Kirjoittaja Nelly Korteniemi (TaM) toimii Lapin ammattikorkeakoulussa liiketalouden tuntiopettajana ja johtamisen ja työyhteisöjen asiantuntijana Digitiimi-hankkeessa. Artikkeli on alun perin julkaistu Pohjoisen tekijät -blogissa 16.2.2023.
Kirjoitus perustuu Lapin ammattikorkeakoulun hankkeen Digitiimi – yhteisöllisyyttä etätyöhön järjestämään webinaariin Kurkistuksia hybridityön arkeen. Webinaarin pyöreän pöydän keskusteluun osallistui viisi lappilaista yritystä ja aiheena keskustelussa oli hybridityön arki.
Pyöreä pöytä lappilaisille yrityksille
Lapin ammattikorkeakoulun Digitiimi-hankkeessa on kohta vuoden ajan pohdittu, miten hybridityö eli etä- ja lähityön erilaiset painotukset vaikuttavat työhön, hyvinvointiin ja johtamiseen. Hanke on tuottanut webinaareja, joissa asiantuntijat ovat valottaneet aiheista erilaisia tutkimustuloksia.
Ennen vuodenvaihdetta hanketiimi päätti nostaa esiin sen, miten lappilaisissa yrityksissä todellisuudessa nyt toimitaan. Menetelmäksi valittiin pyöreän pöydän keskustelu, koska se tuo näkyväksi erilaisia taustoja ja hyviä käytäntöjä lainattavaksi myös webinaarin kuulijoille. (Participedia)
Pyöreän pöydän keskusteluun kutsuttiin yrityksiä eri toimialoilta ja kokoluokista. Mukana keskustelussa olivat Tarja Vanhanarkaus/Accountor Services, Tiina Huhtalo/Lapin ammattikorkeakoulu, Janne Keskinarkaus/Napapiirin Kuljetus Oy, Johanna Kaikkonen/Norrhydro Oy ja Hanna Mäki-Runsas Outokumpu Stainless Oy. (Digitiimi 2022)
Arki on etä- ja lähityötä
Suomessa todettiin koronan aiheuttamat poikkeusolot maaliskuussa 2020 ja silloin siirryttiin etätöihin niissä tehtävissä, joissa se oli mahdollista (Opetus- ja kulttuuriministeriö 2020). Tuolloin etätyö yleistyi kaikilla toimialoilla, mutta käytännössä vain neljäsosa työntekijöistä oli täysin etätöissä.
Korona myötä etätyö mahdollistui myös niissä tehtävissä, joissa se ei ollut kovin yleistä aikaisemmin. Täysin työpaikalla töitä tekevien osuus pieneni hieman ja heitä koko työvoimasta oli tuossa vaiheessa noin 60%. (Leskinen 2021) Pyöreän pöydän keskustelussa lähdettiin ensimmäisenä määrittämään sitä, miten töitä lappilaisissa yrityksissä nyt tehdään. Selkeästi hybridityö eli lähi- ja etätyön erilaiset yhdistelmät ovat tällä hetkellä arkea.
Ennen koronaa Outokummussa ei ollut vakiintunutta etätyökäytäntöä. Nyt etätyötä voi tehdä osan työajasta ja nimenomaan asiantuntijatehtävissä. Valtaosa työntekijöistämme on sidoksissa tuotantoon ja näissä tehtävissä ei etätyö ole mahdollista, kertoo Outokumpu Stainless Oy:n HR Business Partner Hanna Mäki-Runsas.
Keskustelussa mukana olleiden yritysten eroja suhtautumisessa etä- ja hybridityöhön selittää pitkälti ydinliiketoiminta. Tuotantotoiminnassa olevilla yrityksillä työntekemistä määrittää tuotanto ja sen tarpeet. Asiantuntijaorganisaatioissa ja digitalisoituvassa palvelutuotannossa tehtävät määrittävät pitkälti sitä missä ja miten töitä tehdään.
Meille tuli koronan ja etäopetukseen siirtymisen vuoksi loikka kotikonttoreille. Kyllähän se niin menee, että asiantuntija itse määrittää työskentelynsä tahdin ja paikan. Nyt pyrimme siihen, että kohtaamme kampuksilla. Meillähän iso asiakasryhmä on opiskelijat ja he tuovat myös opettajan koululle, sanoo Lapin AMKn henkilöstöpäällikkö Tiina Huhtalo.
Tuotantoyrityksissä etätyökäytännöt perustuvat selkeään sopimiseen. Päivät määritellään etukäteen tai kaikilla on mahdollisuus olla tietty määrä päiviä etänä. Accountor Services on pyrkinyt jo pitempään siihen, että työntekijällä on mahdollisuus valita. Ennen koronaa tiimit rakentuivat paikkakunnan perusteella. Nyt tilanne on se, että tiimiläiset ovat ympäri Suomea ja tällä voidaan ainakin osittain turvata työvoiman saatavuus.
Pikkuhiljaa kulttuuri muuttuu ja voidaan alkaa pohtia, mitä muuta kuin asiantuntijatyötä voidaan tehdä etänä. Se mahdollistaisi sen, että voisimme paikata osaajapulaa Etelä-Suomesta rekrytoitavilla ihmisillä, toteaa oman alansa osaajapulasta Janne Keskinarkaus.
Hyötyjen mukana tulevat myös haasteet
Koronan jälkeinen työelämän uusi normaali näyttäytyy siis eri rooleille hyvin erilaisena. Korona ja etätyösuositus kiihdyttivät työelämässä jo meneillään olevia muutoksia, se normalisoi ne nopeasti ja myös tietyissä tapauksissa nosti esiin tarpeen muotoilla työtä uudelleen. Hybridityö koskee pääsääntöisesti asiantuntijoita. Valinnanvapauden työtehoja nostava vaikutus on hyvä kannustin sallia työskentely kotoa. (Vyas 2022, 155-167)
Loikka etätöihin vaikuttaa menneen keskusteluun osallistuneissa yrityksissä kivuttomasti ja etä- ja hybridityökäytännöt ovat tavalla tai toisella tulleet jäädäkseen. Outokumpu Oy:ssä on huomattu, että monipaikkaisessa yrityksessä organisaatiorakenne hyötyy hybridistä ja mahdollisuudesta organisoitua yli paikkakuntarajoitusten. Haasteen kuitenkin tälle kehitykselle heittää tekniikka.
Tasa-arvoisen hybridikokouksen vetäminen on haastavaa, sillä kaikkien pitäisi pystyä osallistumaan tasavertaisesti. Meillä kai paikan päällä osallistuvat seuraavat materiaaleja omilla koneillaan ja voivat esimerkiksi kertoa, mitä chatissä tapahtuu, sanoo Hanna Mäki-Runsas.
Suorat vuorovaikutussuhteet ovat vähentyvät hybridityössä. Yhteydet oman tiimin jäseniin vahvistuvat, mutta muihin ne heikkenevät. Tiimiin voi muodostua mikrokulttuuri, joka vahvistaa yhteisöllisyyttä. Toisaalta voi syntyä käytänteitä, jotka ovat ristiriidassa virallisen kulttuurin kanssa eivätkä tue sopeutumista toimintaympäristöön ja työyhteisöön. Tämän vuoksi on tärkeää, että myös heikkoja verkostoja pidetään yllä ja mahdollistetaan toimintamallien uusiutuminen. (Gartner)
Useassa yhteydessä on nostettu esiin se, että yrityksissä sosiaaliset suhteet, ideointi ja uusiutuminen kärsivät siitä, että toimistolla on hiljaista. (Vyas 2022, 155-167). Valinnanvapaus siis muuttaa työkulttuuria ja samalla parantaa työntekijän mahdollisuutta muotoilla omasta työstä merkityksellisempää. Työtekijöiden aktiivisuus oman työnsä kehittämiseen on kuitenkin pandemia-aikana heikentynyt. Eniten se on heikentynyt etätyössä, jossa juuri nyt pitäisi aktiivisesti työstää työn merkityksellisyyttä sekä uusia sosiaalisen vuorovaikutuksen tapoja. (Työterveyslaitos 2022)
Tätä ongelmaa on monilla työpaikoilla ratkottu järjestämällä kalenteroituja kahvitaukoja. Tällä tavoitellaan sitä, että myös vapaalla jutustelulla on paikkansa Teamsin valloittamassa työelämässä ja tiimiläiset tutustuvat toisiinsa muutekin kuin työn kautta. Tiimiytymisestä kuitenkin kannetaan huolta.
Meillä koetaan haasteena tiimiytyminen. Aiemmin meillä tiimiläiset olivat samalla paikkakunnalla. Nyt he voivat olla ympäri Suomea ja sen vuoksi yhteisiä tapaamisia on ehkä noin kerran vuodessa, hahmottaa toista hybridityön haastetta Tarja Vanhanarkaus.
Hybridityöskentely on useissa yrityksissä verrattain uusi ilmiö ja sen vaatimat käytänteet poikkeavat siitä, mihin ollaan totuttu. Se haastaa johtamisen ja tiimien yhteistyön täysin uudella tavalla. Johtamisessa pitäisi keksittyä hybridin tuomiin mahdollisuuksiin ja vahvistaa niitä rakentamalla luottamusta, valtuuttamalla työntekijät etsimään parasta ratkaisua omasta näkökulmasta ja vahvistaa yhteistyötä tiimeissä. (Gartner 2021)
Luottamus on kaiken a ja o. Tietenkin ne tiimin yhteiset pelisäännöt ovat olennaisessa roolissa. Jos me sovimme asioita keskenemme ja toimimme sovitun mukaisesti, kasvaa se luottamus siinä koko ajan, sanoo Tiina Huhtalo.
Hybridityölläkin on puolensa
Vaikka valinnanmahdollisuudella on selkeästi positiivisia vaikutuksia, täytyy valintoja myös pysähtyä miettimään. Työterveyslaitoksen tutkimushankkeessa Kimmoisat työntekijät muuttuvassa työelämässä nousi esiin, että asia ei ole ihan yksinkertainen.
Jos asiat työpaikalla ovat pääsääntöisesti kunnossa ja työntekijä kokee työnsä mielekkääksi, tulee hän mielellään toimistolle. Tavalla tai toisella haastavat työolot motivoivat valitsemaan etätyön. Johtamisen näkökulmasta nyt onkin tärkeää huomata, miksi työntekijä tekee omat valintansa etä- ja lähityön välillä. (Kaltiainen 2022). Vaikka etätyömahdollisuus koetaan hyväksi mahdollisuudeksi myös työnantajan näkökulmasta, siihen liittyy myös muunsuuntaisia pohdintoja.
Minulla on huolena se, että hyvät tyypit tavallaan unohtuvat etätyöhön. Heistäkin pitää muistaa pitää huolta, pohdiskelee Janne Keskinarkaus.
Myös Hanna Mäki-Runsas tunnistaa tämän haasteen. On mahdollista, että itsenäiset suoriutujat jäävät hieman oman onnensa nojaan. Heillä haastetta pyritään ratkomaan usealla tavalla:
Meillä ei tehdä sataprosenttista etätyötä ja olemme toimistolla kaikki sovittuina päivinä, jolloin on mahdollisuus epämuodollisempaan kanssakäymiseen. Kehityskeskustelu pidetään paikan päällä ja etätöihin pääsee vasta, kun perehdyttämisessä ollaan siinä vaiheessa, että omista töistä selviää itsenäisesti.
Nyt on hyvä ja pohdittavaakin on
Pyöreän pöydän keskusteluun osallistuneet yritykset pitävät nykyistä mallia hyvänä eivätkä tähän enää isoja mullistuksia odota. Etä- ja hybridityö nähdään myö mahdollisuutena, jolla voidaan ratkoa vaikkapa eri alojen osaajapulaa. Yrityksissä odotetaankin sitä, että syntyy uusia innovaatioita, jotka mahdollistavat sellaistenkin töiden siirtämistä etäyhteyksille, joita tähän mennessä on pitänyt tehdä toimistolla.
Pohdittavaksi kuitenkin jää se, miten erotamme toisistaan valinnanmahdollisuutta hyödyntävän etätyön siitä, että työntekijä pakenee itselleen haastavia työoloja. Vaikka valinnanvapaus annetaan, täytyy myös huolehtia siitä, että organisaatio saavuttaa omat päämääränsä. Etätyössä on riski, että syntyy organisaation kulttuurin kanssa ristiriitaisia käytäntöjä ja aktiivisuus oman työn kehittämiseen pienenee. Nyt on hyvä, mutta pohdittavaakin jää.
Keskustelun osallistujat:
Hanna Mäki-Runsas, HR Business Partner, Outokumpu Stainless Oy :
”Outokumpu Stainless Oy:n HR organisaatio on rakennettu niin, että Kemi-Tornio alueella on henkilöstöjohtaja ja viisi kappaletta HR Business partnereita eli henkilöstöpäällikköjä. Kemi-Tornio -alueella on kolme yhtiötä, jotka toimivat samojen HR-käytäntöjen mukaan ja yhteensä näissä yhtiöissä on noin 2200 työntekijää.”
Tiina Huhtalo, henkilöstöpäällikkö, LUC-palvelut:
”Toimimme Kemissä, Torniossa ja Rovaniemellä. Meillä on noin 1100 ihmistä tutkimus- opetus- ja tki-tehtävissä.”
Tarja Vanhanarkaus, palvelupäällikkö, Accountor services:
”Olen Rovaniemen yksikön palkkojen palvelupäällikkö. Tiimini on ympäri Suomea akselilla Espoo-Kolari.”
Johanna Kaikkonen, HR manager, Norrhydro Oy:
”Meillä on isoin toimipiste täällä Rovaniemellä ja pienemmät Tampereella ja Kuopissa, jossa on yksi suunnittelija. Yhteensä henkilöstöä on nyt 190 ja väkimäärä kasvaa. HR managerina vastaan kaikista HR-toiminnoista.”
Janne Keskinarkaus, toimitusjohtaja, Napapiirin Kuljetus Oy:
” Olen ollut Napapiirin kuljetuksen toimitusjohtaja nyt noin vuoden verran.”
Lähteet:
Digitiimi 2022. Kurkistuksia etätyön arkeen. Osoitteessa https://blogi.eoppimispalvelut.fi/digitiimi/webinaarit/. 22.11.2022
Frost S. & Gillespie T. Organizations, Culture, and Teams: Links Toward Genuine Change.
New Directions for Institutional Research. Winter98, Vol. 1998 Issue 100, p5. 11p. 1 Chart.
Gartner 2021. Are You a Hybrid Workforce Champion or a Laggard? Osoitteessa https://www.gartner.com/smarterwithgartner/are-you-a-hybrid-workforce-champion-or-a-laggard. Viitattu 6.2.2023
Gartner. Evolve Culture and Leadership for a Hybrid World. Osoitteessa https://www.gartner.com/en/human-resources/insights/culture-and-leadership-in-a-hybrid-world. Viitattu 6.2.2023
Kaltiainen J. 2022. Lähi- ja etätyön tasapainoa -webinaari. Osoitteessa https://blogi.eoppimispalvelut.fi/digitiimi/webinaarit/. Viitattu 30.1.2023
Leskinen, T 2021. Etätyö yleistyi eniten aloilla ja alueilla, joilla sitä ennen tehtiin vähiten. Osoitteessa https://www.tilastokeskus.fi/tietotrendit/artikkelit/2021/etatyo-yleistyi-eniten-aloilla-ja-alueilla-joilla-sita-ennen-tehtiin-vahiten/#:~:text=Vuonna%202020%20sek%C3%A4%20miehist%C3%A4%20ett%C3%A4,naisia%2062%20prosenttia%20vuonna%202020. Viitattu 21.11.2021.
Opetus- ja kulttuuriministeriö 2020. Hallitus on todennut yhteistoiminnassa tasavallan presidentin kanssa Suomen olevan poikkeusoloissa koronavirustilanteen vuoksi. Osoiteessa https://valtioneuvosto.fi/-/10616/hallitus-totesi-suomen-olevan-poikkeusoloissa-koronavirustilanteen-vuoksi. Viitattu 21.11.2022
Participedia: Round Table Discussion. Osoitteessa https://participedia.net/method/5309. Viitattu 6.2.2023.
Työterveyslaitos 2022. Korona-aika passivoi työntekijöitä oman työn kehittämisessä. Osoitteessa https://www.sttinfo.fi/tiedote/korona-aika-passivoi-tyontekijoita-oman-tyon-kehittamisessa?publisherId=69819005&releaseId=69952066. Viitattu 8.2.2023
Vyas L. 2022. “New normal” at work in a post-COVID world: work–life balance and labor markets, Policy and Society, Volume 41, Issue 1, March 2022, Pages 155–167, https://doi.org/10.1093/polsoc/puab011