Yritysoston jälkeen organisaatioiden yhdistymiset ovat suuria uudistuksia, jotka heijastuvat pitkään työn tekemisen tapoihin ja työilmapiiriin. Muutosten onnistunut toteuttaminen edellyttää hyvää ja monialaista johtajuutta. Muutosjohtaminen on vaativin johtamisen alue ja se eroaa merkittävästi stabiilin tilanteen ylläpitämisestä tai kehittämisestä. Muutos ei toteudu hetkessä, vaan se vaatii määrätietoisen prosessin, jossa edetään monen vaiheen kautta johdonmukaisesti kohti uutta tavoitetilaa. Muutos tarkoittaa olemassa olevien toimintamallien sekä henkilöstön ajattelu- ja käyttäytymismallien lakkauttamista tai muuttamista sellaisiksi, että tavoitteeksi asetettu uusi strateginen tila saavutetaan tehokkaasti. Ei siis riitä, että johdetaan muutoksia, vaan myös ihmisiä täytyy johtaa muutoksessa siten, että heidän yksilölliset tarpeensa ja organisaation tavoitteet tulevat muutoksessa huomioon otetuiksi.
Onnistuneen muutoksen elementit.
Työhyvinvointi edistää muutoksen onnistumista
Muutostilanteessa on tärkeää huolehtia henkilöstön työhyvinvoinnista. Hyvin johdetussa muutoksessa uudistuksen mahdollisesti negatiiviset vaikutukset työhyvinvointiin pyritään eliminoimaan tai ainakin minimoimaan. Hyvä muutosjohtaja kiinnittää huomiota työyhteisön toimivuuteen sekä hyvän työilmapiirin ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Hyvällä muutoksen johtamisella varmistetaan, että työt sujuvat muutoksen aiheuttamasta epävarmuudesta huolimatta muutoksen aikana ja sen jälkeen tehokkaasti ja tuottavasti.
Hyvin suunniteltu ja johdettu muutos on aikataulutettu ja muutoksen vaatimista toimenpiteistä vastaavat tahot henkilöidään, jotta muutokselle saadaan kasvot. Muutostilanteessa yrityksen ylimmän johdon näkyvä sitoutuminen muutokseen on keskeinen edellytys muutoksen onnistumiselle. Muutosta johdettaessa tavoitteena on viedä muutos onnistuneesti läpi ja saada uusi toimintatapa vakiintumaan osaksi arjen työtä. Onnistumisen edellytyksenä on henkilöstön sitoutuminen muutokseen. Muutos on toteutunut vasta, kun henkilöstö toteuttaa sitä työssään ja toimii uuden toimintatavan mukaisesti.
Muutoksessa tarvitaan avointa viestintää
Työhyvinvointi muutoksessa varmistetaan jatkuvalla, avoimella ja johdonmukaisella viestinnällä, tavoitteiden selkeydellä, henkilöstön osallistamisella ja oikeudenmukaisella johtamisella. Viestinnällä luodaan yhteistä ymmärrystä muutoksen tarkoituksesta ja tavoitteista sekä uusista käytännöistä; mikä muuttuu ja keitä kaikkia muutos koskettaa. Onnistuneella viestinnällä ja vuorovaikutuksella sekä kuvataan muutosta että toteutetaan sitä.
Johtaja ota henkilöstö mukaan muutokseen.
Muutosjohtamisessa korostuu esimiesten ja johtajien kyky motivoida henkilöstöä. Henkilöstön sitoutumista muutokseen voi pyrkiä vahvistamaan tarjoamalla riittävän varhaisessa vaiheessa koko henkilöstölle mahdollisuuksia osallistua omaa työtänsä koskevien muutosprosessien suunnitteluun ja päätöksentekoon. Henkilöstöllä itsellään on usein hallussaan paras konkreettista työtä koskeva tieto ja osaaminen. Muutosjohtajan olisi otettava tämä huomioon ja kääntää se muutosta edistäväksi positiiviseksi resurssiksi. Näin myös työnteon mielekkyys voi lisääntyä tai vähintäänkin säilyä muutoksen aikana.
Työnteko voi muutoksen toteutusvaiheessa tuntua hyvinkin kuormittavalta, koska henkilöstöä haastaa samaan aikaan vanhoista toimintatavoista luopuminen ja muutoksen vaatimien uusien taitojen oppiminen. Sen vuoksi on tärkeää kartoittaa muutoksen mukanaan tuomat tarpeet ja tarjota henkilöstölle tarpeellista koulutusta ja muutosvalmennusta. Lisäksi on tärkeää, että esimies ja johto korostaa onnistumisia ja positiivisia kokemuksia sekä antaa henkilöstölle kiitosta ja osoittaa arvostusta, sillä positiivinen palaute lisää uuteen toimintatapaan sitoutumista ja rakentaa luottamusta muutoksessa.
Esimiehellä merkittävä rooli muutoksen toteuttamisessa
Muutoksen johtamisessa esimiehen tärkein tehtävä on saada koko työyhteisö innostumaan ja sitoutumaan muutokseen ja sen toteuttamiseen. Esimiehen tehtävä on auttaa työyhteisöä ymmärtämään muutoksen tarkoitus ja sen merkitys oman työn ja työyhteisön toiminnan kannalta. Esimiehen täytyy kuunnella henkilöstöä, kannustaa ja olla suunnannäyttäjänä. Esimies vie muutosta eteenpäin ja osallistaa henkilöstön mukaan vaihtoehtojen arviointiin, valintojen ja päätösten tekemiseen sekä konkreettisiin muutostoimenpiteisiin. Esimiehen tulee yhdessä henkilöstön kanssa sopia uusista työtavoista, työn suorittamiseen käytettävästä tekniikasta ja työvälineistä sekä työn tulosten arvioinnista. Lisäksi esimies välittää tietoa muutoksen edistymisestä henkilöstöltä ylemmälle johdolle sekä johdolta henkilöstölle.
Positiivinen asenne auttaa muutoksen läpiviennissä.
Muutosvastarinta osana muutosprosessia
Jokainen reagoi muutoksiin eri tavoin ja muutos herättää aina erilaisia odotuksia, uskomuksia sekä myönteisiä että kielteisiä tunteita. Usein kielteiset tunteet ovat merkkejä muutosvastarinnasta, joka on luonnollinen ja välttämätönkin osa muutosprosessia. Muutosvastarinnan taustalla on usein epävarmuuden ja pelon kokemukset esimerkiksi oman työn säilymisestä tai osaamisen riittävyydestä. Muutosvastarinta voi ilmetä monin eri tavoin, kuten muutoksen kyseenalaistamisena tai jopa voimakkaana muutoksen vastustamisena. Usein tämä vaihe menee aikanaan ohi, mutta pahimmillaan muutosvastarinta voi haitata työntekoa, työpaikan ihmissuhteita tai itse muutoksen toteuttamista.
Muutoksen kannalta on tärkeää, että kaikkien tunteiden ilmaiseminen on sallittua. Olennaista muutoksen toteuttamisessa on antaa aikaa sopeutua ja tarjota sopiva paikka tunteiden käsittelylle. Myös aiemmista muutoskokemuksista on hyvä keskustella ja tuolloin korostaa kokemuksia positiivisesti uuden oppimisen näkökulmasta. Johdolta ja esimiehiltä tunteiden kohtaaminen vaatii kärsivällisyyttä, kuuntelemista ja arvostamista, jotta kaikki saisivat tarvitsemansa tuen ja riittävästi aikaa muutostyölle. Esimiehen tehtävänä on kannatella haastavia tilanteita, luoda uskoa tulevaisuuteen ja näyttää suuntaa eteenpäin. Muutosvastarintaa voidaan pyrkiä vähentämään rehellisellä ja avoimella viestinnällä sekä henkilöstön osallistamisella muutoksessa. Muutosvastarintaan liittyvästä kritiikistä voi olla hyötyäkin ja esille nousseet havainnot esimerkiksi toimintaympäristöön liittyen on hyvä ottaa huomioon.
LÄHTEET Luomala, Anne 2008. Muutosjohtamisen abc. Tutkimus ja koulutuskeskus Synergos. Viitattu 31.3.2018 http://www.uta.fi/jkk/synergos/ tyohyvinvointi/oppaat/muutoskirja.pdf. Ilmarinen. Onnistunut muutos – Tukea onnistuneen muutoksen suunnitteluun ja läpivientiin. Viitattu 3.4.2018 https://www.ilmarinen.fi/siteassets/ liitepankki/tyohyvinvointi/opas-onnistunut-muutos.pdf.