Poikkeuksellisesta keväästä huolimatta Digiajan työhyvinvointi -hankkeen kehittämiskokonaisuus käynnistyi organisaatioille toteutetuilla sähköisillä alkukartoituskyselyillä. Kyselyssä kartoitettiin organisaatioiden digitalisaation tilaa, kuormitus- ja voimavaratekijöitä sekä johtamisen ja työyhteisön näkökulmia digiajan työhyvinvointiin.

Kyselyt toteutettiin helmikuun ja huhtikuun 2020 välisenä aikana yhteensä 14 organisaatioille, joista kahdessa kysely ajoittui koronaepidemian aiheuttamiin poikkeusoloihin. Kaiken kaikkiaan kyselyyn saatiin 1023 vastausta, joista kuntavastaajien osuus oli lähes 70 % sekä yritysten (8, joista 1 yhdistys) ja koulutusorganisaatioiden (2) osuus oli suunnilleen 15 % kummallakin.

Pääosin vastaajat kokivat oman digihyvinvointinsa hyväksi (33 % vastaajista). Enemmistöllä työnkuva oli kahden edeltävän vuoden aikana muuttunut digitalisoitumisen myötä jonkin verran (n. 55 %) ja työn määrä oli kasvanut (47,5 %). Päätetyöskentelyn normalisoitumisesta kertonee myös se, että yli 39 % kertoi työskentelevänsä tietokoneen tai älylaitteen ääressä keskimäärin 6-8 tuntia työpäivän aikana.

Kyky rajoittaa digityön kuormitusta vahvasti jakautunutta

Suurin osa vastaajista koki olevansa tavoitettavissa monen kanavan kautta (n. 80 % samaa mieltä). Myönteisinä tuloksina havaittiin, että digitalisoitumista pidettiin tarpeellisena työn kehittymiselle, työskentelytapojen nähtiin monipuolistuneen ja innostusta löytyi teknologian käyttöön. Sen sijaan kokemukset teknologian aiheuttaman kuormituksen lisääntymisestä sekä omista kyvyistä rajoittaa kuormitusta jakautuivat vahvasti ääripäihin. Lisäksi varsin moni koki, ettei työpaikalla ole riittävästi huomioitu työhön keskittymisen mahdollistavia tiloja.

Koska aineisto kerättiin pääosin ennen laaja-alaista etätyöhön siirtymistä, säännöllistä etätyötä tekevien tai etätyön luontevaksi toimintatavaksi työyhteisössään kokevien osuudet jäivät tuloksissa hyvin pieneksi. Jos kysely toteutettaisiin nyt, tulokset olisivat etätyön osalta mahdollisesti hieman erilaiset.

Helpottunut yhteydenpito ja tiedon löytäminen voimavarojen kärjessä –  keskeytyvä ja pirstaloitunut työskentely suurimpina kuormittajina

Digitalisaatio on selvityksemme ja tutkimustiedon valossa sujuvoittanut työprosesseja sekä parhaimmillaan lisännyt kokemusta työn mielekkyydestä. Kun toimme organisaatioille esille heillä hyvin toteutuvia hyvinvoinnin osa-alueita, muun muassa heidän aikaisempien vuosien panostukset työergonomiaan nousivat hyvin esiin.

Kaikkien vastaajien osalta voimavarojen kärjessä oli sujuvoitunut tiedonvaihto niin yhteydenpidossa monipuolisten välineiden avulla kuin työssä tarvittavan tiedon saannissa. Myös ajan tasalla olevat laitteet ja järjestelmät nousivat kolmen kärkeen, vaikka digityöstä annettu kritiikki yleensä ensimmäisenä osuukin käytössä olevaan teknologiaan.

Vastaavasti kuormitustekijöiden osalta on nähtävissä tietointensiivisyyden kasvu eri aloilla, sillä kognitiiviseen kuormittumiseen viittaavat huomion hajaantuminen, jatkuvat keskeytykset sekä tiedon ja tehtävien lisääntynyt pirstaleisuus näkyivät kuormitus-tekijöiden kärjessä. Myös samanlaisina toistuvat työasennot viittaavat päätelaite-työskentelyn määrän ja työergonomian merkityksen kasvuun. Myönteisenä huomiona nostettakoon kuitenkin esiin varsin kohtuulliseksi jäänyt töiden valuminen vapaa-ajalle.

Digitalisoitumiselle vihreää valoa, kunhan säännöistä sovitaan

Tarkastelimme kyselyssä myös johtamisen ja työyhteisötason käytäntöjä, jotta pystyisimme tulevissa kehittämistoimissa erottamaan toisistaan yksilölliset työn tuunaamisen valikoimat sekä yhteisötasolla sovittavissa olevat ja laajemmin työn tekemisen tapoihin vaikuttavat käytännöt. Vastauksista oltiin eniten yksimielisiä siinä, että työn digitalisoitumiseen liittyvät päätökset ovat olleet organisaatio- ja strategiatasolla tarpeellisia.

Eniten kehittämispotentiaalia näyttää sen sijaan olevan digitalisoituvan työn työhyvinvointivaikutusten tunnistamisessa sekä yhteisten pelisääntöjen muotoilussa häiriöttömään työskentelyyn ja yhtenäiseen toimintakulttuuriin – esimerkiksi hallitsemalla organisaation laite- ja järjestelmäarkkitehtuuria kokonaisvaltaisemmin ja suunnitellummin (ote avoimesta vastauksesta). Myös paremmin resurssoidulle perehdyttämiselle koettiin tarvetta.

Kehittäminen jatkuu syksyn pajoissa

Ohessa esiteltyjen ja liitteenä olevaan raporttiin koostettujen tulosten lisäksi kartoituksen tuloksia käytiin läpi organisaatiokohtaisesti. Keskustelut valottivat laajemmin kyselyn tuloksista tehtyjen havaintojen taustaa. Keskustelujen tavoitteena oli antaa organisaatioille eväitä omien vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseen sekä tarjota heille välineitä avata laajemmin keskustelua digiajan työhyvinvoinnista työntekijöidensä välillä.

Organisaatiokohtaisten alkuherättelyjen jälkeen käynnistyy varsinainen kehitystyö organisaatioiden yhteisissä vertaiskehittämisen työpajoissa tulevana syksynä. Työpajat on teemoiteltu kyselyjen pohjalta käsittelemään niin kognitiivista ergonomiaa, joustavia työkäytäntöjä ja etätyöskentelyä, työstä palautumista kuin digihyvinvoinnin johtamista. Kevään poikkeuksellinen tilanne tarjoaakin ensimmäiseen työpajaan keskusteluja hyvin ajankohtaisista ja omakohtaisista kokemuksista digitalisoituneesta työstä – sen havaituista haasteista ja mahdollisuuksista.

Voit tutustua tarkemmin koontiraporttiin alkukartoituskyselyn tuloksista tästä: