Ulkoisella viestinnällä tarkoitetaan sellaista viestintää, joka on suunnattu yrityksen ulkopuolelle eri sidosryhmille. Yrityksen tuotteiden ja palveluiden hyväksymiseen, ostamiseen ja käyttämiseen vaikuttavat mielikuvat yrityksestä, joita ulkoisella viestinnällä luodaan. Ulkoinen viestintä kertoo yrityksestä kokonaisuudessaan ja pitää yhteyttä sidosryhmiin eri toimintaympäristöissä. Kun viestintä nähdään kokonaisvaltaisesti, voidaan siitä rakentaa vahva kilpailutekijä yritykselle. Yrityksen toiminta onkin jatkuvaa vuorovaikutusta ja paneutumalla viestintään, voidaan rakentaa kilpailukykyä, jota muiden on vaikea kopioida.
Ulkoisen viestinnän työkaluja. Photo by Bram Naus on Unsplash
Edellytyksenä kokonaisvaltaiseen viestintään on, että yrityksen koko henkilöstö johdosta aina jokaiseen yksittäiseen työntekijään asti ymmärtävät viestinnän merkityksen ja vaikutukset yrityksen mielikuviin ja toimintaan, joita siitä muodostuu. Viestintä vaikuttaa paljolti yrityksen kilpailukykyyn ja menestymiseen. Siksi voidaankin sanoa, että kaikin puolin toimivat vuorovaikutussuhteet ovat yrityksen aineetonta pääomaa.
Avointa viestintää ja tiedottamista henkilöstön välillä. Photo by Austin Distel on Unsplash
Viestintää on johdettava, suunniteltava, toteutettava ja seurattava samalla tavalla, kuin muitakin yrityksen toimintoja. Sitä on tarkasteltava yrityksessä kokonaisvaltaisesta näkökulmasta yhtenä strategisena voimavarana, jotta sitä voidaan käyttää yrityksen kilpailukyvyn yhtenä osa-alueena. Ulkoista viestintää on kaikki kohtaaminen ulkoisessa toimintaympäristössä, tapahtui se sitten henkilökohtaisesti, sähköisesti, digitaalisesti tai kirjallisesti.
Erilaisten mittarien hyödyntäminen ja seuraaminen yritystoiminnan eri osa-alueilla. Photo by Carlos Muza on Unsplash
Viestinnän tehtävänä on jakaa erilaista tietoa eri sidosryhmille yrityksestä ja sen tarjoamista tuotteista, palveluista ja yrityksessä tapahtuvista muutoksista. Viestinnän avulla tuodaan yritystä esiin, saavutetaan ja vahvistetaan tunnettavuutta ja kerrotaan toimintaan liittyvistä muutoksista.
Parhaimmillaan viestintä yhdistää, herättää luottamusta ja saa aikaan arvostusta. Pahimmillaan taas viestinnän laiminlyönti voi saada aikaan epäluuloja, epäluottamusta, tietämättömyyttä, aiheuttaa motivaation puutetta ja hankaloittaa yhteistyötä. Tämä voi aiheuttaa yritykselle turhia kustannuksia ja näin ollen tulla kalliiksi, mikäli resurssit kohdistuvat vääriin asioihin.
Vältetään turhia kustannuksia tehokkaalla ja oikein suunnatulla viestinnällä. Photo by Madison Kaminski on Unsplash
Viestinnän tehtävänä on yrityksen vuorovaikutussuhteiden luominen, ylläpitäminen, kehittäminen ja vahvistaminen eri sidosryhmien välillä. Jotta jokainen sidosryhmä saa yrityksestä niitä tietoja, joita se tarvitsee ja odottaa, on tärkeää kartoittaa ja analysoida sidosryhmät huolellisesti. Sidosryhmäanalyysin laiminlyöminen voi johtaa siihen tilanteeseen, että vain tietyt sidosryhmät tavoitetaan muiden jäädessä viestinnän ulkopuolelle.
Otetaan huomioon kaikki sidosryhmät viestinnässä. Photo by Kevin Butz on Unsplash
Viestintää toteutetaan mahdollisimman monilla eri välineillä huomioiden yrityksen eri sidosryhmät. Keskeisimpiä välineitä viestintään ovat yrityksen verkkosivut, sosiaalinen media, mainonta, sähköinen uutiskirje, sähköposti, julkiset kuulutukset, viralliset ilmoitukset, välitön viestintä ja asiakaspalvelu.
Photo by Melinda Gimpel on Unsplash
Lähteinä käytetty:
Isohookana, H. 2007. Yrityksen markkinointiviestintä.
https://verkkokirjahylly-almatalent-fi.ez.lapinamk.fi/teos/IAJBBXETEF#/kohta:2/piste:b425.
Viestinnän välineet
https://www.lappeenranta.fi/fi/Palvelut/Paatoksenteko-ja-talous/Viestinta/Viestintaohje/Viestinnan-valineet.