Tammikuussa alkoivat jälleen opinnot joulun tauon jälkeen. Lähipäivillä saimme tietää lisää kevään lukukausiprojektista. Tänä keväänä projektin tarkoituksena on toteuttaa pienen tilitoimiston ostajien johtamisen tueksi vaiheistettu etenemiskuvaus integraatioprosessista.  Lisäksi tulee tehdä tarkempi tarkastelu johonkin prosessin vaiheeseen.

Tehtävänanto oli tarkoituksella annettu vähän epämääräisesti, joka pisti meidät ajattelemaan itse ja selvittämään projektiryhmän kanssa, olimmeko edes samalla viivalla tehtävänannon suhteen. Onneksi lyhyen keskustelun jälkeen pääsimme projektiryhmän kanssa samaan ajatukseen tehtävänannosta. Koska opintomme ovat monimuoto-opintoja, projekti toteutetaan verkkoympäristössä. Sen antaa omat haasteensa ja vaikuttaa lopputulokseen.

Keskustelemalla eteenpäin.

Projektin rajaamisessa auttoi, kun olimme päättäneet sen tavoitteet. Tavoitteiden tulee olla selkeät, jotta kaikilla osapuolilla on sama näkemys niistä. Päätimme tehdä ostajaorganisaation yritysjohdolle oppaan yrityskaupan integraatiosta verkkosivuille, keskitymme erityisesti sisäiseen viestintään yrityskaupan prosessin aikana.

Projektisuunnitelmaa ja -aikataulua rakentaessa hyvänä apuna oli Mikko Mäntynevan Hallittu Projekti kirja. Hyvin laadittu projektisuunnitelma auttaa viemään projektin läpi onnistuneesti. Suunnitelmassa on kerrottu vähintään projektin tuotokset, tehtävät, tehtävien vastuuhenkilöt, aikataulu ja budjetti. Suunnitelman laajuus riippuu monesti projektin laajuudestakin. Mitä pienempi projekti, sitä yksityiskohtaisempaa tietoa suunnitelmassa voi olla. Meillä on pieni projekti, joten toteutussuunnitelma on myös sisällytetty projektisuunnitelmaan.

Toteutussuunnitelman työpakettien hahmottaminen oli minulle aluksi hyvinkin haastavaa, mutta Mäntynevan kirja helpotti tässäkin asiassa. Kun projektin vaiheistaa, se helpottaa sen hallittavuutta, ohjausta ja johtamista. Aluksi mietin tavoitteiden päätehtävät, jotka jaoin pienempiin alatehtäviin, joista vielä rakensin työpaketit valmiiksi suunnitellulla lopputuloksella. Työpaketit pyrin järjestämään saman kokoisiksi, mutta aina näin ei välttämättä ole mahdollista. Aikataulutuksessa tulee huomioida työpaketin laajuus.

Projektisuunnitelmaan kannattaa käyttää aikaa.

Suunnittelu vei aikaa, mutta sitä siihen kannattaa käyttääkin. Hyvin suunniteltu projekti ei ole kuin tekemistä vaille valmis. Sain kuulla, että monella muullakin projektiryhmällä oli alussa vähän epämääräinen olo siitä, mitä tulevan pitää. Eli emme olleet asian kanssa yksin. Loppu ei ole vielä projektimme osalta lähellä, mutta hyvässä ja hallitussa vauhdissa mennään.

-Elina-