Havainnoinnilla työn kehittämiskohteita etsimässä

TYÖHYVE -hanke lähti käyntiin alkukesästä 2020 kuntien ja hanketiimin yhteistyökokouksilla. Syksyllä toteutettiin aloitusseminaari, johon osallistui kaikkien hankkeeseen osallistuvien kuntien (n=5) vanhustyön edustajia ja työyksiköiden (n=13) esimiehiä ja työtekijöitä. Seminaarissa kuultiin asiantuntija puheenvuorot eetikko Antti Kylliäiseltä (Työn hyveet) ja hankkeen eritysasiantuntijalta, Satu Elo (Ympäristön merkitys hyvinvointiin). Aloitusseminaari on kuunneltavissa hankkeen www-sivuilla.

Vuoden 2020 loppupuolella toteutettiin yksikkökohtaisen kehittämisprosessin suunnittelun pohjaksi työhyvinvoinnin ja toimintatapojen kartoitus. Alkutilanteen kartoituksessa selvitettiin hankkeeseen osallistuvien yksiköiden henkilöstön kokemuksia työn henkisestä ja fyysisestä kuormittavuudesta, työskentely- ja toimintatavoista, työn organisointiin ja johtamiseen sekä työympäristöön liittyvistä tekijöistä. Työntekijöiden osaamista kartoitettiin mm. työergonomian, työn eettisten periaatteiden, asiakkaan kohtaamisen, toimintakyvyn monialaisen arvioinnin, teknologian hyödyntämisen ja kuntoutumista tukevan työotteen toteuttamisessa. Lisäksi kartoitettiin työntekijöiden kokemuksia työviihtyvyydestä sekä ajatuksia liittyen alalla ja nykyisessä työssä pysymiseen (veto- ja pitovoima). Kartoitus toteutettiin sähköisellä kyselyllä ja sen tuloksista on tulossa erillinen blogikirjoitus myöhemmin.

Kyselyn lisäksi hankkeeseen osallistuvien yksiköiden välillä suunniteltiin toteutettavaksi ristiinhavainnointi, jonka tarkoituksena oli selvittää kyselyn teemojen toteutumista arkipäivän työskentelyssä. Hankkeen alussa työyksiköt olivat nimenneet henkilöstöstään 2-3 “agenttia” (n=26), joidenka ensisijaisena tehtävänä oli ristiinhavainnointien toteuttaminen eli vierailu ja työskentelyn havainnointi toisessa hankkeeseen osallistuvassa yksikössä. Havainnoinnin tavoitteena oli tuoda näkyväksi yksiköissä käytössä olevia hyviä ja toimivia työskentely- ja toimintamalleja ja jakaa olemassa olevaa osaamista yksiköiden välillä. Ristiinhavainnoinnin mahdollistavista käytänteistä sovittiin yhdessä hankkeeseen osallistuvien yksiköiden esimiesten ja agenttien kanssa. Havainnointityön pohjaksi hankkeen asiantuntijat laativat ohjeistuksen sekä havainnointimatriisin ja agenteille järjestettiin kaksi info-tilaisuutta havainnointien toteuttamisen ohjeistamiseksi.

Ristiinhavainnointien toteuttaminen käynnistyi 3.11.2020. Havainnoinnit jouduttiin kuitenkin keskeyttämään (10.11.2020) turvallisuussyistä koronatilanteen pahennuttua. Agentteja ohjeistettiin tuolloin toteuttamaan haastattelu havainnointimatriisin teemoja hyödyntäen puhelimitse tai Team-yhteydellä sovittuun havainnointiyksikköön. Samassa yhteydessä kahden yksikön agentit ilmaisivat halukkuutensa havainnoida oman työyksikön toimintaa, johon heille annettiin mahdollisuus. Havainnointien ja haastatteluiden jälkeen agenteille ja yksiköiden esimiehille järjestettiin Teamsissa palautetilaisuus, jossa kuultiin kokemuksia havainnoinneista. Havainnoinnit ja haastattelut olivat tuntuneet toteuttajistaan mielekkäiltä ja toiseen yksikköön tutustuminen oli antanut uusia toiminta-ajatuksia oman yksikön käytännön työhön vietäväksi. Tällaisia olivat esimerkiksi työaikojen porrastus, jossa työaikoja ja hoitajamäärä suunniteltiin asiakkaiden tarpeiden pohjalta. Myös työskentelyergonomian toteuttamisen ja apuvälineiden käytön merkitys, sekä oman fyysisen kunnon ylläpitämisen merkitys työssä jaksamisen ja työhyvinvoinnin kannalta oli noussut esille havainnointikäynneillä käydyissä keskusteluissa. Vierailukäynnillä käydyt keskustelut olivat tuoneet esille myös ajatuksia ikääntyneille mielekkäämmän ja virikkeellisemmän ympäristön rakentamisesta. Haastatteluiden ei kuitenkaan koettu olevan havainnointiin verrattavissa ja toivottiinkin, että havainnoinnit voitaisiin toteuttaa uudelleen myöhemmin hankkeen aikana.

Ristiinhavainnointi näyttäytyi hyvänä välineenä todentaa sitä, mitä arkityössä todella tapahtuu. Vierailu toisessa työyksiköissä toi havainnoijille näkyväksi mahdollisia uusia työskentelytapoja ja toimintamalleja, joita voisi toteuttaa myös omassa työyksikössä. Samalla se auttoi huomaamaan, että tietyt asiat ovat omassa työyksikössä jo hyvin. Ristiinhavainnointien toteuttaminen uudelleen myöhemmin hankkeen edetessä on paitsi agenttien, niin myös hankkeen toimijoiden tavoite.

Sari Arolaakso
TtM, TtT-opiskelija, projektipäällikkö
Lapin ammattikorkeakoulu

Anne Rautio
ft, KM, lehtori
Lapin ammattikorkeakoulu