Huonoja kokouksia? Fasilitointi auttaa!

Elävän Lapin projektiporukkaa osallistui viime viikolla Grape People -yrityksen järjestämään fasilitointivalmennukseen Rovaniemellä. Koulutus oli mainio, opimme uutta ja jäsensimme vanhaa. Innokkaimmat osallistujat olivat jo ennen valmennusta katsoneet videonpätkän siitä, mitä fasilitointi on.

Fasilitointi liittyy oleellisesti osallistamiseen ja ryhmätyöskentelyyn. Fasilitaattorin rooli on toimia kokouksissa ja työpajoissa moderaattorina, jolla enemmän tietoa prosessista kuin sisällöstä. Fasilitaattori on neutraali henkilö, joka varmistaa ryhmän jäsenten osallistamisen tarvittavaan asiaan, esimerkiksi ideoiden luomiseen, päätösten hyväksymiseen ja jatkotoimenpiteisiin sitoutumiseen. Fasilitointi on asenne: ”Minä en kerro, vaan kysyn”.

Kokouksen aloittamisella on merkitystä. Valmennuksen upea vetäjä Piritta Kantojärvi kertoi osallistavan työpajan aloittamisen kolmesta tärkeästä vaiheesta: tutustuminen, virittäytyminen ja fokusointi. Tutustumisen tarkoituksena on muodostaa kokoukseen tai työpajaan turvallinen ilmapiiri, virittäytymisen tehtävä on luoda läsnäoloa ja fokusoinnin aikana vastataan kysymykseen miksi olemme täällä. Jos aloituksen aikana toteutettava menetelmä ei auta mihinkään näistä kolmesta osa-alueesta, ei sitä kannattaisi käyttää.

Ideointimenetelmien testaaminen sai porukan syttymään. Tyypillisesti ideat syntyvät ihmisen mielessä kolmessa vaiheessa. Piritta sanoi, että ideointikyky on kuin viinipullo, kun pullon aukaisee ensin tulevat ulos muistinvaraiset ideat, sitten logiikkaan liittyvät ja vasta viimeisenä luovat ideat. Pullo on jokaisen ihmisen omassa mielessä, se mikä on toiselle radikaali idea, ei ole sitä välttämättä toiselle. Muistia voidaan ”tyhjentää” ennen ideoinnin alkamista, jotta vanhat ja tutut ideat voidaan käsitellä, mutta sitten unohtaa hetkeksi ja näin antaa tilaa luovien ideoiden syntymiselle. On myös muistettava ideoiden kommunikointi niin, että ryhmän jäsenet kuulevat ja ymmärtävät kaikki syntyneet ideat, ennen kuin niitä arvioidaan.

Koulutuksen aikana käytiin paljon tärkeitä asioita läpi, mutta tulevaisuudessa on varmasti olennaista välttää ainakin nämä sudenkuopat:

1.       Kokouksen tai työpajan aihe katoaa tai se ei ole esillä

2.       Fasilitaattori ei pysy roolissaan

3.       Divergenssivaihe eli ideointi ja konvergenssivaihe eli arviointi eivät ole tasapainossa

4.       Liian monimutkainen prosessi

5.       Joustamattomuus tilanteiden muuttuessa

Lopuksi haluan vielä jakaa kanssanne Pirittan kertoman käytännön vinkin liittyen post-it-lappuihin. Kun post-it-lapun vetää irti pakan sivulta eikä liimapinnan vastakkaiselta reunalta, pysyy se paremmin alustassaan kiinni ja ideoinnin lopputulos on helpompi dokumentoida esimerkiksi valokuvaamalla, koska post-it-lappu on tasaisesti alustan pintaa vasten niin, ettei sen alla ole varjoa.

Essi Kuure

Kirjoittaja työskentelee Lapin yliopiston taiteiden tiedekunnassa ja toimii Elävä Lappi – hankkeessa palvelumuotoilun ja yhteiskehittämisen asiantuntijana.

This entry was posted in Living Lab, Työpajat and tagged , . Bookmark the permalink.

1 Response to Huonoja kokouksia? Fasilitointi auttaa!

  1. Pingback: Yhteinen ymmärrys, kieli, sävel… – you name it! | Elävä Lappi – Living Lab

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.