Yrityskaupassa viestinnän ajoitus on tärkeä muistaa, koska neuvottelujen ollessa kesken kaikki tiedotettava tieto ei ole julkista edes henkilöstölle. Integraatiosuunnitelman rinnalle tulee laatia erillinen viestintäsuunnitelma. Yrityskaupan vahvistamisen jälkeen sisäisen viestinnän viestintäsuunnitelmaa voidaan alkaa toteuttamaan, jotta viestintä saadaan toteutettua tavoitteellisesti ja saavutetaan kaikki kohderyhmät. Viestintäsuunnitelmasta tulee ilmetä viestinnän kohderyhmät, viestinnän tavoitteet, viestinnän aikataulu, viestittävien asioiden sisältö, viestinnän toteuttajat ja viestintäkanavat.

Laadi selkeä viestintäsuunnitelma, ei näin.

Viestinnän kohderyhmät

Kohderyhmäviestinnässä tulee huomioida, että viestintä on samansisältöistä ja määrältään saman verran kullekin kohderyhmälle. Kohderyhmät yrityskauppatilanteessa ovat yleisimmin ylin johto, keskijohto ja työntekijät sisäisen viestinnän osalta, kun viestintä suunnataan yrityksen ulkopuolelle, kohderyhmiksi lisätään asiakkaat ja muut toimijat jotka ovat sidoksissa yritykseen.

Viestinnän tavoitteet ja ajoitus

Sisäisen viestinnän tavoitteena on jakaa tietoa ja pyrkiä luomaan positiivinen suhtautuminen ostavan ja ostettavan yrityksen henkilöstön keskuudessa. Viestintä on ensimmäinen kontakti ostokohteena olevan yrityksen henkilöstön kanssa, tällöin ensivaikutelmalla luodaan hyvä ilmapiiri. Herkässä ja epävarmassa tilanteessa oleva henkilöstö joka ei saa kaikkea osaa tiedosta, kokee olevansa vähemmän tärkeä. Luottamus voidaan helposti menettää, minkä vuoksi viestinnän tulee olla avointa ja rehellistä. Yrityskaupassa ei voi koskaan kommunikoida liikaa.

Veisti avoimesti ja rehellisesti, vastaa henkilöstön esittämiin lisäkysymyksiin.

Jotta viestintä tapahtuu oikeaan aikaan ja ostajan toivomalla tavalla, täytyy ostavan yrityksen pystyä ohjaamaan viestintää. Oikea-aikainen ja rehellinen viestintä koetaan jopa tärkeämmäksi kuin viestin sisältö. Viestintä voi olla tiedottamista, mikä on yksipuolista tiedon jakoa johdolta alaisille. Vuorovaikutuksellinen viestintä on rakentavaa viestintää, jolla vahvistetaan viestinnän oikeaa tulkintaa, mahdollistetaan lisäselvitysten antaminen ja pyritään saavuttamaan sitoutumista.

Viestinnän toteuttajat

Yrityksen johdolla on päävastuu viestinnän toteutuksesta jonka tukena toimivat nimetyt henkilöt ja tiimit, jotka usein toteuttavat viestinnän toimenpiteet käytännössä. Alla olevassa kaaviossa on esitetty viestinnän sisältö ja resurssit. Kuten kuvasta voi havaita, viestinnän resurssien määrä kasvaa oleellisesti integrointiprosessin toteutusta kohden.

Viestinnän sisältö ja resurssit (Katramo & ym. 2013).

Viestintäkanavat

Yrityksen sisäisen viestinnän kanavia ovat muun muassa sähköpostitiedottaminen, sosiaalinen media, yrityksen verkkosivut, yrityksen sisäinen intranet, puhelut, tiedotustilaisuudet, face-to-face tapaamiset ja yrityksen sisäiset palaverit. Viestintäkanavaa valittaessa tulee pohtia, minkälainen tiedottaminen sopii kulloinkin viestittävään asiaa. Esimerkiksi integraatioprosessin yleiset tiedotukset, aikataulun ja yrityskaupan integraation etenemisen seuranta voidaan tiedottaa sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa. Vastaavasti asiat jotka todennäköisesti herättävät kysymyksiä ja vaativat lisäselvitystä, esimerkiksi henkilöstöasiat, mahdolliset yt-neuvottelut, tulisi viestiä face-to-face tilaisuuksissa tai henkilökohtaisesti asianosaisen kanssa, jolloin tiedon vastaanottajalla on mahdollisuus saada tietoa häntä askarruttavaan asiaan ja tiedottaminen tapahtuu vuorovaikutuksellisesti.

Lähteet

Erkkilä, K. 2001. Haltuunoton ja yhdistämisen haasteet. Integraatio 
yrityskaupassa. Porvoo: WS Bookwell Oy.

Katramo, M., Laurila, J., Matinlauri, I., Niemelä, J., Svennas, K., &
Wilkman N. 2011. Yrityskauppa. Helsinki: WSOYpro OY.