Nykyään etätyö on tätä päivää. Työkaverisi saattaa olla koneellaan Kemissä, kun itse olet vaikka Pellossa. Tai jos lisätään vielä kierroksia, itse olet Suomessa ja asiakas vaikka Afrikassa! Fyysisiä kilometrejä väliin mahtuu, mutta pääsette samaan työtilaan käyttämällä erilaisia sovelluksia, joilla voi kokoustaa, pitää palavereita, jakaa työpöytää jne. Microsoftin Office 365 paketti on itselleni osittain tuttu työelämästä, lähinnä kuitenkin Outlookin mailin osalta. Tutustutaanpas seuraavaksi Microsoft Teams ja Microsoft Planner -sovelluksiin. Mitäs hauskaa niillä voisikaan saada aikaiseksi!

Microsoft Teams, mikä se on? Teams on Microsoftin tarjoama sovellus, jolla voit pitää yhteyttä erilaisten tiimien jäseniin missä päin maailmaa tahansa. Mikä loistava etätyön kalu siis. Teamssistä on ladattavissa päätteelle ja mobiiliin omat sovellukset, joiden avulla käyttö on helppoa ja vaivatonta. Sovelluksen avulla voidaan järjestää reaaliaikaisia palavereja ja kokouksia, koulutusta, jakaa tiedostoja ja antaa tehtäviä toisille tiimiläisille. Kaikkea tietoa ei tarvitse myöskään jakaa kaikille vaan sovelluksessa voidaan käydä keskustelua myös tietyn tiimin tai henkilön kanssa.

Microsoft Teams näkymää.

Sovellus vaikuttaa varsin yksinkertaiselta ja selkeältä käyttää, varmasti helpottaisi monenkin yrityksen palaveeraus- ja koulutuspäiviin liittyviä ongelmia, jos työntekijöitä on esimerkiksi useammassa toimipisteessä. Tai miksei Teamssillä voisi käydä suunnittelupalavereja tai -keskusteluja vaikkapa alihankintana tuottettavien palveluratkaisujen tai -kokonaisuuksien osalta ihan asiakkaan kanssa. Käyttömahdollisuuksia varmasti löytyy.

Sitten Microsoft Planner. Kun lähdin tutkimaan Planneria mietin, eroaako se paljoakaan Microsoft Teamssistä. Myös Planner on sovellus virtuaalisen työryhmätyöskentelyn mahdollistamiseksi paikkariippumattomasti. Planner toimii yhteen Teamssin kanssa ja projektit voi voi jakaa myös Teamssin kanaviin tai ryhmiin. Sen lisäksi, että Planner synkronoituu yhteen Teamssin kanssa, uudesta projektista luodaan automaattisesti myös ryhmät Outlookkiin keskusteluihin sekä kalenteriin, tiedostot siirtyvät SharePointtiin ja syntyy myös oma muistikirja OneNoteen. Ja niinkuin Teams, myös Plannerista on ladattavissa sovellukset mobiiliin ja päätteelle.

Plannerissa voidaan luoda projekteja Planner Hubissa. Itse projektissa pelataan muistilapuilla, joihin voi liittää kuvia, tiedostoja ja SharePointin tiedostoja. Muistilappuja siirrellään “säilöihin” eli osastoihin, joihin laput sillä hetkellä kuuluvat. Esimerkiksi lappu tehdään “To do” listalle, otetaan “Työn alle” säilöön ja kommentoidaan vaikka, että “Mirva hoitaa tehtävän x”. Ja kun homma on valmis, muistilappu siirretään”Valmis” listalle. Tehtäviä voi myös “nakittaa” ryhmän jäsenille hoidettavaksi tarpeen mukaan eli lappuun voidaan merkitä vastuuhenkilö. Kätevää. Näitä säilöjä, joissa lappuja siirrellään, voidaan luoda omien tarpeiden ja mielikuvituksen rajojen mukaisesti.

Plannerin näkymä.

Kun tutkin Planneria pidemmälle, huomasin erot Teamsin ja Plannerin välillä. Planner on enemmän ryhmätyökalu projektien työstämiseen, kun taas Teams on tiimien keskusteluyhteyttä parantava alusta. Planneria voisi hyödyntää esimerkiksi siten, että asiakkaista avattaisiin kustakin oma projektinsa, johon sitten kirjattaisiin ylös vaadittavat toimenpiteet projektin ts. toimeksiannon loppuunsaattamiseksi. Vaikkapa sitten asiakkaan alihankintana toimitetun ohjelmistopaketin räätälöimiseksi ja toimittamiseksi asiakkaan laitteille. Näitä tehtäviä eli muistilappuja sitten otettaisiin työstettäväksi, siirreltäisiin säilöstä toiseen, kommentoitaisiin jne. ja kaikki työntekijät näkisivät ne.