Hallinnon avoimuus Lapin ammattikorkeakoulussa

Aino Piirainen, asiantuntija, LUC-palvelut, Lapin yliopisto (Lapin ammattikorkeakoulu)

Tämä artikkeli edustaa SDG-tavoitetta 16: Rauha, oikeudenmukaisuus ja hyvä hallinto

Johdanto

Oletko kuullut koskaan avoimesta hallinnosta ja miettinyt, voisiko se koskea myös korkeakoulun henkilöstöä ja liittyykö hallinnon avoimuus sinun tehtäviisi? Vastaus on varmasti kyllä, jos työssäsi on paljon hallinnollista tehtävää tai jos olet esimerkiksi jonkin päätöksentekoprosessin osallistuja tai päätettävä asia kohdistuu sinuun.

Hallinnon avoimuus tarkoittaa sitä, että kansalainen (henkilö, yritys, yhteisö) saa tietoa viranomaistoiminnasta, voi osallistua ja vaikuttaa vireillä olevan asian käsittelyyn ajoissa, tulee asiassa kuulluksi ja kansalainen ymmärtää, mistä viranomaisen asiassa on kyse. On siis hyvä muistaa ja tiedostaa, että korkeakouluissakin on viranomaistehtäviä (esim. opetus sekä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta), joita hallinnon avoimuus ohjaa. Hyvä ja avoin hallinto luo luottamusta ja hyvää vuorovaikutusta yhteiskunnassa, mikä korostuu entisestään poikkeusolojen aikana. Kansalaisien osallistamisella voidaan parantaa hallinnon tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Avoimen hallinnon kehittäminen olisi hyvä olla aina julkishallinnon organisaation kehittämistehtävä.

Suomen julkista hallintoa ohjaa valtiovarainministeriön Avoin hallinto strategia 2030 (VM, Avoinhallinto.fi, 26.9.2024) ja sen toimeenpanon tueksi laadittu Avoin hallinto -toimenpideohjelma nro 5 vuosille 2023–2027 (VM, Avoinhallinto.fi, 26.9.2024), jotka koskettavat myös suomalaisia korkeakouluja. Strategiaan sisältyy hallinnon julkisuus, ymmärrettävyys, luottamus, osallisuus, avoin toiminta, hallinto mahdollistajana, avoin data ja viestintä. Tässä tekstissä keskityn ymmärrettävyyden ja julkisuuden teemaan hallinnossa asianhallinnan näkökulmasta. Tarkoituksenani on herättää sinua ajattelemaan, miten voisit osaltasi edistää omassa työssäsi avointa ja hyvää hallintoa.

Miksi päätöksenteon ja hallinnon tulisi olla avointa ja julkista?

Suomalaista julkishallintoa ja päätöksentekoa ohjaavat Suomen perustuslaki, julkisuuslaki, hallintolaki ja kuntalaki, joista kolme ensimmäistä ovat keskeisiä korkeakoulujen hallinnon kannalta. Näistä laeista Suomen perustuslaki korostaa kansalaisien oikeutta osallistua ja vaikuttaa yhteiskunnan kehittämiseen. (Suomen perustuslaki 1999/731 § 2). Viranomaisien tehtävänä on ”edistää yksilön mahdollisuuksia osallistua yhteiskunnalliseen toimintaan ja vaikuttaa häntä itseään koskevaan päätöksentekoon.” (Suomen perustuslaki 1999/731 § 2). Julkisuuslaki (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 1999/621) puolestaan mahdollistaa kansalaisien ja median tiedonsaantioikeuden viranomaisen julkisiin asiakirjoihin.

Hallintolaki korostaa kansalaisien osallistamista ja mahdollisuutta vaikuttaa päätöksentekoon asioissa, joilla on laajempia vaikutuksia. Yksittäinen kansalainenkin voi vaikuttaa lakien valmisteluun ottamalla kantaa lausuntopyyntöihin Lausuntopalvelu.fi:ssä. Myös Lapin ammattikorkeakoulu käyttää tätä osallistumismahdollisuutta ottaessaan kantaa esimerkiksi valmisteilla olevaan, korkeakouluja koskettavaan, lainsäädäntöön. Hallintolaki myös velvoittaa viranomaisia noudattamaan hyvää tiedonhallintatapaa toiminnassaan ja mahdollistamaan kansalaisien tosiasiallisia mahdollisuuksia valvoa etuuksiaan, oikeuksiaan ja julkisten varojen käyttöä.

Hyvä ja avoin hallinto Lapin AMKin arvoina

Lapin ammattikorkeakoulussa vastuullisuus pohjautuu arvoihin , (Lapin AMK 2024), jotka ovat luottamus, ennakkoluulottomuus ja yhteisöllisyys. Lapin AMK on julkaissut henkilöstölleen sisäiseen käyttöön tarkoitetun vastuullisuusohjelman ”Kiikarissa kestävä tulevaisuus, Lapin ammattikorkeakoulun vastuullisuusohjelma 2030”. Vastuullisuusohjelman toimintasuunnitelma vuodelle 2024 sisältää viisi osa-aluetta:

Ratkaisuja kestävyyshaasteisiin
Vaikuttavuus, aluekehitys ja yhteistyö
Osaava, hyvinvoiva ja monimuotoinen korkeakouluyhteisö
Kestävät kampukset ja matkustaminen
Hyvä hallinto ja kestävä talous.

Osa-alueen 5, ”Hyvä hallinto ja kestävä talous” toimintasuunnitelma keskittyy tänä vuonna johtamiseen, toiminnan ja talouden ohjaukseen. Käytännön tasolla mm. hankintojen kestävä kehitys, tiedonkeruu ja raportointi on nostettu yhdeksi kohteeksi. Hankinnat ovatkin oiva kohde nostaa esille avoimen ja hyvän hallinnon teemastakin. Julkiset hankinnat ovat julkisen vallan ja rahan käyttöä, ja kansalaisien sekä median on voitava sitä myös seurata ja valvoa. Hankintojen avoimuuden lisäämiseksi Hansel Oy, julkishallinnon yhteishankintayksikkö, on avannut verkkoon avoimen Tutki hankintoja -palvelun osoitteessa tutkijahankintoja.fi-palvelu (27.9.2024).

Kansalaisen näkökulmasta avoin hallinto tarkoittaa myös asiankäsittelyprosessin läpinäkyvyyttä. Asiankäsittelyn (sisältää vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku) läpinäkyvyys tulee voida todistaa kansalaiselle tai muille asianosaisille. Käytännössä läpinäkyvyys ja avoimuus toteutuu siten, että asiasta rekisteröidään kaikki asiaan kuuluvat toimenpiteet (esim. kirjeenvaihto, muu yhteydenpito kansalaisen ja korkeakoulun välillä) ja asiakirjat asiarekisteriin. Asiarekisteri on yleisimmin jokin asianhallintapalvelu tai asianhallinnan järjestelmä. Kun asiankäsittely on näin toteutettu, on hallinnosta, esim. kirjaamosta, asianhallinta- tai asiakirjapalveluista, helppo vastata pyydettäessä esim. siihen, miten kansalaisen asiankäsittely korkeakoulussa etenee.

Lapin ammattikorkeakoulussa esim. julkisien hankintojen asiankäsittelyprosessia voidaan sisäisesti seurata asianhallintapalvelussa (asianhallintajärjestelmä). Tämä mahdollistaa nykyisellään melko hyvin tietopyyntöihin vastaamisen, kun joku kansalainen haluaisi nähtäväkseen julkisia hankinta-asiakirjoja. Asiarekisterin avulla tietojen selvittäminen on huomattavasti nopeampaa ja kustannustehokkaampaa verrattuna tilanteeseen, missä olimme vielä muutamia vuosia sitten. Kukapa enää haluaisi palata aikaan, jolloin yhden henkilön työaika saattoi kulua siihen, että hän etsi yhden hankinnan asiakirjoja päivä- tai viikkokausia. Ja haun tuloksena hän sai selville edes, kuka hankinnan oli tehnyt – aina ei sitäkään. Uskallan näin väittää, että asiarekisterillä ja asianhallinnanjärjestelmässä on myös hallinnon läpinäkyvyyden kannalta merkittävä rooli.

Miten turvaan kansalaisien oikeuden tiedonsaantiin?

Tiedonsaantioikeus tulee siis aina turvata kansalaisille julkisien asioiden ja asiakirjojen käsittelyssä. Kansalaisella (esim. opiskelija, työntekijä), jonka asia on vireillä korkeakoulussa, on suurempi oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta ja salassa pidettävästä asiakirjasta (asianosaisjulkisuus) omassa asiassaan kuin muilla. Taas medialla on suurempi tiedonsaantioikeus kuin kansalaisilla yleensä, ja tässä taustalla on julkisen vallan valvonta.

Kun kansalainen pyytää korkeakoulun hallussa olevaa tai laatimaa asiakirjaa, pyyntö käsitellään melkein aina tietopyyntöinä (ks. asiakirjajulkisuuskuvaus ylempänä). Kansalaisien tiedonsaantia ja tietopyyntöjen tekemistä on Lapin korkeakouluissakin edistetty julkaisemalla asiakirjajulkisuuskuvaus verkkosivuillamme. (Lapin AMK asiakirjajulkisuuskuvaus, 26.9.2024 ja Lapin yliopisto asiakirjajulkisuuskuvaus 26.9.2024).

Tietopyyntöön vastaa korkeakoulussa henkilö, jonka tehtäviin ao. tiedon käsittely kuuluu. Aina näin ei kuitenkaan ole mahdollista ja tietopyyntöön joutuu vastaamaan muu kuin alun perin asiaa käsitellyt työntekijä, esihenkilö tai muu henkilö. Silloin korostuu asian alkuperäisien asiakirjojen ns. metatiedot, jotka ohjaavat tiedon elinkaarta asiakirjan laatimisesta arkistointiin tai hävittämiseen asti.

Kun laadit asiakirjaa, kiinnitä tarkkaan erityistä huomiota kolmeen metatietoon

onko asiakirja sisältönsä perusteella julkinen (julkisuuslaki 1999/621 § 24.1)
sisältääkö asiakirja henkilötietoja tai ehkä erityisiä henkilötietoryhmiä
asiakirjan todellinen laatimispäivämäärä.

Miten kansalainen ymmärtää hallinnon tekstejä ja löytääkö hän hakemansa palvelun?

Ymmärrettävyys avoimen hallinnon strategiassa tarkoittaa sitä, että kaikki julkisen hallinnon tekstit, palvelut ja uudistukset ovat selkeitä ja ymmärrettäviä. Olet saattanut törmätä tähän asiaan tänä vuonna erityisesti, kun julkisella sektorilla on nimetty uusia palvelurakennuksia, joiden nimet eivät kerro kansalaisille selkeästi, mitä palvelua ao. rakennuksessa on saatavilla. Hyvä esimerkki palveluiden nimeämisestä on esim. ”N korkeakoulu”, ”Opiskelijapalvelut” (oppilaitoksissa), jotka ohjaavat selkeällä suomen kielellä kohderyhmää löytämään tarvitsemansa palvelun oikeasta paikasta. ”Julkisen hallinnon palvelut ja toiminta täytyy kuvata ihmisille ymmärrettävässä muodossa, jotta luottamus yhteiskunnan toimintaan säilyy.” (Valtiovarainministeriö, Avoin hallinto strategia 2030).

Ymmärrettävyyttä voidaan lisätä hallinnon tehtävissä ja erityisesti päätöksenteossa, kun huomioidaan selkeän tai selkokielen ja hyvän kielen vaatimus asioiden ja asiakirjojen valmistelussa. Aina se vaan ei ole helppoa meille ihmisille. Me usein unohdamme arjen kiireessä sen, kenelle me olemme asiakirjaa laatimassa ja millaisin valmiuksin vastaanottaja ymmärtää asiakirjassa käytettyä kieltä. On niin helppoa puhua ja kirjoittaa arjen kiireessä itselleen tutuin sanoin ja korkeakouluyhteisössä käytetyllä kielellä, mikä on toki täysin inhimillistä.

Selkeän asiointikielen ja selkokielen osaamisen tason nostaminen hallinnossa voisi olla yksi tavoite korkeakouluissakin kehittää avointa hallintoa, sillä velvoite ”Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.” tulee hallintolaista (hallintolaki, 2003/434, § 9). Tähän asiaan on Lapin ammattikorkeakoulun opiskelija-asioissa kiinnitetty huomiota tänä syksynä esim. sinuttelemalla hallintopäätöksen asianosaisia asiakirjoissa ja selkeyttämällä päätöstekstejä. Onhan opiskelijan helpompaa ymmärtää saamansa asiakirjan sisältö, jos siinä lukee ”Sinulle on myönnetty…” kuin jos asiakirjassa lukisi ”Päätetään järjestelyistä”. Selkeällä tekstillä voidaan tässäkin tapauksessa vähentää häiriökysyntää.

Suomessa selkokielen tarve kasvaa koko ajan. Selkokeskus on arvioinut, että Suomessa on liki 750 000 kansalaista, jotka tarvitsevat selkokieltä arjessa selviämiseen. (Selkokeskus 27.9.2024)

Millainen on ymmärrettävä ja hyvä asiakirja?

Jokainen meistä on saanut elämänsä aikana useita viranomaiselta saapuneita asiakirjoja, esim. päätöksen myönnetystä etuudesta. Oletko aina ymmärtänyt, miten sinun tuli toimia, kun sait asiakirjan vai heräsikö sinulle asiassa paljon kysymyksiä, joihin et löytänyt asiakirjasta vastausta? Löysitkö asiakirjasta yhteystiedot henkilölle tai palveluun, josta voisit kysyä lisätietoja, jotta voisit toimia sinulle tulleen asiakirjatiedon pohjalta? Saitko asiakirjan riittävän ajoissa, jotta ehdit toimia annetun tehtävän mukaisesti määräajassa?

Näitä asioita on hyvä pohtia silloin, kun laadit omassa työssäsi asiakirjaa jollekin kansalaiselle, esimerkiksi korkeakoulun työntekijöille tai opiskelijoille. Joskus kannattaisi myös pysähtyä miettimään, miksi tämä asiakirja on niin tärkeä. Tässä pohdinnassa voisi auttaa, jos kysyt itseltäsi esim.: ”Odotanko asiakirjan vastaanottajalta jotain toimia sen pohjalta?”

Kansalainen ei osaa, eikä voi toimia toivomallamme tavalla, ellei hän ymmärrä asiaa tai asiakirjan sisältöä. Kyse on näin myös kansalaisen oikeusturvan toteutumisesta ja siitä, voiko kansalainen luottaa korkeakoulun päätöksentekoon, jos hänellä vaikka ei olisi ollutkaan tosiasiallista mahdollisuutta hakea oikaisua virheelliseen ratkaisuun asiassaan.

On siis aika paljolti asiakirjan laatijan ja asiankäsittelijän vastuulla, että esimerkiksi opiskelija saadessaan meiltä itseään koskevan päätöksen, ymmärtää, mitä päätös hänelle tarkoittaa ja hän myös saisi selkeät ohjeet mahdollista oikaisuvaatimuksen laatimista varten.

Hyvän asiakirjan sisältö on sellainen, että lukija (ajasta, paikasta ja tavasta) riippumatta saa siitä sen tiedon, mitä hänen tuleekin saada. Annan tässä lyhyen, muistilistan sinulle, mitä hyvän asiakirjan tulisi sisältää:

asiakirjan laatijan nimi
vastaanottajan nimi (kenelle laadittu)
laatimispäivämäärä
asian yksilöivä tunnus (yleensä asianumero, jolla asiakirja on yhteydessä käsiteltävään asiaan asianhallinnan järjestelmässä).

Hyvä asiakirja syntyy, jos muistat:

käyttää asiakirjassa valmiita tyylimuotoiluja (otsikko, leipäteksti, kappale)
tarkistaa asiakirjan helppokäyttöisyyden eli saavutettavuuden
mainita asiakirjan lopussa liitteet ja nimetä ne hyvin esim. ”Liite 1, hankintaoikaisuohje”, ”Liite 2, sopimusmalli”
lisätä asiakirjan loppuun tiedoksianto- ja jakeluotsikon, ja kenelle asiakirja on annettu tiedoksi tai jaettu sähköisesti
lisätä yhteystiedot, mistä ja keneltä vastaanottaja saa asiassa lisätietoja
laittaa allekirjoituksen ja allekirjoittajan tiedot (asema organisaatiossa ja organisaation virallinen nimi).

Kun asiakirjasta löytyvät yllä mainitut tiedot ja ne on aseteltu asiakirjaan siten kuin kansalaiset ovat yleisesti tottuneet asiakirjaa lukemaan, tiedonsaanti helpottuu ja nopeutuu huomattavasti. Asiakirjan silmäiltävyys korostuu tässä ajassa valtavasti, kun ihminen ei enää halua käyttää lukemiseen paljon aikaa ja meillä kaikilla on arjessa kiireellisimpiäkin asioita kuin tutkia epäselvää asiakirjaa ja yrittää ymmärtää, mitä se pitää sisällään. Tämä kaikki koskee myös verkkoon tuotettuja asiakirjoja.

Suomeen on saatu kesän 2024 aikana uusi SFS Asiakirjan asettelu ja metatiedot -standardi (SFS Suomen Standardit -verkkokauppa), joka helpottaa hyvän asiakirjan laatimisessa. Standardissa on huomioitu tämän päivän vaatimukset digitaalisille asiakirjoille ja asiakirjojen elinkaari. Edellisestä standardista ehtikin kulua 17 vuotta. Standardin yhtenä laatijana suosittelen sen käyttöönottoa korkeakouluissakin lämpimästi!

Toivon, että artikkelistani sinulle jäisi mieleen ennen kaikkea se ajatus, että avoin hallinto on käytännön tekoja joka päivä. On tärkeää pitää mielessä, kenelle ja keitä varten teemme asioita ja annamme kansalaisille (henkilöstö, opiskelijat, muut asiakkaat ja sidosryhmät, viranomaiset) mahdollisuuden ymmärtää tekstejämme sekä tulla ymmärretyksi ja mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa toimintaamme – myös hallintoon.