Anu Harju-Myllyaho, YTM, tuntiopettaja, Kaupan ja kulttuurin osaamisala, Lapin ammattikorkeakoulu
Jenni Kemi, tradenomi (AMK), projektityöntekijä, Kaupan ja kulttuurin osaamisala, Lapin ammattikorkeakoulu
Mari Vähäkuopus, KTM, tuntiopettaja, Kaupan ja kulttuurin osaamisala, Lapin ammattikorkeakoulu
“It is a capital mistake to theorize before one has data. Insensibly, one begins to twist the facts to suit theories, instead of theories to suit facts.” – Sherlock Holmes
Yrityksen toimintaympäristö ja markkinat ovat jatkuvassa muutoksessa ja yrityksen mahdollisuus vaikuttaa muutoksiin tai ennakoida muutoksia ovat usein rajallisia. Myös Lapissa yritysten on kyettävä yhä vahvemmin tunnistamaan tulevaisuuteen vaikuttavia sekä globaaleja että paikallisia muutosvoimia. Lisäksi olisi suunniteltava yrityksen toimintaa ja tehtävä strategisia päätöksiä yrityksen sisäistä ja toimintaympäristöstä tuotettua informaatiota hyödyntäen.
Nykymaailma vaatii tuottamaan jatkuvasti uutta arvoa palveluihin ja tuotteisiin. Yritykset ovat etulinjassa tuottamassa tätä arvoa. Kaupallinen elinkaari voi olla Hobbesilaisittain ‘nasty, brutish and short’ (viheliäinen, raaka ja lyhyt), sillä kyse ei välttämättä ole enää uusien ominaisuuksien lisäämisestä tuotteeseen. Kokonaisia tuotekategorioita voi kadota yhdessä yössä. Teknologia kehittyy ja muovaa kokonaisvaltaisesti kokonaisia toimialoja. Tämä tekee useista menestyvistä yrityksistä haavoittuvia. Siksi yritysten on etsittävä innovaatioita uusista paikoista, löydettävä uusia kumppaneita, tehtävä rohkeita ratkaisuja ja uudistettava tapoja tehdä liiketoimintaa. (Crainer & Dearlove 2018, 7.)
Liiketoimintaan liittyvän datan analysoinnista on tullut välttämättömyys globaalissa kilpailussa mukana pysymiseksi. Toimialasta riippumatta, yrityksen kilpailukyvyn varmistaminen ja vahvistaminen edellyttävät data-analytiikan haltuun ottamista. Ennakoivaa data-analytiikkaa hyödyntävät yritykset kasvavat selvästi nopeammin kuin vertailuyritykset (Ernst & Young Global Limited & Forbes Insigh 2017, 7-8). Ennakointityö ja -menetelmät auttavat yrityksiä varautumaan ja tekemään päätöksiä, jotka ovat kestäviä ja kannattavia myös tulevaisuudessa.
Teknologian kehittyessä myös ennakointityökalut ja -menetelmät kehittyvät. Toimintaympäristön arviointiin, kilpailija- ja markkina-analyysiin sekä yrityksen oman toiminnan tarkasteluun on olemassa monia järjestelmiä ja työkaluja. Tarjonnan runsauden vuoksi on haastavaa tietää, mitkä työkalut ovat yrityksen kohtaamisen haasteiden kannalta ominaisuuksiltaan sopivimpia ja kannattavia. Erilaisia Big Data (BD) -aineistoja ja laadullisia ennakointimenetelmiä yhdistämällä ja hyödyntämällä pyritään löytämään tapoja ja malleja edistää sekä tukea alueen yritysten liiketoiminnan kasvattamisesta, kilpailukyvyssä sekä kokonaan uuden liiketoiminnan synnyttämisessä.
Datan käyttö on jo sinällään hyödyllistä: mitä enemmän tietoa yrityksillä on käytettävissä, sitä paremmin pystytään tunnistamaan kaavoja ja trendejä sekä luomaan tulevaisuuskuvia päätöksenteon tueksi. Tietoa voidaan käyttää sekä muutosten ennakoimiseen kuluttaja- ja käyttäjärajapinnoilla, että B2B:n tukena. Lisäksi tiedon avulla voidaan tehdä vastuullisempia ja kestävämpiä päätöksiä. Ennakointitoiminnan -perustui se määrälliseen dataan tai laadullisten työpajojen tuloksiin – tulisi olla taitekohta. Otetaan esimerkki: Yrityksessä on tehty tiedonkeruuta ja tilattu hintava trendiraportti. Näiden pohjalta pidetään strategiatyöpaja, jossa raportin tuloksia esitellään osallistujien nyökytellessä tyytyväisinä. Syystä tai toisesta tieto jää kuitenkin käytännössä hyödyntämättä. Miksi? Pelkkä tieto ei riitä, vaan tieto on pureskeltava käytännön toimenpiteiksi. Tässä kohtaa usein kyykkää, koska tiedon analysointi ja muuttaminen käytännön toiminnaksi ei onnistu.
Ennakointikokeiluista uudenlaisia ratkaisuja muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin
Ennakointia voidaan tehdä määrällisiä trendejä ja kaavoja tarkastelemalla, mutta mitä pidemmälle tulevaisuuteen tähyillään, sitä epävarmemmaksi ennusteet muodostuvat. Tämä on tuttua mm. sään ennustamisesta. Pitkän aikavälin ennusteet ovat yleensä enemmän tai vähemmän valistuneita arvauksia. Ennakoinnissa aikajänteet ovat kuitenkin usein pitkiä ja yritysten on kyettävä tekemään tänään päätöksiä, joilla on vaikutuksia pitkälle tulevaisuuteen. Trenditieto auttaa tässä.
Yksi tapa ennakoinnin työmenetelmä on tulevaisuustyöpaja, jossa pyritään kuvittelemaan erilaisia tulevaisuuksia ja luomaan polkuja nykyhetkestä parhaisiin mahdollisiin tulevaisuuksiin. Työpajoissa yhdistyvät luovuus, kriittinen ajattelu, oppiminen ja yhteistyö sekä voimaantuminen. (ks. Vidal 2005.) Samankaltaisin menetelmin voidaan auttaa myös toimialoja luomaan toivottuja tulevaisuuksia ja pohtimaan strategisia pitkän tähtäimen, että lyhyempiä arkipäivän päätöksiä, joilla näihin tulevaisuuksiin on mahdollista päästä (Ks. esim. Hiltunen 2013; Meristö & Kettunen 2011).
Toteutamme marras-helmikuun aikana ennakointityöpajoja, joiden tarkoituksena on nyrjäyttää olemassa olevia ajattelumalleja, haastaa totuttuja työ- ja analyysimenetelmiä ja löytää uusia ratkaisuja yrityksille muuttuvan toimintaympäristön haasteisiin vastaamiseksi. Lappilaisilla yrityksillä ja yritysverkostoilla on mahdollisuus hakea mukaan työpajoihin. Työpajat on tarkoitettu kaikille yritykselle, toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta avoimia. Erityisesti työpajat soveltuvat yrityksille, joilla on tarve luoda tai uudistaa strategiaansa, halu kasvaa tai laajentaa toimintaansa tunnistamalla perinteisiä toimintatapoja haastavia ja uusia avauksia. Työpajoissa kokeillaan ja testataan tapoja hyödyntää ennakointitietoa ja vahvistaa osaamista toimintaympäristöön liittyen uudella tavalla.
Konkreettisia kokeiluja tehdään muun muassa yhdistelemällä erilaisia laadullisia ennakointimenetelmiä, määrällistä dataa ja analytiikkaa. Kokeilujen parissa työskennellään yritysrypäskohtaisesti – yritykset kerääntyvät yhteiskehittämään samankaltaista haastetta tai ongelmaa yhdessä, kokeilemalla erilaisia tapoja hankkia, yhdistellä, jäsentää ja analysoida tietoa toimintaympäristöstä ja kilpailijoista hyödyntäen eri tietovarantoja sekä digitaalisia järjestelmiä, työkaluja ja menetelmiä. Tavoitteena on tuottaa parempaa ymmärrystä yrityksen toimintaympäristöstä, kilpailijoista, asiakkaista sekä organisaation omista sisäisistä prosesseista. Yritysryppäinä toteutettavat työpajat tarjoavat mahdollisuuden uusien liiketoimintamallien, toimialojen välisten toimintatapojen ja yhteistyömuotojen kokeilulle.
Ennakointikokeilut toteutetaan osana Etumatka – tiedolla tulosta -hanketta. Tavoitteena on tunnistaa ja luoda innovatiivisia keinoja skannata toimintaympäristöä sekä tuottaa tehokkaasti ennakointitietoa toimintaympäristöstä ja markkinoista. Hankkeessa tuotetaan tulevaisuustietoa Lapin yritysten ja organisaatioiden hyödynnettäväksi käyttäjälähtöisesti. Etumatka – tiedolla tulosta -hanke toteutetaan ajalla 1.8.2018-30.4.2019 Lapin liiton Alueelliset innovaatiot ja kokeilut (AIKO)-osarahoittamana.
Lähteet
Crainen, S. & Dearlove, D. (2018). Introduction. In Innovation@Work. What it takes to succeed with innovation. Wargrave: Thinkers50 Limited.
Ernst & Young Global Limited & Forbes Insight (2017). Data & advanced analytics. High stakes, high rewards. viitattu 11.9.2018. https://i.forbesimg.com/forbesinsights/ey_data_analytics_2017/EY_Data_Analytics_Report.pdf
Hiltunen, E. (2013). Foresight and innovation. How companies are coping with the future. Hampshire: Palgrave & Macmillan.
Meristö, t. & Kettunen, J. (2011). Seitsemän tarinaa ennovaatiosta – Rohkea uudistaa ennakoiden. Teknologiateollisuus.
Vidal, R. (2005). The Future Workshop: Democratic problem solving. Informatics and Mathematical Modelling, Technical University of Denmark, DTU. Haettu 12.9.2018 osoitteesta http://www2.imm.dtu.dk/pubdb/views/edoc_download.php/4095/pdf/imm4095.pdf
Asiasanat: ennakointi, kokeilut, big data