eAHOT-hakemusten käsittely

eAHOTissa opiskelija voi hakea korvaavuuksia useammalla eri tavalla:

• yhden opintojakson korvaaminen yhdellä aikaisemmin suoritetulla opintojaksolla
• yhden opintojakson korvaaminen aikaisemmin suoritetuilla useammalla opintojaksolla
• useamman opintojakson korvaaminen yhdellä opintojaksolla
• opintokokonaisuuksien korvaaminen opintokokonaisuudella tai opintojaksoilla
• opintojen korvaaminen osaamisella
• lisäksi voidaan tehdä osittainen hyväksiluku

Ennen kuin eAHOT-hakemus tulee opettajan tai opintopäällikön käsittelyyn, hakemus on käynyt esitarkastettavana tiedekunnan tai kielikeskuksen eAHOT-käsittelijällä. Esitarkastuksessa tarkastetaan, että hakemus on täytetty oikein ja opiskelija on liittänyt tarvittavat liitteet.

Päätös hyväksiluvusta on tehtävä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa hakemuksen jättämisestä asianmukaisine liitteineen. Kesä–heinäkuussa jätettyihin hakemuksiin päätös tehdään pääsääntöisesti elokuun loppuun mennessä.

 

Hakemuksen valitseminen

Pääset hakemukselle Pepistä Opettajan työpöydältä Arviointi -> eAHOT -> eAHOT käsittely.

Avatessasi hyväksilukuhakemusten käsittelyikkunan, näet eri välilehdiltä kaikki käsittelyssäsi olevat hakemukset ja niiden tilan, käsitellyt hakemukset. Esiahothakemukset eivät ole käytössä. Aloita käsittely valitsemalla Toiminnot -> Käsittele

Toiminnot valikon kautta löytyvästä Näytä kaikki hakemukset -kohdasta näet kyseisen opiskelijan muut tehdyt ja käsittelyssä ovat hakemukset.

 

Hakemuksen käsittely

Tarkasta opiskeluoikeuden perustiedot. Tarvittaessa voit lisätä hakemukseen liitteitä. Lisäksi voit tarkastella opiskelijan aikaisempia hakemuksia.

Opiskeluoikeuden perustietojen alla lukee suorituspaikan nimi. Suorituspaikka-kohdassa voit tarkastella opiskelijan lisäämiä tietoja suorituspaikasta ja hakemuksen liitteitä. Avaa liite ja tarkasta hakemusta vastaavat tiedot hakemuksen käsittelyä varten.

”Merkityt opinnot” -kohdassa näet, mihin opintoihin liittyen opiskelija hakee hyväksilukua esittämällään liitteellä.

Korvaavuuden käsittely

Hakemuksen yksittäisen osan käsittely

Opinnot ja päätökset -otsikon alta löytyy kaikki opiskelijan hakemat hyväksiluvut. Jokaisen hakemuksen osan yläosassa näet hakemuksen tyypin (korvaavuus, sisällytys, vapautus) ja hakemuksen sen hetkisen käsittelijän.

Tarkista aiemmin suoritetun opinnon tai osaamisen tiedot. Aiemmin suoritetuissa opinnoissa voi tässä kohtaa olla useampia opintojaksoja, opintokokonaisuuksia tai osaamista korvaavuuden perusteena. Mikäli korvaavuuden perusteena on opintokokonaisuus, sen erottaa harmaasta otsikkopalkista. Opintokokonaisuuteen lisätyt lapsiopinnot eli opintokokonaisuuteen kuuluvat opintojaksot näkyvät opintokokonaisuuden lopussa.

Opiskelija voi hakea korvaavuutta yhteen tai useampaan opintojaksoon tai opintokokonaisuuteen. Kohdassa ”Opinnot, joihin hyväksilukua haetaan”, näet opinnon/opinnot, jota opiskelija hakee korvattavaksi.

Tiedekunnan ahot-käsittelijä on tarkastanut hakemuksen tiedot ennen sen siirtämistä opettajalle/vastuuhenkilölle. Mikäli kuitenkin huomaat hakemuksen tiedoissa korjattavaa, voit laittaa hakemuksen takaisin ahot-käsittelijälle tai palauttaa opiskelijalle täydennettäväksi. Käsittelijää voit vaihtaa Käsittelyketju/siirto toiselle -välilehdellä tai Palauta-välilehdellä valitsemalla Palauta edelliselle käsittelijälle (mikäli tässä on oikean henkilön tiedot) tai palauta opiskelijalle. Kirjoita viesti käsittelijälle ja klikkaa lopuksi Tallenna.

Kun hakemuksen tiedot ovat kunnossa ja aikaisemmin suoritetun opinnon/osaamisen osaamistavoitteet täyttävät hyväksiluvun perusteet, aloita käsittely siirtymällä Käsittele-välilehdelle. Tee hakemukseen päätös valitsemalla “Siirry suoraan päätöksentekoon”.

Valitse päätös valikosta. Kirjoita viesti opiskelijalle ja lisää opintopisteet, arviointi ja tallentaja. Huom! Ruotsin osalta arvosanaksi ei voi valikosta valita TT/HT. Valitse valikosta hyväksytty ja merkitse arvosana Viesti tallentajalle-kenttään. Tallentaja on se tiedekunnan ahot-käsittelijä, joka on esitarkastanut hakemuksen. Hän kirjaa päätöksen perusteella hyväksiluvun rekisteriin. Paina Tallenna ja lisää vielä päätöksen teon yhteydessä sopivat asiasanat. Asiasanojen perusteella opiskelijat ja käsittelijät voivat hakea haettujen hyväksilukujen tietoja hyväksilukupankista. Asiasanoja voit hakea haun kautta avautuvasta listauksesta. Jokaisessa päätöksessä tulee olla vähintään yksi asiasana. Päätökseen valittu asiasana näkyy mustana, esim. Mediakasvatus. Aiemmin käyttämäsi asiasanat näkyvät vaaleana ja voit aktivoida asiasanan klikkaamalla sitä. Valitse lopuksi “Tallenna asiasanat ja päätös”.

 

HUOM! Opintojakso voidaan korvata myös osittain. Tällöin päätöksentekovaiheessa opintojakson opintopistemäärä muutetaan vastaamaan korvattavaa laajuutta. Jos kyseessä on osittainen hyväksiluku, täydennettävästä suorituksesta tehdään Sopimuspankkiin sopimus. Sopimukseen kirjataan:

• Kuvaus sopimuksesta eli mitä opiskelijan tulee tehdä täydentävänä suorituksena
• Sopimuksen päättymispäivä (deadline), johon mennessä opiskelijan on tehtävä täydentävä suoritus
• Muut opettajat -kohtaan liitetään se opettaja, joka ottaa suorituksen vastaan (mikäli se on joku muu kuin päätöksentekijä)

Luo sopimus Sopimukset-välilehdellä ennen päätöksen tekoa. Kirjaa sopimukseen vaadittavat tiedot ja tallenna.

Sopimuksen tietoihin pääsee linkin kautta tai ylävalikon Opiskelijat-valikosta -> Sopimuspankki.

 

Hakemus hyväksytään vasta, kun opiskelija on suorittanut sopimuksessa määritellyn täydentävän suorituksen. Viesti tallentajalle-kenttään merkitään, kuinka monta opintopistettä korvataan ja kuinka monta opintopistettä opiskelija on suorittanut täydentävänä suorituksena. Tallentaja on se tiedekunnan ahot-käsittelijä, joka on esitarkastanut hakemuksen. Hän kirjaa päätöksen perusteella hyväksiluvun rekisteriin.

Mikäli opiskelija ei täytä sopimusta määräaikaan mennessä, tee hylkäävä päätös ja lähetä se tiedekunnan ahot-käsittelijälle.

Hakemuksen puoltaminen ennen päätöksentekoa

Hakemukselle voidaan tehdä ennen päätöstä myös puolto. Tätä voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, jos ennen päätöksentekoa on tarpeen saada toisenkin opettajan mielipide. Puolto voidaan tehdä hakemukselle, mikäli Käsittele-välilehdeltä ei ole siirrytty suoraan päätöksen tekoon. Tällöin puollon tekijän täytyy valita oikea vaihtoehto Toiminto-valikon kautta ja lisäksi lisätä päätöksentekijä. Kirjoita viesti päätöksentekijälle ja klikkaa Tallenna. Käsittely siirtyy tällöin päätöksentekijälle.

Mikäli hakemuksen käsittely vaatii puollon ennen päätöksen tekoa, tiedekunnan ahot-käsittelijä asettaa hakemukselle käsittelyketjun Käsittelyketju / siirto toiselle -välilehdellä. Käsittelyketjun ansiosta muiden käsittelijöiden ei tarvitse erikseen valita päätöksentekijää tai tallentajaa hakemukselle, vaan tiedot tulevat puoltoon ja päätöksentekoon automaattisesti käsittelyketjusta.

 

Sisällytys (koskee vain opintopäällikköjä)

Hakemuksen yksittäisen osan käsittely

Opinnot ja päätökset -otsikon alta löytyy kaikki opiskelijan hakemat hyväksiluvut. Jokaisen hakemuksen osan yläosassa näet hakemuksen tyypin (korvaavuus, sisällytys, vapautus) ja hakemuksen sen hetkisen käsittelijän.

Tarkista aiemmin suoritetun opinnon tai osaamisen tiedot. Sisällytyshakemuksella näet, mihin kohtaan HOPSilla opiskelija haluaisi opinnon sijoittaa.

Tiedekunnan ahot-käsittelijä on tarkastanut hakemuksen tiedot ennen sen siirtämistä opettajalle/vastuuhenkilölle. Mikäli kuitenkin huomaat hakemuksen tiedoissa korjattavaa, voit laittaa hakemuksen takaisin ahot-käsittelijälle. Käsittelijää voit vaihtaa Käsittelyketju/siirto toiselle -välilehdellä tai Palauta-välilehdellä valitsemalla Palauta edelliselle käsittelijälle (mikäli tässä on oikean henkilön tiedot). Tiedekunnan käsittelijä pyytää tarvittaessa opiskelijalta täydennyksiä tai korjauksia hakemukseen. Kirjoita viesti käsittelijälle ja klikkaa lopuksi Tallenna.

Kun hakemuksen tiedot ovat kunnossa ja aikaisemmin suoritetun opinnon osaamistavoitteet täyttävät hyväksiluvun perusteet, aloita käsittely siirtymällä Käsittele-välilehdelle.

Tee hakemukseen päätös valitsemalla “Siirry suoraan päätöksentekoon”. Valitse päätös valikosta. Kirjoita viesti opiskelijalle ja lisää opintopisteet, arviointi ja tallentaja. Tallentaja on se tiedekunnan ahot-käsittelijä, joka on esitarkastanut hakemuksen. Hän kirjaa päätöksen perusteella hyväksiluvun rekisteriin. Paina Tallenna ja lisää vielä päätöksen teon yhteydessä sopivat asiasanat. Asiasanojen perusteella opiskelijat ja käsittelijät voivat hakea haettujen hyväksilukujen tietoja hyväksilukupankista. Lisää hyväksilukupankista. Asiasanoja voit hakea haun kautta avautuvasta listauksesta. Jokaisessa päätöksessä tulee olla vähintään yksi asiasana. Päätökseen valittu asiasana näkyy mustana, esim. Mediakasvatus. Aiemmin käyttämäsi asiasanat näkyvät vaaleana ja voit aktivoida asiasanan klikkaamalla sitä. Valitse lopuksi “Tallenna asiasanat ja päätös”.

 

Vapautuksen käsittely

Opinnot ja päätökset -otsikon alta löytyy kaikki opiskelijan hakemat hyväksiluvut. Jokaisen hakemuksen osan yläosassa näet hakemuksen tyypin (korvaavuus, sisällytys, vapautus) ja hakemuksen sen hetkisen käsittelijän.

Tiedekunnan ahot-käsittelijä on tarkastanut hakemuksen tiedot ennen sen siirtämistä opettajalle/vastuuhenkilölle. Mikäli kuitenkin huomaat hakemuksen tiedoissa korjattavaa, voit laittaa hakemuksen takaisin ahot-käsittelijälle. Käsittelijää voit vaihtaa Käsittelyketju/siirto toiselle -välilehdellä tai Palauta-välilehdellä valitsemalla Palauta edelliselle käsittelijälle (mikäli tässä on oikean henkilön tiedot). Tiedekunnan käsittelijä pyytää tarvittaessa opiskelijalta täydennyksiä tai korjauksia hakemukseen. Kirjoita viesti käsittelijälle ja klikkaa lopuksi Tallenna.

Kun hakemukset tiedot ovat kunnossa, opintopäällikkö siirtyy tekemään puoltoa Käsittele-välilehdellä. HUOM! Puolto voidaan tehdä hakemukselle, mikäli Käsittele-välilehdeltä ei ole siirrytty suoraan päätöksen tekoon. Tiedekunnan ahot-käsittelijä on asettanut hakemukselle käsittelyketjun Käsittelyketju / siirto toiselle -välilehdellä. Käsittelyketjun ansiosta muiden käsittelijöiden ei tarvitse erikseen valita päätöksentekijää tai tallentajaa hakemukselle, vaan tiedot tulevat puoltoon ja päätöksentekoon automaattisesti käsittelyketjusta.

Opintopäällikkö tekee puollon valitsemalla Toiminto-valikosta joko “Puollan hyväksyttäväksi kokonaan” tai “Suosittelen hylkäämistä” ja kirjaa perustelut Viesti päätöksentekijälle -kenttään. Päätöksentekijä on aina tiedekunnan dekaani.

Dekaani tekee päätöksen hakemukseen Käsittele-välilehdellä. Valitse päätös valikosta ja kirjoita viesti opiskelijalle. Tallentaja on se tiedekunnan ahot-käsittelijä, joka on esitarkastanut hakemuksen. Hän kirjaa päätöksen perusteella vapautuksen rekisteriin. Paina Tallenna ja lisää vielä päätöksen teon yhteydessä sopivat asiasanat. Asiasanojen perusteella opiskelijat ja käsittelijät voivat hakea haettujen hyväksilukujen tietoja hyväksilukupankista. Lisää hyväksilukupankista. Asiasanoja voit hakea haun kautta avautuvasta listauksesta. Jokaisessa päätöksessä tulee olla vähintään yksi asiasana. Päätökseen valittu asiasana näkyy mustana, esim. Mediakasvatus. Aiemmin käyttämäsi asiasanat näkyvät vaaleana ja voit aktivoida asiasanan klikkaamalla sitä. Valitse lopuksi “Tallenna asiasanat ja päätös”.