Projektinhallinta

Projektinhallinnan ja analytiikan Suomi-versiot, onko niitä?

Mirva

Kun nyt on tutkittu muutaman päivän ajan projektityön ja tiimityöskentelyn hallintaan sekä verkkosivujen tuottaman datan analysointiin sain todeta, että sovellukset ovat kaikki ulkomaalaisia, ei siis suomalaisia. Eikö meillä Suomessa ole osattu tuottaa tällaisia sovelluksia vai mistä tilanne johtuu? Kai meillä osaamista kuitenkin löytyisi sovellusten kehittämiseen, olen tästä kyllä melko varma. Laitetaanpa siis Goole laulamaan, löytyisikö Suomi-versioita esimerkiksi Trellosta, Microsoft Teamssistä tai Google Analyticsistä!

Kirjoitellaanpas hakuun “projektinhallintatyökalu” ja sitten tutkimaan tuloksia. Ensimmäisenä silmään pomppasi Visma ja sen tarjoamat erilaiset ohjelmistot ja sovellukset yrityksen liiketoiminnan sekä projektien hallintaan. Mutta ei, Visma ei ole suomalainen vaan norjalainen ohjelmistoyritys. Jatketaanpa Google osumien tutkintaa. Huonosti tulee osumia suomalaisiin soveluksiin vai enkö osaa vaan hakea oikeilla hakusanoilla. Googlenhan pitäisi ymmärtää kuitenkin minua ja sitä mitä haen, vaikka en osaisikaan ehkä käyttää aivan oikeita sanoja. Ehkä suomalaisia sovelluksia ei vain ole. 🤔

Erilaisista sovelluksista on muuten kirjoitettu paljon blogitekstejä, joissa on esimerkiksi vertailtu sovelluksia keskenään tai vinkkailtu parhaat sovellukset mihinkin tarkoitukseen. Tietoa sovelluksista löydät esimerkiksi Joiqun ja eTaskun blogeista. Postauksissa vinkkailtiin myös muunlaisia työntekoa helpottavia työkaluja kuin pelkästään projektinhallintaan. 👍🏼

Tutkitaanpas vielä, löytyykö analytiikan puolelta suomalaista sovellusta. Ja taas Google laulamaan… Hakusanoiksi “verkkosivujen analytiikka” ja enteriä perään. Ensimmäisenä hakutuloksiin tuli jo “vanha tuttu” Fonecta! Osallistuin Fonectan Digikuntoon-kiertueelle maaliskuun alkupuolella ja sielläpä puhuttiinkin juuri esimerkiksi hakukoneoptimoinnista ja sivuilta saatavan datan analysoinnista, johon Fonectalta löytyy sopivia sovelluksia ja konsultointia maksua vastaan. Fonectalta Johannes Lindblom vinkkasi myös ilmaisen Google Search Console -työkalun, jolla saadaan dataa siitä, miten verkkosivu suoriutuu ja olisiko sivuilla jotain parannettavia kohtia sivuston latautusmisnopeuden optimointia ajatellen. Lisäksi Google Search Consolen työkaluista ja raporteista saa tietoa siitä, miten verkkosivu nousee esiin Googlen hauissa. Ajattelin, että olisin liittänyt ominaisuuden tähän blogiini, mutta jostain syystä tämä ei onnistunut vaan sivusto herjasi, että vahvistustiedostoa ei löytynyt. Epäilen, että käyttäjässä vika ja en osannut nyt ladata vahvistustiedostoa oikeaan paikkaan. Onko tähän lukijoilla antaa vinkkejä tähän ongelmaan?

Myöskään verkkosivujen analytiikan puolelta en ankarista etsinnöistä huolimatta löytänyt suomalaisia sovelluksia, tuntuvat olevan kiven alla nämä Suomi-versiot. Onko sinulla tietoa suomalaisista ilmaisista tai miksei maksullisistakin sovelluksista, joilla voidaan helpottaa vaikka yrityksen sisäistä tiimityöskentelyä tai analysoida yrityksen verkkosivujen tuottamaa dataa? Saa vinkata!

 

Lisää sovelluksia projektityöskentelyn hallintaan

Mirva

Edellisessä postauksessa jo viistinkin aihetta, johon pureudumme myös tässä postauksessa. Nimittäin sovelluksia, joilla hallitaan erilaisia projekteja. Tarkastelin eilettäin tutkijan lasit päässä Microsoft Planneria, mutta tsekataanpas nyt Trello ja Jira -sovellukset!

Mihin sovellukset on tarkoitettu?  Sekä Trello että Jira on tehtävien- ja projektinhallintaan tarkoitettuja työkaluja. Jira pohjautuu relaatiotietokantaan, jonka asioita hallitaan web-pohjaisella käyttöliittymällä. No nyt tuli sellaisia sanoja, että ei aivan kaikkea ymmärrä. Relaatiotietokanta? Se on tietokanta, joka muodostuu useista taulukoista. Relaatiotietokannasta tietoa on helposti saatavilla. Järjestelmässä luodaan taulukoiden välille relaatio eli yhteys, joka nopeuttaa ja tarkentaa tietojen päivittämistä, koska tieto synkronoituu yhdellä tallennuksella useampaan paikkaan.

Jirassa tiimin jäsenet voivat työskennellä saman projektin ympärillä, kuten Microsoft Plannerissakin. Riippuen tiimien työskentelytavasta, Jirassakin voidaan merkitä vastuuhenkilöitä eri tehtäviin eli issueihin tai tehtävät voivat olla tiimin yhteisellä työlistalla. Myös Jirassa, kuten Plannerissa käytetään tauluja “To do”, “In progress” ja “Done”, joiden välillä tehtäviä siirrellään tilanteen mukaan. Tehtäviin voidaan lisätä erilaista sisältöä, kuten linkkejä tai liitetiedostoja. Tehtäviin voi myös laittaa myös “alitehtäviä” em. sisällön lisäksi.

Jostain syystä koin nyt tämän Jiran käyttämisen hankalammaksi kuin esimerkiksi Microsfot Plannerin. Tähän varmasti vaikuttaa se, että sovelluksessa oli sekaisin sekä Suomea että Englantia. Oli issueita, sprinttejä ja story pointteja. Koska ei käy selväksi suoraan, mitä näillä tarkoitetaan, täytyy nämä ensin sisäistää esimerkiksi testaamalla sovellusta ennen kuin sitä lähtee aktiivisesti käyttämään. Jirasta ei näyttänyt olevan saatavilla sovellusta mobiiliin, mikä rajoittaa mielestäni hieman käyttömahdollisuuksia.

Sitten Trello. Sovellukseen pystyi näppärästi kirjautumaan Googlen tunnuksilla.  No tämähän laski heti kynnystä luoda itselleni tili Trelloon. Mitäpä jos vaikka alkaisin omia projektejani hallita Trellolla! Myös Trellossa “pelataan” keltaisilla lapuilla eli luetteloilla, joita siirrellään “To do” taululta, “työn alle” ja siitä “valmis” taululle. Todella selkeää ja simppeliä, tykkään. Luetteloihin voi tehdä “kortteja”, jotka vastaavat tehtäviä ja kortteihin voidaan liittää liitetiedostoja, äänestyksiä, tavoitepäivämääriä ja tarkistusluetteloita. Trelloa voi siis käyttää omiin projekteihin tai työryhmissä, joita Trelloon voi luoda tarpeen mukaan. Projekteja voi olla useampia, vaikkapa jokaiselle asiakkaalle oma “projekti”, johon on pääsy asiakkaalla että yrittäjällä. Trellosta on olemassa ilmaisversio, johon siis itsekin kirjauduin ja sovellukseen voi ostaa myös Business Class oikeudet, josta löytyy vielä kattavammin työkaluja eri tarpeisiin.

Kuvakaappaus Trellon työnäkymästä.

Trellon työnäkymä on tuollainen vihreä, mutta taustakuvan ja ulkoasun pystyy muuttamaan mieleiseksi. Heti olinkin kokeilemassa, saisiko taustakuvan päivitettyä johonkin maisemaan tai muuhun mukavaan katseltavaan! Ainiin, Trellosta sai myös ladattua sovelluksen mobiiliin, joten annan ääneni Trellolle nyt tässä “kisassa”. Mainittakoon nyt vielä, että Trello on käytössä the New York Timesissä, kyllähän tämän silloin täytyy olla todella toimiva sovellus! 😜

Tiimityöhön tehoa sovelluksista

Mirva

Nykyään etätyö on tätä päivää. Työkaverisi saattaa olla koneellaan Kemissä, kun itse olet vaikka Pellossa. Tai jos lisätään vielä kierroksia, itse olet Suomessa ja asiakas vaikka Afrikassa! Fyysisiä kilometrejä väliin mahtuu, mutta pääsette samaan työtilaan käyttämällä erilaisia sovelluksia, joilla voi kokoustaa, pitää palavereita, jakaa työpöytää jne. Microsoftin Office 365 paketti on itselleni osittain tuttu työelämästä, lähinnä kuitenkin Outlookin mailin osalta. Tutustutaanpas seuraavaksi Microsoft Teams ja Microsoft Planner -sovelluksiin. Mitäs hauskaa niillä voisikaan saada aikaiseksi!

Microsoft Teams, mikä se on? Teams on Microsoftin tarjoama sovellus, jolla voit pitää yhteyttä erilaisten tiimien jäseniin missä päin maailmaa tahansa. Mikä loistava etätyön kalu siis. Teamssistä on ladattavissa päätteelle ja mobiiliin omat sovellukset, joiden avulla käyttö on helppoa ja vaivatonta. Sovelluksen avulla voidaan järjestää reaaliaikaisia palavereja ja kokouksia, koulutusta, jakaa tiedostoja ja antaa tehtäviä toisille tiimiläisille. Kaikkea tietoa ei tarvitse myöskään jakaa kaikille vaan sovelluksessa voidaan käydä keskustelua myös tietyn tiimin tai henkilön kanssa.

Microsoft Teams näkymää.

Sovellus vaikuttaa varsin yksinkertaiselta ja selkeältä käyttää, varmasti helpottaisi monenkin yrityksen palaveeraus- ja koulutuspäiviin liittyviä ongelmia, jos työntekijöitä on esimerkiksi useammassa toimipisteessä. Tai miksei Teamssillä voisi käydä suunnittelupalavereja tai -keskusteluja vaikkapa alihankintana tuottettavien palveluratkaisujen tai -kokonaisuuksien osalta ihan asiakkaan kanssa. Käyttömahdollisuuksia varmasti löytyy.

Sitten Microsoft Planner. Kun lähdin tutkimaan Planneria mietin, eroaako se paljoakaan Microsoft Teamssistä. Myös Planner on sovellus virtuaalisen työryhmätyöskentelyn mahdollistamiseksi paikkariippumattomasti. Planner toimii yhteen Teamssin kanssa ja projektit voi voi jakaa myös Teamssin kanaviin tai ryhmiin. Sen lisäksi, että Planner synkronoituu yhteen Teamssin kanssa, uudesta projektista luodaan automaattisesti myös ryhmät Outlookkiin keskusteluihin sekä kalenteriin, tiedostot siirtyvät SharePointtiin ja syntyy myös oma muistikirja OneNoteen. Ja niinkuin Teams, myös Plannerista on ladattavissa sovellukset mobiiliin ja päätteelle.

Plannerissa voidaan luoda projekteja Planner Hubissa. Itse projektissa pelataan muistilapuilla, joihin voi liittää kuvia, tiedostoja ja SharePointin tiedostoja. Muistilappuja siirrellään “säilöihin” eli osastoihin, joihin laput sillä hetkellä kuuluvat. Esimerkiksi lappu tehdään “To do” listalle, otetaan “Työn alle” säilöön ja kommentoidaan vaikka, että “Mirva hoitaa tehtävän x”. Ja kun homma on valmis, muistilappu siirretään”Valmis” listalle. Tehtäviä voi myös “nakittaa” ryhmän jäsenille hoidettavaksi tarpeen mukaan eli lappuun voidaan merkitä vastuuhenkilö. Kätevää. Näitä säilöjä, joissa lappuja siirrellään, voidaan luoda omien tarpeiden ja mielikuvituksen rajojen mukaisesti.

Plannerin näkymä.

Kun tutkin Planneria pidemmälle, huomasin erot Teamsin ja Plannerin välillä. Planner on enemmän ryhmätyökalu projektien työstämiseen, kun taas Teams on tiimien keskusteluyhteyttä parantava alusta. Planneria voisi hyödyntää esimerkiksi siten, että asiakkaista avattaisiin kustakin oma projektinsa, johon sitten kirjattaisiin ylös vaadittavat toimenpiteet projektin ts. toimeksiannon loppuunsaattamiseksi. Vaikkapa sitten asiakkaan alihankintana toimitetun ohjelmistopaketin räätälöimiseksi ja toimittamiseksi asiakkaan laitteille. Näitä tehtäviä eli muistilappuja sitten otettaisiin työstettäväksi, siirreltäisiin säilöstä toiseen, kommentoitaisiin jne. ja kaikki työntekijät näkisivät ne.