Poikkeustilanteen myötä moni on siirtynyt etätyöskentelemään kotitoimistoihin. Työympäristön muututtua sitä saattaa huomata ikävöivänsä oman työpisteensä selkeyttä, rauhallisuutta ja ergonomisia välineitä. Uusia toimintatapoja opetellessa olet saattanut törmätä videopalavereissa sotkuisen taustan tai ylimääräisten äänien aiheuttamaan nolostumisen tunteeseen. Voi olla myös haastavaa ylläpitää omaa keskittymiskykyä ja hyvää työasentoa työpisteen vaihdellessa sohvalta keittiönpöydän nurkkaukseen. Onneksi nämä asiat ovat usein otettavissa omaan hallintaamme.
Anna työflow’lle mahdollisuus – taltuta kaaos
Tutkimusten mukaan työflow ja luovuus kukoistavat parhaiten rauhallisessa ja selkeässä ympäristössä. Työympäristön viihtyisyyteen liittyvät riittävä valaistus ja työlle sopiva akustiikka, unohtamatta sisäilman ja työergonomian merkitystä. Ympäristö vaikuttaa myös mieleemme: ympäristömme sijaitsevat virikkeet tuottaa monenlaisia ärsykkeitä ja nämä ärsykkeet houkuttelevat meitä puoleensa. Sekavassa työtilassa koemme enemmän negatiivisia tunteita, koska tekemättömät työt, pyykkikasat tai kirppariromut työtilan nurkassa herättävät meissä negatiivisia ajatuksia ja mielleyhtymiä sekä vaikuttavat mielentilaamme ja työn laatuun. Ympäristön merkitys korostuu, jos ihminen oppii visuaalisesti eli on visuaalinen ihminen.
Työn sujuvuuden kannalta kannattaa siis tarkkaan valita, millaisiin asioihin mielensä ja ajatuksensa haluaa ohjata omassa työympäristössään. Nyt jos koskaan, on myös hyvä testata erilaisten ympäristötekijöiden vaikutusta omaan työtehoon ja kokeilla, millaisista tekijöistä syntyisi oma unelmien työympäristö. Kysyimme työtä ja työtiloja ammatikseen organisoivalta Henriikka Kivelältä vinkkejä, millaisilla yksinkertaisillakin muutoksilla pääsee alkuun oman työnsä järjestämisessä.
Pidä työpisteessä esillä vain työhön liittyviä tavaroita
Henriikan mukaan usein suurimmat ongelmat liittyvät ärsykkeiden ja työtehtävien paljouteen, niiden kanssa selviytymiseen sekä alipalautumisesta johtuvaan alisuoriutumiseen. Paljous tarkoittaa hänen mukaansa vaikeutta karsia ympäristöstämme ja työtehtävistä pois asioita, jotka eivät palvele meitä.
Työpisteen välittömään ympäristöön tulisi sijoittaa vain asioita, jotka tukevat työtä niin suorittamisen kuin mielen tasolla. Työtilassamme saisi olla vain työhön liittyviä ja työhön virittäviä tavaroita. Tavaroita on syytä ajatella huomiostamme kilpailevina visuaalisina ärsykkeinä, jolloin tavaraa täynnä oleva ympäristö myös viestittää, ettei ole syytä yrittääkään keskittyä vain yhteen asiaan kerrallaan.
Henriikka neuvookin yksinkertaistamaan ja vähentämään ärsykkeitä työympäristössä. Työympäristön karsintaa voi tehdä samalla tavoin kuin kaapin karsintaa. Ensin tyhjennä tila kokonaan, sitten karsi pois ylimääräiset tavarat ja lopuksi järjestä paikoilleen jäljelle jääneet, työnteolle olennaisimmat asiat. Jos mahdollista, sijoita tekemättömät työt pois näkökentästä ja laita esille vain työn alla olevaa työtä koskevat asiat. Tämä vähentää tunnettasi siitä, että sinun pitäisi tehdä juuri sillä hetkellä jotain muuta tärkeämpää tai olla jossain muualla, jonkun toisen työn parissa.
Työskentelyn selkeyttä edistävän (etä)työympäristön pikavinkit:
- Pyhitä työlle oma alueensa kodin tiloista, jossa on esillä vain työhön liittyviä asioita.
- Kiinnitä huomiota työtilasi järjestykseen: edistääkö siinä olevat tavarat ammattimaista työskentelyä ja keskittymistä juuri käsillä olevaan tehtävään?
- Muista myös riittävä valaistus, hyvä työasento, akustiikka ja lämpötilan vaikutus – muutoin kaikki nämä varastavat osan keskittymiskyvystäsi.
- Pidä esillä vain meneillään olevaan työtehtävääsi liittyvää materiaalia kerrallaan.
- Järjestä muut tekemättömät työt esimerkiksi kalenteriin tai kanban-tauluun, jolloin ne ovat siellä saavutettavissa heti kun niitä tarvitset sekä ennen kaikkea järjestyksessä ja ylös kirjattuna.
Henriikka Kivelä (Organicer) on koulutettu ammattijärjestäjä, joka ainoana Suomessa on erikoistunut työ- ja yritysympäristöjen järjestämiseen. Häneltä on pian avautumassa verkkokursseja mm. oman etätyöympäristön järjestämiseen. Lisätietoja Henriikasta ja ammattijärjestäjän työstä löydät nettisivuilta www.organicer.fi