Sisäinen viestintä on tärkeä osa yrityskauppaa ja erityisesti integraatioprosessia. Ennen integraation toteutumista henkilöstöllä voi olla epävarma olo tulevaisuuden suhteen, johon vaikuttavat huhu, odotukset, uskomukset tai aikaisemmat kokemukset. Prosessin aikana johdon pitää ottaa vastuu viestinnästä. Onnistunutta integraatiota helpottaa selkeä prosessi, avoin ja rehellinen viestintä sekä se, että johto kuuntelee henkilöstön näkökulmia.
Onnistuneen viestinnän ainekset (Katramo & ym. 2013).
Strategiset tavoitteet
Viestinnässä on hyvä keskittyä integraation strategisiin tavoitteisiin visioon, missioon ja arvoihin. Pääsanoma kannattaa suunnitella lyhyeksi ja yksinkertaiseksi, jota on helppo toistaa usein. Näin se jää helpommin mieleen. Kun henkilöstöllä on prosessin päämäärä selkeästi tiedossa, on siihen suuntaaminen yhdessä helpompaa. Strategiasta viestiminen auttaa työntekijöitä ymmärtämään oman työnsä merkityksen, hyväksymään strategian helpommin ja soveltamaan sitä työskentelyynsä.
Avoin ja rehellinen viestintä
Henkilöstö voi aistia muutoksen, vaikka siitä ei ole vielä tiedotettu. Huhupuheiden välttämiseksi viestinnän tulee olla avointa ja rehellistä. Tällöin henkilöstöllä on realistiset odotukset ja epäselvyyksiä on vähemmän. On myös tiedotettava siitä, että vastauksia ei kyseisellä hetkellä kaikkiin kysymyksiin ole ja niihin palataan heti kun kerrottavaa on. Tämä luo luottamuksen henkilöstölle siitä, että heitä ei jätetä tiedon osalta pimentoon.
Ennakoiva tiedottaminen
Ennakoiva viestintä auttaa organisaatiota hallittuun viestintään. Johdon on hyvä miettiä, mitä henkilöstö haluaa kuulla ja suunnitella yhdessä vastaukset yleisiin kysymyksiin. Valmiista vastauksista saadaan hyvät alustat esimiehille tiedotusta varten ja kaikkien esimiesten vastaukset ovat yhdenmukaisia ja tulkintavirheiltä vältytään. Intranettiin tai vastaavaan alustaan voi jopa tehdä yleiset kysymykset osion, jolloin henkilöstö on mahdollisuus hakea itse tietoa sopivalla hetkellä.
Anna vastaukset ennen kysymyksiä.
Viestinnän kanavat
Integraatioprosessin aikana tulisi viestintä olla johdonmukaista eri viestinnän kanavissa, mikä vaatii yrityksen johdolta paneutumista sekä viestinnän sisältöön että viestintätapaan. Ostavan ja ostetun yrityksen johdon tulisi siis viestiä samalla tavalla. Johdon tulee varmistaa, että koko viestintään osallistuvalla johdolla on samanlaiset tiedot viestinnän sisällöstä ja tavoitteista. Yrityksen sisäisen viestinnän tulisi olla myös yhdenmukaista markkinoille annetun viestinnän kanssa. Ristiriitaiset viestit aiheuttavat henkilöstössä epävarmuutta ja vievät johdon uskottavuutta.
Säännöllinen viestintä
Säännöllinen sisäinen viestintä on erityisen tärkeää integraatioprosessin kaikissa vaiheissa. Erilaiset huhut ja kuvitteelliset totuudet lisääntyvät, mikäli henkilöstö kokee, että tietoa ei saada riittävästi. Mikäli ostohetkestä ehtii kulua paljon aikaa ja henkilöstön epätietoisuus jatkuu pitkään, työntekijät voivat ajautua ”tyhjäkäyntiin” ja kokea, etteivät kuulu osaksi uutta organisaatiota. Yhdistymisen tunnetta voi vahvistaa esimerkiksi ottamalla käyttöön sähköpostiryhmät tai varmistaa uusien työntekijöiden intraan pääsyn. Lisäksi on tärkeä luoda viestintään rutiineja, jotta henkilöstö osaa odottaa viestintää esimerkiksi sähköpostin tai säännöllisten palaverien kautta. Huhut ja erilaiset arvailut vähenevät ja ilmapiiristä tulee avoin, kun henkilöstö saa tietoa muutoksesta sopivin väliajoin.
Muista säännöllinen viestintä eri kanavissa.
Kahdensuuntainen tiedonkulku
Yrityskaupan integraation toteutumisessa tärkeintä on vuorovaikutteinen kommunikaatio, jossa johto kuuntelee henkilöstön mielipiteitä ja kokemuksia. Viestintää suunniteltaessa tulee johdon pohtia, mitkä asiat ovat luonteeltaan sellaisia, että ne voi tiedottaa ja mitkä vaativat henkilöstön osallistamista ja yhteistä keskustelua. Johdon on hyvä varmistaa kahdensuuntainen tiedonkulku kaikilla organisaation tasoilla. Tällöin vuorovaikutus on luonnollisempaan ja syntyy keskustelua. Hyviä foorumeita keskustelulle ovat esimerkiksi tiedotus- ja keskustelutilaisuudet, osasto- ja tiimipalaverit, kehityskeskustelut, koulutustilaisuudet ja vapaamuotoisemmat tapaamiset, kuten kahvipöytäkeskustelut.
Henkilökohtainen vuorovaikutus
Sen lisäksi että henkilöstöä informoidaan tulisi sisäisessä viestinnässä suosia henkilökohtaista vuorovaikutusta mahdollisimman laajasti, jotta saavutetaan paras hyöty muutosjohtamisesta. Vuorovaikutusviestinnällä pyritään vahvistamaan viestin oikeaa tulkintaa, tekemään mahdolliseksi lisäselvitysten antaminen sekä antamaan henkilöstölle mahdollisuus vastaväitteiden ja ehdotusten tekemiseen. Sähköposti sopii palavereista tiedottamiseen, mutta ei henkilökohtaisten asioiden kertomiseen. Vaikeat viestit tulisikin aina kertoa kasvokkain ja työntekijällä tulisi olla mahdollisuus kysymysten esittämiseen.
Lähteet: Ekman, K., Uotila, T-P. & Viitala R. 2015. Työntekijät organisaatio- integraatioiden keskellä: Henkilöstöjohtamisen näkökulma. Viitattu 21.4.2018 http://www.uta.fi/yky/tutkimus/konferenssit/ tyoelamantutkimuspaivat/tyoryhmat/henkilostojohtaminen/ ohjelmajaabstraktit/Uotila%20ym_Ty%C3%B6ntekij%C3%A4t%20organisaatio- integraatioiden%20keskell%C3%A4.pdf. Erkkilä, K. 2001. Haltuunoton ja yhdistämisen haasteet. Integraatio yrityskaupassa. Porvoo. WS Bookwell Oy. Katramo, M., Laurila, J., Matinlauri, I., Niemelä, J., Svennas, K., & Wilkman N. 2011. Yrityskauppa. Helsinki. WSOYpro OY. Kukkola, E. 2016. Muutosjohtaminen 7: Muutosviestintä. Viitattu 22.4.2018 https://peruspeliajohtaja.com/2016/02/27/ muutosjohtaminen-7-muutosviestinta/. Laurila, A. 2009. Sisäinen viestintä ja sen vaikutus yrityskauppa- tilanteessa. Helsingin kauppakorkeakoulu. Suomen kieli ja viestintä. Maisteri tutkinnon tutkielma. Viitattu 22.4.2018 http://epub.lib.aalto.fi/fi/ethesis/pdf/12088/hse_ethesis_12088.pdf. Talouselämä 2008. Vältä sisäisen viestinnän sudenkuopat. Viitattu 21.4.2018 https://www.talouselama.fi/uutiset/valta-sisaisen- viestinnan-sudenkuopat/032fc490-50c4-30a6-b321-13de56d3057e.