. On hyvä olla omintakeinen, mutta muista, että on eri asia viestiä vaikkapa nuorisolle kuin finanssialan ammattilaisille.

4. Projektin ulkoinen viestintä vaatii valtavasti aktiivisuutta. Ainakin ensi alkuun viestinnän yksisuuntaisuus voi tuntua puuduttavalta. Jos onnistumme viestinnässämme, viestinnän tyyli muuttuu kaksisuuntaiseksi. Onnistuneella viestinnällä saamme aikaan vuorovaikutusta.

5. Myyntihenkisyydestä ei ole haittaa, sillä idea täytyy myydä. Perustele miksi tuloksistasi on hyötyä kohderyhmälle.

KUVA: UNSPLASH

Viestintä voi ensi alkuun vaikuttaa helpolta toteuttaa. Teemmehän me sitä joka päivä ja kaikkialla. Mitä enemmän kuitenkin mietin viestintää kokonaisuutena, en enää yhtään ihmettele miksi tätäkin asiaa varten on ammattilaisia. Hankeviestintää ei kuitenkaan kannata pelätä. Tartu toimeen, tee hyvä viestintäsuunnitelma ja seuraa suunnitelman toteutumista. Nykypäivän maailma on siitä loistava paikka, että kaikilla on mahdollisuus tulla huomatuksi ja vaikuttaa. On lähinnä vain itsestä kiinni, miten tätä mahdollisuutta hyödyntää – tai jättääkö hyödyntämättä.

Tänä syksynä Lapin AMK:n toisen vuoden liiketalouden opiskelijoilla käynnistyi erittäin mielenkiintoinen oppimisprojekti, jonka tavoitteena on rakentaa vaiheistettu etenemiskuvaus yrityskaupan valmistelusta, toteutuksesta ja integraatioprosessista ostajaorganisaation johtamisen tueksi. Ryhmäni päätyi tekemään projektin lopputuloksena selkokielisen oppaan yrityskaupan prosessista. Käsittelemme oppaassa myös onnistuneen integraatiovaiheen sisäisen viestinnän elementtejä, sillä onnistunut viestintä on koko prosessin onnistumisen kannalta oleellista.

Kuva: Unsplash

Reilun kuukauden ajan olen nyt pohdiskellut projektiamme ja projektityöskentelyä ylipäänsä. Ajatukset ovat jopa tulleet uniini tai pitäneet minut hereillä öisin. Joku voisi nyt tietenkin ajatella, että otan tämän koulutyön liian vakavasti. Näin asianlaita ei kuitenkaan ole. Päässäni on vain käynnistynyt harmiton luova oppimisen koneisto, jota on vaikeaa pysäyttää. Jotten pitäisi kaikkea tätä vain oman pääni sisällä, haluan nyt jakaa blogini välityksellä näitä noviisin mietteitä. Haluan blogissani tuoda asioita esille omin silmin projektipäällikön näkökulmasta.

Mistä ihmeestä onnistunut projekti koostuu? Mielestäni ensisijaisen tärkeää on, että projektilla on osaava ja motivoitunut johto. Ohjausryhmän on osallistuttava säännöllisesti toimintaan ja projektipäällikön on oltava ajan sekä kokonaisuuksien hallitsija. Projektipäällikön on oltava koko ajan kuin askeleen edellä muita. Ehdottomana edellytyksenä onnistumiselle siis on, että projektin ohjaus on kunnossa. Ohjaukseen projektipäällikölläkin on käytettävissä valtava arsenaali erilaisia työkaluja. Näistä ohjaukseen liittyvistä asioista voisin toki jaaritella vaikka kuinka. Haluaisin kuitenkin tuoda esille yhden vielä tärkeämmän seikan. Seikan, jota ilman projektipäällikön valtavalla työkalupakillakaan ei ole merkitystä. Haluan korostaa seikkaa, johon jokainen voi vaikuttaa: oma henkilökohtainen vastuunkanto.

Projekti ei ole yhden miehen show. Projektissa ei pädetä liiaksi omalla osaamisella tai sooloilla itsekseen. Projektityöskentely on yksilöiden työpanosta annetuilla resursseilla yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Projektiryhmä on mielestäni hieman kuin orkesteri: kapellimestarin johdolla jokainen soittaja onnistuu soittamaan instrumenttiansa oikeaan aikaan. Jos soittaja ei osaa soittaa tai ei osaa havainnoida ympäristöä soittaen väärään aikaan, on lopputuloksena taatusti epämiellyttävä elämys! Jokaisella projekti-paavolla ja -pirkolla on siis oltava ammattitaitoa, mutta tästä ammattitaidosta ei ole hyötyä, jollei kyetä kurinalaisesti pelisääntöjen mukaan noudattamaan ohjeita tai tekemään yhteistyötä.

Tutustuessani projektityöskentelyyn, silmiini osui Dovre Group:in Projektipomo- blogista aika osuva määritelmä pätevyydestä: (Tietotaito + Kokemus) * (Asenne)². Tämä kaava pätee niin projektityöskentelyyn kuin mihin hyvänsä työtehtävään. Päteepä tämä mielestäni jopa opiskeluunkin. Työelämässä pohjalla on oltava tietotaitoa ja kokemusta, taitoa hallita kokonaisuuksia ja soveltaa osaamaansa. Tällä osaamispohjalla ei kuitenkaan tee paljoakaan, jos asenne ei ole kohdillaan. Jokaisen projektiin osallistujankin tulee kantaa itse vastuuta omasta panoksestaan, asenteesta ja osaamisesta yhteisen hyvän vuoksi. Ilman tätä vastuun kantamisen kypsyyttä on hankalaa onnistua tavoitteessa.

Työtehtävästä toiseen – myös opiskeltaessa – motivaatiota ja asennetta tullaan tarkkailemaan. Kuten Dovre Group:n blogissakin todetaan, oikealla asenteella vaikeakin hanke tulee valmiiksi. Asenteella menestytään.

Kuva: Unsplash