Sisäisellä viestinnällä, jota myös työyhteisöviestinnäksi kutsutaan, tarkoitetaan yrityksen sisäistä tiedonkulkua ja vuorovaikutusta. Sisäisen viestinnän avulla henkilöstölle jaetaan tietoa, rakennetaan oikeaa ja selvää yrityskuvaa, viestitään erilaisten toimenpiteiden ja muutosten syistä ja seurauksista sekä myös sitoutetaan henkilöstöä. Viestintä ei ole pelkästään viestin tai informaation välittämistä eteenpäin vaan se on myös vuorovaikutusta, ennakoimista, kohtaamista ja välittämistä. Viestinnän tehtävä on tiedottaa, selventää, tehdä asioita ymmärrettäväksi ja taustoittaa. Mikään yhteisö ei voi toimia tai olla olemassa ilman viestintää.

Vaikka nykyajan tekniikka mahdollistaa viestien ja tiedon kulkemisen reaaliaikaisesti ja muutenkin sujuvasti, on sisäisessä viestinnässä kuitenkin monin paikoin vielä paljon kehitettävää. Tekniikka voi toimia mutta kuka tekniikkaa käyttää? Ajatustenlukukoneita ei vielä valitettavasti ole keksitty, joten työyhteisöjen on silti muistettava huolehtia, että sisäistä viestintää hoitamaan tarvitaan myös ihan oikeita ihmisiä ja vieläpä niin, että kyseiset ihmiset tietävät itsekin työnkuvansa viestinnän osalta. Usein kuulostaa käyneen niin, että jaettavaksi tarkoitettu tieto jää vain niin sanotusti kellumaan ilmaan ja oletetaan, että kuuluisa ”joku” kyllä vie tiedon perille saakka.

Tekniikka voi toimia mutta kuka tekniikkaa käyttää? Photo by John Schnobrich on Unsplash

Mikäli työyhteisössä on tapahtumassa merkittäviä muutoksia, on sisäinen viestintä erityisen tärkeää, jotta vältytään esimerkiksi turhilta huhuilta ja juoruilulta. Muutosviestinnällä henkilökuntaa motivoidaan muutokseen ja autetaan ymmärtämään, miksi muutosta tarvitaan. Muutostilanteissa henkilöstölle tulee kertoa kaikki mitä voidaan ja kertoa myös se, jos ei tiedetä jotain tai ei voida tai saada kertoa kaikkea. Mikäli muutostilanteessa tulee hetkiä, jolloin mitään konkreettista ei tapahdu, ei viestintää tulisi unohtaa kokonaan silloinkaan, vaan muistuttaa henkilöstöä nykytilanteesta ja tulevista aikatauluista.

Oleellista ei ole jakaa kaikkea kaikille, vaan tiedon jakamisen ja saamisen hyödyllisyyttä ja tarpeellisuutta tulee puntaroida. Esimiesten ja johdon tulisi näkyä ja kuulua henkilöstön parissa, sillä henkilöstön keskinäinen viestintä on oivallinen kasvualusta erilaisille huhuille ja spekuloinnille. Jos henkilöstö ei saa haluamiaan vastauksia johdolta, se keksii niitä itse. Säännölliset kasvokkain tapahtuvat palaverit kannattaisi sisällyttää jokaisen työyhteisön arkeen. Viestinnän oikea ajoitus on tärkeää. Hyvin hoidetussa viestinnässä henkilöstölle tiedotetaan asioista ennen kuin organisaation ulkopuolelle tai ainakin viimeistään silloin. Huonoa viestintätapaa edustaa se, että henkilöstö lukee oman työyhteisönsä asioista esimerkiksi sanomalehdestä.

Jos henkilöstö ei saa haluamiaan vastauksia johdolta, se keksii niitä itse. Photo by Ben White on Unsplash

Viestinnän asiantuntija Marja Kurkela kirjoittaa Villivision artikkelissaan, että ”tieto kulkee vielä paljolti kahdella jalalla – ja vieläpä yksinään – paikasta toiseen”. Kurkela mainitsee myös digitalisaation, jota useimmilta työpaikoilta löytyy mutta esimerkiksi ”yhteisön uusien työntekijöiden on otettava haltuun monimutkaisia, henkilökemioihin liittyviä kahvipöytäkoreografioita intran syväsukellusharjoitusten lisäksi”. Kurkelan artikkelia pääset lukemaan tästä linkistä https://villivisio.fi/blogi/viestinnan-asiantuntija-kysyy-ja-kuuntelee-enemman-kuin-vastaa/

Kahvipöytäkoreografiat voivat aiheuttaa päänvaivaa. Photo by Akson on Unsplash

Tiedon kulusta tai kulkemattomuudesta kertoo esimerkiksi, se, että työpaikalla on kerrottu olevan vaikkapa sisäinen sähköinen kalenteri, johon kirjataan yhteiset merkittävät asiat tai palaverit mutta vanhempien työntekijöiden mukaan sitä ei kukaan kuitenkaan päivitä eikä siihen voi luottaa. Tässäkin törmäämme kuuluisaan henkilöön, nimeltä ”Joku”. Jonkun se pitäisi tehdä mutta en se ainakaan minä ole. Voiko olla, että huono viestintä johtuu pitkälti siitä, että ihmiset eivät tiedä omia roolejaan yrityksen sisällä ja usein ajattelevat, että riittää, että minä tiedän, kyllä muutkin varmaan tietävät. Luulo ei ole tiedon väärti.

Joku tietää mutta ei kerro… Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

Keskeisin ongelma lienee se, että tietoa saadaan joko liian paljon, liian vähän, tieto on väärää tai se on myöhässä. Lisäksi olisi erittäin tärkeää, että viestin lähettäjä pohtisi kohdeyleisöään ja oikeaa viestintäkeinoa. Esimerkiksi negatiivissävytteisiä viestejä ei tulisi lähettää sähköpostilla tai tekstiviestillä vaan ne tulisi kertoa aina henkilökohtaisesti, koska kirjoitettu viesti näyttää aina kylmemmältä ja persoonattomammalta kuin kasvotusten kerrottu viesti. Kaikkien tulisi muistaa, että henkilökohtaiset ihmissuhdeongelmat ja -kiistat eivät saa häiritä työhön kuuluvan viestinnän esteetöntä kulkua. Epämääräinen tai tulkinnanvarainen viestintä johtaa helposti viestien väärintulkitsemisiin tai vääristelemisiin. Siksi viestinnän tulisikin olla selkeää, yksiselitteistä, perusteltua ja viestit tulisi esittää vakuuttavasti. Tämä edellyttää sitä, että viestintää on suunniteltu tarpeeksi hyvin ja itse viestintätilanteeseen valmistaudutaan. Passiivisuus tiedon jakamisessa aiheuttaa herkästi ongelmia töiden sujuvuuden kannalta sekä vaikeuttaa työntekijöiden välisiä vuorovaikutustilanteita. Vanhan sanonnan mukaan tieto on valtaa. Myös tiedon välittämättä jättäminen on vallankäyttöä.

Vuorovaikutus on tärkeää. Photo by Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Negatiiviset asiat tulisi viestiä kasvokkain. Toisaalta myös ihan arkiset viestit voivat vastaanottajan lukemana vaikuttaa kylmiltä, vaikka se ei olisikaan ollut lähettäjän tarkoitus. Tästä päästäänkin siihen, voiko viestintää keventää esimerkiksi emojeilla.

Harkitse!

Jos vastaanottaja on oma läheinen työkaveri, voi hymyilevä emoji olla joissain tilanteessa paikallaan ja sallittua mutta yhtään vieraamman henkilön kanssa niistä kannattanee pidättäytyä. Emojit eivät anna asiantuntevaa ja asiallista kuvaa virallisissa viesteissä, vaikka niitä paljon näkyykin myös liikemaailman viestinvaihdossa. Suullisen viestinnän osalta muista, että hymy kuuluu puhelimessa, eli mikäli viestit niin, että vastaanottaja kuulee vain äänesi, voi pieni hymy olla paikallaan, vaikka vastaanottaja ei sitä näekään.

Harkitse missä ja miten käytät emojeita. Photo by Lidya Nada on Unsplash

Tekstiin on haettu ideoita seuraavista lähteistä:

Hagerlund, T. & Kaukopuro-Klemetti, H. 2013. Työyhteisö viestii, jotta olisi olemassa. Kunta-alan työyhteisöviestinnän opas. https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/tyoyhteiso_viestii_ebook.pdf.

Joki, M. 2018. Henkilöstöasiantuntijan käsikirja

Kurkela, M. 2019. Viestinnän asiantuntija kysyy ja kuuntelee enemmän kuin vastaa. https://villivisio.fi/blogi/viestinnan-asiantuntija-kysyy-ja-kuuntelee-enemman-kuin-vastaa/

Lehtinen, E. 2015. Älä sählää työpaikkasi viestinnässä! http://esalehtinen.blogijanne.fi/2015/05/19/ala-sahlaa-tyopaikkasi-viestinnassa/