Integraatioprosessi tarkoittaa ostajan ja ostetun yrityksen yhdistämistä, integraatioprosessi jaetaan integraation valmisteluun ja integraation toteuttamiseen. Valmisteluvaiheeseen kuuluvat kaupan julkistaminen ja vahvistaminen. Integraation toteutusvaiheeseen kuuluvat haltuunotto, toimintojen varsinainen yhdistäminen ja yrityskulttuurien yhdistäminen. Toimintojen yhdistäminen kestää yleensä 12-18 kuukautta kaupan vahvistamisesta. Pienissä yrityskaupoissa tämä aika yleensä riittää mutta isoissa yrityskaupoissa integraation toteuttamiseen saattaa kulua jopa vuosia.
Integraation perustan muodostavat ne osa-alueet jotka on määritelty yrityskauppaprosessin alkuvaiheessa. Osa-alueita ovat esimerkiksi muutosjohtaminen, liiketoimintastrategian luominen, henkilöstöhallinto ja viestintä sekä liiketoimintaprosessin määrittäminen, integrointisuunnitelma ja integrointitiimit. Edellä mainitut osa-alueet ovat toisistaan riippuvaisia mutta yrityskaupan johdolle suunnatussa oppaassa käsitellään integraatiosuunnitelmaa henkilöstöhallinnon ja viestinnän näkökulmasta, mikä perustuu projektimme kriittiseen pisteeseen, sisäiseen viestintään.
Räätälöity integraatioprosessi (Katramo & ym. 2013).
Integraatioprosessiin valmistautuminen
Integraatioprosessiin valmistautuminen tulee yrityksessä aloittaa jo yrityskaupan valmisteluvaiheessa, ennen yrityskaupan lopullista allekirjoittamista. Integraatioprosessi vaatii huolellista suunnittelua ja integraatioprosessin johtamista. Yrityskaupan valmisteluvaiheessa ostajan tulee laatia integraatiosuunnitelma, joka sisältää kaikki integroitavat osa-alueet. Integraatiosuunnitelmassa selvitetään vastuut, miten yritysjohdon täytyy sitoutua suunnitelman toteuttamiseen, missä vaiheessa suunnitelmaa aletaan toteuttamaan ja minkälaisella aikataululla suunnitelma toteutetaan.
Toimiva tiimi auttaa onnistumaan prosessissa.
Kaupan vahvistumisen jälkeen integraatiosuunnitteluun otetaan mukaan ostetun yrityksen edustajat. Heidän kanssaan vahvistetaan integrointitehtävät, nimetään integrointitiimit, sovitaan tiimien tavoitteet, ajoitetaan integrointivaiheet ja sovitaan raportoinnin mittarit. Suunnittelupalavereita tulee pitää niin ostajayrityksen edustajien kesken kuin ostettavan yrityksen edustajien kanssa, kuitenkin vasta kaupan vahvistumisen jälkeen. Uuden johdon palavereissa käydään lävitse yrityksen kokonaisuutta, tulevaa suuntaa, henkilöstöä koskevia asioita ja yrityksen uutta operatiivista tilannetta.
Integraatiosuunnitelman mukaiset integrointitiimit, joiden henkilömäärä on ennalta määritelty, keskittyvät sovittujen osa-alueiden tehtävien suunnitteluun. Integrointitiimeille ensisijainen tavoite osa-alueesta riippumatta on onnistunut yritystoimintojen yhdistäminen yrityskaupassa.
Integrointitiimeissä on vetäjät, joiden vastuulla on muun muassa tavoitteiden, ja resurssien suunnittelu, aikataulun määrittäminen, integrointitiimien ohjaus ja tukeminen, sovittujen asioiden varmistaminen, viestinnän toteutuksesta vastaaminen ja yritysten kulttuurierojen kartoitus ja korjaavien toimenpiteiden laadinta. Tiimeissä henkilöstön tehtävänä on suunnitella sovitut tehtäväalueet ja tehtävälistat annettujen ohjeiden mukaan.
Suunnittelua, tehtävänjakoa ja projekti toimimaan.
Integraatioprosessin toteuttaminen
Integrointiprosessi on lähinnä kertaluonteinen prosessi, ainakin ostettavalle yritykselle. Yritysostoja usein tekevillä yrityksillä on kokemusta aiemmista integraatioprosesseista ja tästä syystä prosesseissa voidaan hyödyntää aiempaa kokemusta ja vahvistaa sekä kehittää osaamista osa-alueilla joissa ei ollut täysin onnistuttu.
Integroinnin toteutuksen kriittisiä tekijöitä ovat nopeus, kuri, ihmisistä huolehtiminen, niin henkilöstöstä kuin kolmansista osapuolista ja viestintä. Integraatioprosessin toteuttamisessa on kyse suhteellisen lyhyestä intensiivisestä tapahtumasta joka sisältää paljon tehtävää, palavereita, seurantaa, raportointia, korjaavia toimenpiteitä ja tiedottamista, kaikkia asioita joita voi tapahtua missä tahansa vaativassa projektissa. Silloin kun kyseessä on pieni yritysosto, yrityksen toiminta sulautetaan ostavan yrityksen liiketoimintaympäristöön, jolloin integroinnin suunnittelun pohjana käytetään ostavan yrityksen liiketoimintaprosessikuvausta.
Integraatioprosessissa ensimmäiset sata päivää ovat ratkaisevia. Yritysjohdon ja henkilöstönedustajien täytyy tehdä yhteistyötä ja kartoittaa toimet joilla saavutetaan paras lopputulos. Tutkimukset osoittavat, että kommunikointi on henkilöstön tärkein yksittäinen tekijä yrityskauppaprosessissa. Sadan päivän käsite pitää sisällään sen, että 100 päivää on aika jonka ihmiset kestävät epävarmuutta. Tämän ajan sisällä oletetaan olevan päämäärät linjattu, organisaatiorakenteiden olevan selvillä, henkilöstömuutokset päätetty ja pääosin jo toteutettu sekä henkilöstön toimenkuvien ja vastuiden olevan selvillä. Erkkilä kirjoittaa, että sata päivää on tietynlainen johdon etsikkoaika, honeymoon-tilaisuus saada henkilöstö ja muut sidosryhmät uskomaan yrityskauppaan, sitoutumaan visioon ja strategiaan.
Mikäli integrointi lähtee hyvin liikkeelle ja henkilöstö saadaan motivoitua, lopputulos on hyvä mutta jos integrointi ei käynnisty hyvin, menestymisen mahdollisuudet ovat huonot. Ongelmia tässä vaiheessa tuottavat muun muassa muutokset, epäselvyydet tehtävissä ja vastuissa sekä resurssiongelmat.
Integraatioprosessissa huomioitavia asioita ovat muutosjohtaminen ja erilaisten yrityskulttuurien yhdistäminen. Henkilöstöhallinolla on suuri rooli prosessissa koska työtehtäviensä puolesta heillä on parhaat edellytykset johtaa muutosta. Suurimmat ongelmat integraatiossa liittyvät yleensä ihmisiin sillä muutostilanteet synnyttävät epävarmuutta ja negatiivia tunnetiloja.
Joillekin työntekijöille pieni toimintatavan muutos voi olla suurempi asia kuin esimerkiksi organisaation rakenteisiin liittyvä muutos. Muutos on jatkuvaa ja se on osa yritysten arkea, jos siihen suhtautuu avoimesti ja myönteisesti. Muutokset näyttäytyvät hyvin eri tavalla uutisen kuulijalle, muutosprosessia rakentaneelle ja yksilöön, jota muutos konkreettisesti koskettaa.
Onnistuneessa integraatiossa ostavan yrityksen strategiset tavoitteet toteutuvat, henkilöstö on sopeutunut uuteen yrityskulttuuriin ja uusiin työkavereihin, siirtyminen normaaliin toimintaan on tapahtunut mahdollisimman nopeasti ja yrityksen henkilöstö kokee, että yrityskauppa oli hyvä asia.
Onnistunut integraatioprosessi.
Lähteet Erkkilä, K. 2001. Haltuunoton ja yhdistämisen haasteet. Integraatio yrityskaupassa. Porvoo. WS Bookwell Oy. Katramo, M., Laurila, J., Matinlauri, I., Niemelä, J., Svennas, K., & Wilkman N. 2013. Yrityskauppa. Alma Talent Oy. Katramo, M., Laurila, J., Matinlauri, I., Niemelä, J., Svennas, K., & Wilkman N. 2011. Yrityskauppa. Helsinki. WSOYpro OY. Ponteva, K. 2010. Onnistu muutoksessa. Juva. WS Bookwell Oy.