Digitalisaatiosta vauhtia Lapin yritysten liiketoimintaan

Digiassari-hankkeen ensisijaisena tavoitteena on ollut lappilaisten korkeakoulutettujen työhakijoiden osaamisen kehittäminen. Työnhakijoiden päivitetyllä digiosaamisella parannetaan heidän työllistymisedellytyksiään, mutta samaan aikaan vahvistetaan myös alueen yritysten ja organisaatioiden toimintaa. Lappilaiset yritykset tarvitsevat osaavaa työvoimaa ja erityisesti juuri digitalisaation mahdollisuuksien ja digimarkkinoinnin hallitsevia asiantuntijoita. Tässä artikkelissa tarkastelemme lappilaisten yritysten nykytilannetta ja tulevaisuuden tarpeita liittyen digitalisaation hyödyntämiseen.

Lähtökohtaisesti yritysten kasvun edellytyksenä on tänä päivänä modernit digitaaliset ratkaisut. Toimialasta riippuen niiden tarve vaihtelee merkittävästi. On kuitenkin vaikea nimetä toimialaa tai sellaista yrityksen kokoluokkaa, jossa digitaalisilla ratkaisuilla ei voitaisi saavuttaa kustannustehokkuutta ja / tai kilpailuetuja.

Yrittäjän näkökulmasta tilanne on vähintäänkin haastava. Substanssiosaaminen omasta alasta ei enää riitä (esim. puukäsityö, kokki), vaan pk-sektorilla yrittäjän tulee olla asiantuntija ja rautainen osaaja monissa asioissa. Tämän päivän haaste on olla ”guru” monikanavaisessa markkinoinnissa, mainonnassa ja analytiikan käsittelyssä. Pitää omata visuaalista silmää ja hallita brändin rakentaminen niin livenä, perinteisessä mediassa kuin uusmediassa. Käytössä on x-määrä erilaisia toiminnanohjaus -ja/tai CRM -ohjelmistoja, taloushallintaan liittyviä sovelluksia ja kassajärjestelmiä sekä erilaisia, jatkuvasti uudistuvia maksupalveluja ja -tapoja. Ihmisenä tulee olla joustava ja ihmisläheinen muutosjohtaja, joka osaa kuitenkin tiedolla johtamisen salat. Yrittäjän osa ei ole helppo!

Digitalisaation nykytilanne yritysten arjessa

Digitalisaation hyödyntäminen eri yrityksissä on kirjavaa. Osalle jopa sähköpostin ja liitetiedostojen käyttö voi olla haastavaa eikä toiminnassa mitään sähköisiä työkaluja käytetä. Luonnollisestikin toinen ääripää on hyvin ajan hermoilla ja hyödyntää digitaalisia ratkaisuja niin sisäisissä prosesseissaan kuin myynnissä ja markkinoinnissa

Sähköiset yhteydenpitovälineet, taloushallinnon palvelut sekä sähköiset markkinointi- ja myyntikanavat lienevät yleisimmät digitaaliset työkalut yrityksen koosta ja toimialasta riippumatta. Teollisuuden saralla näitä ratkaisuja jo hyödynnetään kattavasti, mutta sieltäkin löytyy pienempiä toimijoita, joilla kehitettävää riittää. Yllättäviäkin toimintoja toteutetaan vaikkapa ruutupaperiratkaisuilla, vaikka sähköisiäkin vaihtoehtoja olisi tarjolla.

Kehittämistarpeet vaihtelevat

B2C puolella ja erityisesti mikro- ja pk-yrityksissä perinteisiä työkaluja ovat sähköposti ja isompien yritysten ostojärjestelmät. Sähköpostia käytetään kommunikointivälineenä ja somea yhteydenpidossa vähemmän. Sähköinen taloushallinto ei välttämättä toteudu samassa laajuudessa kuin isommissa yrityksissä. Edes yksinkertaista sähköistä kalenteria ei tyypillisesti käytetä toistuvien töiden muistuttamiseen, laskutuksen, asiakaskontaktoinnin, työn suunnittelun ja ajankäytön hallinnan työkaluna. Eniten tarvetta onkin kassajärjestelmien ja ajanvarausjärjestelmien hyödyntämiseen. Ajankohtaista on myös verkkokaupparatkaisujen selvittäminen ja tästä kokonaisuudesta aiheutuvien kustannusten kartoittaminen. Markkinoinnissa pienetkin yritykset osaavat hyödyntää nettisivuja ja sosiaalisen median kanavia, mutta yhtä aikaa on pieniä tuotannollisia yrityksiä, joissa nettisivuja ei välttämättä ole päivitetty sitten sivujen perustamisen jälkeen.

B2B puolella sähköinen laskutus on tätä päivää ja sähköisissä kanavissa esillä olo toimialalle sopivilla foorumeilla on uskottavuustekijä. Palvelualalla korostuu riittävä sähköinen näkyvyys sekä digitaaliset maksu- ja varauskanavat kuluttaja-asiakkaille.

Usein näissä pienissä yrityksissä pakko ajaa eri digikanaviin ja -ratkaisuihin ennemmin kuin tietoinen ja omaehtoinen kehittäminen ja digitalisaation edistäminen. Poikkeuksena näissäkin toki hyvin kehittämisorientoituneet yritykset, joissa digitalisaatiota kohti mennään määrätietoisesti.

Mitä suuremmaksi yrityksen toiminnot kasvavat, sitä enemmän tarvitaan selkeitä työkaluja hallintaan. Tuotannollisissa yrityksissä tarvitaan työkalua yhdistämään työntekijän työtuntien ja työkohteiden kerääminen, kaikesta tehdystä työstä kirjaaminen, työtuntien ja kestojen raportointi kussakin kohteessa, työnohjaus eli työntekijän ja työvuorojen sekä kohteiden suunnittelu ja aikatauluttaminen sekä jälkiseuranta, tarjoukset, laskutus ja myyntisaatavien hallinta. Erityisesti toiminnanohjausjärjestelmät ja asiakashallinnan, kuluvalvonnan ja työajanseurannan digitalisointi nousee merkittävimmiksi ja ovat tätä päivää. Taloushallinnon puolella digitaalinen taloushallinto on välttämättömyys hallinnollisen työmäärän vähentämiseksi, ajantasaisen tiedon saamiseksi ja kannattavuuden seuraamiseksi.

Matkailun toimialalla niin ohjelmapalveluissa kuin majoituksessa tyypillisimmät digitaaliset työkalut ovat omat verkkosivut ja niihin yhdistetty varausmoottori, joka integroituu useamman järjestelmän kanssa. Sähköposti, kalenteri, arvostelusivustot, some ja muut kommunikaatiovälineet, laskutus ja raportointi integroidaan yleensä tähän varausmoottoriin. Toiminnan laajentuessa ohjelmistojen integroitavuustarve voi kasvaa, mutta yleisesti käytössä olevat ohjelmistot skaalautuvat suureenkin liiketoimintaan, joten samanlaisia portaita matkailuyrityksissä ei ole kuin esimerkiksi tuotannollisissa yrityksissä. Matkailualalla toiminnan kasvu tarkoittaa yleensä digitaalisen myynnin ja markkinoinnin hyödyntämistä useammissa kanavissa, nettisivuston uudistamista ja hakukoneoptimointia sekä oman myynninedistämisen vahvistamista mm. hakukonemainonnalla ja somemainonnalla.

Viisi haastetta digitalisaation tiellä

Suurin haaste digitalisaation hyödyntämisessä lienee yrityksissä ajanpuute ja toisaalta osaajien ja osaamisen puute. Tiedolliset ja taidolliset valmiudet kehittää toimintaa uusilla digitaalisilla työkaluilla ovat usein heikot. Pelkästään digitaalisten palveluiden ja järjestelmien käyttöönotto ja kehittäminen voi viedä paljon aikaa ja ne vaativat tietynlaista ajattelukykyä, jotta investoinnista saadaan paras mahdollinen hyöty irti. Jos taas ollaan pelkästään valmiiden ohjelmisto- ja digitaalisten ratkaisujen varassa, pienikin puute ohjelmistossa tai palvelussa voi viedä hyödyt digitaalisen ratkaisun käytöstä, koska se ei palvele yritystä riittävällä tavalla.

Keskeistä on myös tietojen yhdistäminen eri järjestelmissä ja palveluissa toisiinsa. Kun eri toimintoihin on käytössä monta eri järjestelmää, jotka eivät keskustele keskenään, lisääntyy manuaalinen työ ja datan analysointi hankaloituu. Kokonaisuuden hallinnan näkökulmasta keskeistä on rajapintojen rakentaminen eri järjestelmien välille tai sellaisen ratkaisun löytäminen, mikä palvelee yhden järjestelmän kautta koko systeemiä. Tämä voi olla haasteellista ilman asiantuntijan apua ja asiaan erikoistunutta henkilöä yrityksessä. Toisaalta, monet digitaaliset palvelut ja työkalut myös muuttuvat jatkuvasti, ja mitä suurempi kokonaisuus on rakennettu, sitä enemmän yksittäiset muutokset teettävät työtä. Osaamisen ja järjestelmien hankkiminen, päivittäminen ja ylläpitäminen vaativat aikaa.

Digitaalisten palveluiden hyödyntäminen edellyttää myös investointeja ja taloudellisten näkökulmien huomioimista. Mihin digitaalisiin työkaluihin ja kanaviin kannattaa panostaa? Mitä voin odottaa ja laskea vastineeksi panostuksesta? Usealta yrittäjältä puuttuu kokonaiskäsitys siitä, paljonko prosessi voi tulla kustantamaan, mitä vaatimuksia palvelulle halutaan ja miten se oikeasti hyödyntää omaa yritystä.

Toisaalta digitalisaation hyödyntämättömyys on myös asenteissa ja ajatusmalleissa kiinni. Yrittäjät ovat oman kokemusmaailmansa vankeja ja luonnostaan halutaan pysyä tutussa ja turvallisessa. Uusia digitaalisia ratkaisuja ei tiedetä eikä niitä ei osata etsiä ja vertailla. Välttämättä ei ole edes motivaatiota käyttää aikaa ja rahaa ratkaisujen etsimiseen ja vertailuun. Tai yritystä ja kiinnostusta on voinut olla, mutta epäonnistuneiden valintojen ja kokeilujen jälkeen halukkuus etsiä uusia ja parempia ratkaisuja on hiipunut.

Yrityskehittäjän näkökulmasta suurimpia haasteita yrityskentällä ovat osaamistason suuri hajonta, radikaalit osaamisvajeet ja erityisesti se joukko, joka on joko jäänyt jo tovi sitten kehityksen kelkasta tai ei asenteellisesti ole valmis investoimaan digitaalisiin työvälineisiin ja osaamisen kehittämiseen.

Apua kehittämiseen ulkopuolelta – mistä?

Henkilöstön ja johdon osaamisvaje on keskeinen hidaste yritysten digitalisaation edistämisessä. Juuri, kun saavutat riittävän osaamisen ja hallinnan jostakin kokonaisuudesta, se päivittyy. Ohjelmisto muuttuu tai palveluita korvataan uusilla, jolloin oppimisen ja opettelun prosessi alkaa uudelleen. Se on aikaa vievää ja työlästä tietotyötä, joka kuormittaa yrityksiä ja yrittäjiä huomattavasti. Substanssiosaamisen sijaan fokus siirtyy erilaisiin digitaalisiin työkaluihin, jotka ovat osittain jopa yrityksen olemassa olon välttämätön pakko – jos et ole riittävän digi, et ole olemassa.

Yrityskenttä kaipaa kipeästi osaajia, jotka voivat substanssiosaamisen rinnalla edistää myös yritysten ja henkilöstön digivalmiuksia. Erityisesti korona nosti esiin sen, että mikroyritykset ja pienet pk-yritykset ovat takamatkalla digitalisaatiossa verrattuna vaikkapa julkisiin toimijoihin tai koulutussektoriin.

Koko ajan mennään myös siihen suuntaan, että yritykset tarvitsevat lisääntyvässä määrin ulkopuolista tukea pysyäkseen ajan tasalla digitaalisessa kehityksessä. Kun yritysten digiosaaminen on heikkoa, silloin myös osaaminen hankkia oikeanlaista apua ja tukea on heikkoa. Konkreettisia ja käytännönläheisiä ratkaisuja mikro- ja pk-yritysten digitalisaation edistämiseksi tarvitaan. Digiassari-valmennuksissa kerättyjen palautteiden mukaan yritysten tulevaisuuden tarpeet liittyvät somevaikuttamiseen, digimarkkinointiin ja palveluiden viemiseen verkkoon. Yrittäjien konkreettisena toiveena on löytää tekijöitä ja asiantuntijoita, jotka oppivat nopeasti ja tekevät tietokoneella asiat käden käänteessä.

Yrityksessä tarvitaan siis joku, joka ajattelee yrityksen puolesta, eikä vaan myy myyjällä myynnissä olevaa ratkaisua. Se voi olla yrityksen työntekijä tai ulkopuolelta hankittu osaaja. Digiassari-hankkeen ja digiassareiden rooli on juuri tässä – etsimässä yrityksille aidosti parasta ratkaisua yrityksen lähtökohdista käsin ja saattamassa vastuullisesti, luotettavasti ja aikaa antaen digitaalisten työkalujen käyttöön ottamiseksi liiketoiminnan edistämiseksi.

Tietoa valmennuksista

Digiassari-valmennus Lapin AMK (25 OP)

Digiassari on ilmainen digimarkkinoinnin verkkovalmennus Lapissa. Valmennus on monialainen ja soveltuva täydennyskoulutus minkä tahansa korkeakoulututkinnon suorittaneelle. Lue lisää valmennuksesta Lapin ammattikorkeakoulun sivustolta. >>

Digiassari -valmennus vuonna 2020

Digiassari -valmennus järjestettiin vuonna 2020 kaksi kertaa. Lue lisää vuoden 2020 valmennuksista. >>

Digiassari -valmennus vuonna 2019

Digiassari -valmennus käynnistyi vuonna 2019. Lue lisää vuoden 2019 valmennuksista. >>