Miten kaikki saadaan samaan veneeseen?

Miten kaikki saadaan samaan veneeseen? Photo by Marios Kefalas on Unsplash

Tällä kertaa syvennymme siihen, mitkä ovat konkreettisia toimia fuusiotilanteiden yhteydessä, jotta henkilökunta saadaan puhaltamaan yhteen hiileen ja tuntemaan, että he ovat kaikki samassa veneessä.

Fuusio haastaa koko työyhteisön, kerrotaan Valtion UusiKaiku-julkaisun blogissa. Usein yritysten yhdistymistilanteet johtuvat siitä, että halutaan saavuttaa säästöjä ja tehostaa toimintaa. Kun päätös yhdistymisestä on tehty, on erittäin tärkeää käyttää aikaa ja energiaa varsinaisen muutostilanteen valmisteluun ja viestintään, jotta puheet ja teot kohtaavat. Täytyy siis olla tiedossa, mitä ollaan tekemässä ja miksi siihen pyritään.

Henkilöstön tulisi saada tietää, miksi fuusioidutaan. Jos kyse on säästöistä, se kannattaa kertoa. Kannattaa myös tuoda esille, että muutoksella halutaan myös saada aikaan kunnianhimoisia uusia tavoitteita. Henkilöstölle kannattaa järjestää yhteisiä tiedotustilaisuuksia ja työpajoja, joissa heitä myös osallistetaan ja jokaisella halukkaalla on mahdollisuus saada äänensä kuuluviin. Muutoksista on hyvä raportoida kentälle viikoittain ja esimerkiksi yhteiseen intraan voi avata keskustelukanavan, jolloin jokainen voi sitä kautta tuoda mahdolliset huolensa esiin.

Säännöllinen raportointi pitää kaikki asianosaiset ajan tasalla. Photo by You X Ventures on Unsplash

Kun kaksi tai useampi yritystä yhdistetään, on selvää, että kaikilla toimijoilla on omia tapoja tehdä asioita. Muutoksen keskellä henkilöstöstä voi tuntua, että he haluavat pitää tiukasti kiinni siitä, miten meillä on aina tehty. Siksipä olisikin hyvä perustaa esimerkiksi työryhmiä, joissa on jäseniä kaikilta yhdistymiseen liittyviltä osa-alueilta. Keskusteluissa tuodaan ilmi mitä vahvuuksia milläkin yksillä on, mistä voitaisiin luopua ja mitä uutta toivotaan. Haaga-Helian ammattikorkeakoulun rehtori Teemu Kokko kertoo, että kun Haaga ja Helia yhdistettiin, syntyivät suurimmat keskustelut henkilökunnan kanssa loppujen lopuksi kaikkein pienimmistä asioista, kuten kahvin hinnasta uusissa kahviautomaateissa, parkkipaikkojen jakautumisesta ja joululahjakäytännöistä. ”Jos pienistä asioista syntyy suuri keskustelu, niin ehkä se tarkoittaa, että isompi visio on kunnossa”, Kokko miettii.

Uusiin toimintapoihin ja ihmisiin on osattava tutustua ja olla avoimin mielin. Photo by Onlineprinters on Unsplash

Hanna Boman toimii kehittäjänä Opetushallituksessa ja kertoo UusiKaiku-blogissa esimerkkinä, että fuusiotilanteessa projektiryhmät loivat ideapajoissaan ”Taivaaksi” nimetyn ideaalityöyhteisön ja vastapuolelle ”Helvetin”, suljetun ja hierarkkisen yhteisön karikkoineen. Mitä halutaan ja mitä ei missään nimessä haluta? Tällä keinolla on mahdollista löytää yhteinen kultainen keskitie.

Mitä halutaan ja mitä ei haluta? Photo by Mimi Thian on Unsplash

Muutoksessa pitäisi myös ottaa huomioon se, että isoja asioita ei voi ajaa sisään henkilöstölle yhdessä yössä. Ihmiset ovat erilaisia ja osa pystyy kääntymään kohti uutta suuntaa muutamassa tunnissa, kun taas toisilla samaan voi mennä kuukausia. Erilaisuuden vuoksi, on hyvä järjestää tiedottamista eri tavoin ja eri kanavien kautta. Toinen sisäistää asiat annettujen faktojen, toinen keskustelun ja pohdinnan kautta ja kolmas voi olla heti kuin kala vedessä. Viestintä myös useimmiten tehoaa paremmin, kun se tulee luottamusta herättävän, puolueettoman henkilön suusta. Tähänkin on olemassa yhdistymisiin erikoistuneita firmoja, joiden konsultointiapua voi olla hyvä hyödyntää. HRM-Partners on yksi tällainen toimija. Heihin pääset tutustuman tästä, https://www.hrmpartners.fi/

Kun fuusio on saatu pakettiin, ei voida välittömästä olettaa, että kaikki alkaa heti luistamaan. Toiminnan vakiinnuttamisessa voi kestää, jopa useita vuosia. ”Pakolla ei saada mitään aikaiseksi. Uusi kulttuuri syntyy, kun asiat alkavat toimia ja epävarmuus saa siirtyä”, kertoo Valtioneuvoston kehittämisneuvos Kari Laine. Pelisääntöjä ja yhteistä työkulttuuria viilataan ja virheistä opitaan. Vinkkejä kannattaa kysyä sellaisilta, jotka ovat jo aiemmin olleet mukana yhdistymisprosesseissa ja osaavat antaa kokemusperäisiä neuvoja. Aalto-yliopisto on kirjannut teoksessaan ”Opas onnistuneeseen fuusioon”, että menestyksekkään fuusion elinehdot ovat oikeudenmukaisuus, uhkien ja mahdollisuuksien kokemukset sekä ylimmän johdon luotettavuus.

Ryhmässä on voimaa. Photo by Mimi Thian on Unsplash

Kun yhdistyminen on siinä vaiheessa, että henkilöstö siirtyy saman katon alle, kannattaa toimitilojen suunnitteluun käyttää harkintaa. Toimitiloja voi mahdollisuuksien mukaan jakaa erilaisiin vyöhykkeisiin ja istuttaa henkilökuntaa ”sekaisin”, jotta yhteenkuuluvuutta saadaan voimistettua. Henkilöstölle voi olla myös mieleistä saada osallistua uusien toimintatapojen ja toimitilojen suunnitteluun. Yhteinen tervetulo-tilaisuus on mukava aloitus uudelle aikakaudelle.