Projektimme etenee hyvää vaihtua sisällöntuotannon osalta. Ensi viikolla verkkosivumme päivittyvät integraatioprosessin osalta. Tällä viikolla minun tehtäviini on kuulunut laatia riskianalyysi.

“Se mikä voi mennä pieleen, menee. Se mikä ei voi mennä pieleen, menee”.

                                                – Murphy

Projektin alkuvaiheessa on syytä käyttää hetki projektin riskien pohtimiseen. Projektipäällikön tulee olla valmistautunut projektin riskien ennaltaehkäisyyn ja toimintatapoihin riskin sattuessa. On hyvin todennäköistä, että projektissa tapahtuu jotain suunnitelmatonta.

Muista varmistaa!

Monissa oppaissa on lueteltu projekteille tyypillisiä riskejä. Näitä ovat esimerkiksi tekniset, aikataululliset ja taloudelliset riskit. Jokainen projekti on erilainen ja jokaisella projektilla on omat riskinsä. Perinteisiä luetteloja kannattaa käyttää ohjenuorana, mutta tulee myös miettiä oman projektinsa erityisempiä riskejä luetteloiden ulkopuolelta.

Riskien tunnistaminen

Veli-Veikko Elomaa pohtii Riski -blogissa projektin riskien tunnistamisen haasteista. Eri henkilöt voivat käsitellä riskin eri tavalla ja näkevät riskejä siellä, missä muut eivät niitä näe. Mielestäni ennen riskianalyysiä riski -käsite tulisi määritellä. Tämä on tärkeää varsinkin silloin, jos riskienhallintaan vaikuttaa useampi henkilö. Määrittelyn jälkeen jokaisella on sama näkemys siitä mitä riskillä tarkoitetaan. Tämä vähentää epätietoisuutta ja väärinymmärryksiä projektin myöhemmissä vaiheissa.

Projektissa tapahtuu muutoksia ja aina ei ole kyse riskistä vaan normaalista projektin vaihteluvälistä. Elomaa antaa blogissa hyvän esimerkin tästä. Vaihteluväli voi olla esimerkiksi enemmän jonoa ruokalassa kuin normaalisti, jolloin jonottamiseen menee hiukan enemmän aikaa. Riski taas olisi, jos ruokala olisi kiinni, jolloin lounaaseen kuluisi huomattavasti enemmän aikaa.

Huomioi projektisi riskit.

Riskejä tunnistaessa on syytä miettiä, miksi riskit ovat juuri tässä projektissa riskejä? Riskien taustat tulee selvittää, mitkä tekijät johtavat riskiin? Liian ylimalkaisesti tunnistetut riskit hankaloittavat niihin varautumista. Riskien tarkalla määrityksellä niitä voidaan estää ja suunnitella varautuminen paremmin.

Meidän projekti

Projektimme osalta löysin riskianalyysiin kuusi riskiä. Näistä perinteisiä ovat jäsenen sairastuminen tai lopettaminen, aikataulun pettäminen sekä teknilliset vaikeudet. Lisäksi huomioin riskiksi sen, että projektin sisältö ei vastaa tavoitteita sekä projektipäällikön epäselvän ohjeistuksen.

Hyvän tavan mukaisessa riskianalyysissä ei saisi kohdistaa riskin toteumista henkilöön, mutta itse tehdessä riskianalyysiä, otin vapauden tehdä näin. Tämä on ensimmäinen kerta minulle, kun toimin projektipäällikkönä, joten kaikkea voi tapahtua.

Riskeihin ollaan pääsääntöisesti varauduttu joustavalla aikataululla. Aikataulu on rakennettu väljäksi, joka kestää pienen viivytyksen. Tehtävät ovat myös jaettu niin, että eivät suurimmaksi osaksi ole riippuvaisia toisistaan. Näin toinen voi aloittaa työnsä vaikka toisella tuotos venyy. Tiiviillä yhteistyöllä ohjausryhmän kanssa, saamme pidettyä tuotoksemme oikealla kurssilla.

Aikataulun venymiseen varattua aikaa ei kannata käyttää tarpeettomasti. Se on jätettävä riskien toimenpiteille. Projektimme jäsenet opiskelevat töiden ohessa, joten opiskeluun käytetty aika pitää suunnitella tarkkaan. Tämä luo haasteita projektimme aikataululle. Toisaalta työelämässäkin projektityöskentely toteutetaan useasti omien työtehtävien lisäksi.

Muista riskienhallinta.

Riskeillekin tapahtuu muutoksia koko. Projektin edetessä osa riskeistä poistuu, mutta toisaalta tulee uusia. Riskianalyysi elää koko projektin ajan, sitä ei tule unohtaa arkistoon suunnittelun jälkeen.

-Elina-