Kansainvälinen silta innovaatiotyöhön etäyhteyksin – case Creative Steps 2.0

Anitra Arkko-Saukkonen, TaM, lehtori, Kauppa- ja kulttuuri, Lapin ammattikorkeakoulu

Lataa PDF-tiedosto

Yhteisöllistä työskentelyä Creative Steps 2.0 mallissa

Hyppäsimme aivan uudenlaiselle riippusillalle kehittäessämme Creative Steps 2.0 mallia innovointityöskentelyyn, jossa erityisesti etätyöskentelylle rakennettiin vahva rooli toteutuksen tukemiseen. Silta rakennettiin etäyhteyksien kautta, joka kuroi eri maiden väliset etäisyydet umpeen yhteiseen toiminnantilaan verkkotyöskentelyalustoja hyödyntämällä. Tavoitteena oli kohtauttaa kansainvälisiä luovan alan yrityksiä, muodostaa heistä yrityspareja, joille kehitetään uusia yhteisiä tuote- ja palveluideoita opiskelijatiimien voimin. Se luonnollisesti haastaa etsimään työskentelyn tueksi yhteisöllisyyden mahdollistavia käyttökelpoisia verkkotyökaluja.

Creative Steps 2.0 on kansainvälisten yritysten kohtauttamisen ja innovaatiotyöskentelyn areena, joka realisoituu työpajana. Opiskelijoista muodostetut monialaiset ryhmät (creative team) tekevät aktiivista kehittämistyötä strukturoidun 10+1 askeleen menetelmän kautta yrityspareille. Yhteinen työskentely mahdollistaa verkostoitumisen, mikä onkin taustalla olevan luovan alan yrityksiä tukevan Creative Momentum -hankkeen keskeinen tavoite kansainvälistymisen rinnalla.

Työskentelyn ydin etäyhteyksin

Työskentely tapahtuu yrittäjien osalta koko työprosessin ajan etäyhteyksin. Verkkotyökalut tai pilvipalveluiksikin kutsutut työskentelyalustat tarjoavat erilaisia yhteisölliseen työskentelyä tukevia ratkaisuja. Etätyöskentelyn ydin oli innovointi- ja kehittämisprosessin tavoitteeseen pääseminen yhteisöllisen tekemisen kautta. Uusien tuote- ja palveluideoiden rakentaminen molempien yritysten lisäarvoksi.

Opiskelijatiimien toimintaa voidaan kuvata blended-menetelmäksi. Osa työskentelystä tapahtui fyysisesti samassa tilassa, mutta suurimmaksi osaksi käytettiin hyvinkin erilaisia etätyöskentelymuotoja, jolloin opiskelijat voivat toimia eri paikkakunnilta käsin ja kansainväliset yrittäjät pystyivät osallistumaan prosessin eri vaiheisiin etäisyyksistä huolimatta. Tämä vaati tarkkaa suunnittelua sekä yhteisöllisiä alustoja. Työryhmät saivatkin itse päättää sopivat alustat yhteiseen prosessin edistämiseen. Tarjolle tuotiin useampia vaihtoehtoja, joista pidettiin koulutushetki.

Työprosessin aikana työpajan luovaan klinikkaan (creative clinic) kutsuttiin alan ekspertit preppaamaan toimeksiantoja paikan päälle. Opiskelijat saivat arvokasta palautetta ja yrittäjät olivat työskentelyssä mukana etäyhteyksin. Työpaja huipentui esityspäivänä, jolloin yrittäjien ja opiskelijatiimien lisäksi paikalle kutsuttiin kansainvälinen arviointiraati (creative cave pool) antamaan palautteet kehittämistyön tuloksista verkkoyhteyksien kautta.

Creative Steps 2.0 työpajaan valitut verkkotyökalut ryhmittyivät käyttötarpeen mukaan:

Tutustuminen etukäteen → Padlet
Materiaalin jakaminen → Eliademy
Aikataulutus → Doodle Poll, Eliademy calender link
Valmennus klinikat → iLinc, Skype
Yhteiset verkkotapaamiset → iLinc
Työryhmien tapaamiset → Skype
Ideointi → Padlet, Coggle
Prosessin edistäminen tiimeissä → Padlet, Facebook groups,
Esitysmateriaalin valmistaminen → Facebook, Prezi, Padlet, Jimdo
Kehittämistyön etäesitykset → iLinc, Prezi, Padlet, Jimdo
Asiakaskyselyt → Google Form
Palauteen kerääminen → Google Form
Koulutustilaisuudet ja asiantuntija puheenvuorot → Youtube stream, iLinc
Materiaalin jakaminen → WeTransfer

Kokemuksia prosessista

Kerätyn palautteen perusteella opiskelijat kokevat erittäin tärkeäksi etätyöskentelytaitojen karttumisen, jonka he näkevät tulevaisuuden taitona.

“My ultimate goal is to work in international company as a project manager and therefore managing online tools is critical because it is usual that your co-workers are in different physical location than you.” Kuitenkin vastauksissa nousi esille, että kommunikointi, joka tapahtuu erilaisia alustoja hyödyntämällä, aiheuttaa helposti myös hämmennystä ja haasteita, jopa väärinymmärryksiä.

Yrittäjät, jotka osallistuivat aktiivisimmin työskentelyyn, saivat sisällöstä parhaimman hyödyn lopputuloksen näkökulmasta. Vaikka useat verkkotyökalut olivat tuttuja, osa yrittäjistä koki saaneensa uusia etätyötaitoja ja tutustuneensa uudenlaisiin pilvipalveluihin Creative Steps 2.0 työpajan aikana. Kaikesta huolimatta teknisten haasteiden kanssa kamppailtiin useammankin kerran joidenkin yrittäjien kanssa.

Prosessiin sitoutuminen on yhteisöllisen etätyöskentelyssä tärkeä toimintaa ylläpitävä voima. Työskentelyssä etäyhteyksien päässä voi valitettavan helposti myös piiloutua ja kadota osallistumatta jättämisen kautta. Se hankaloittaa yhdessä tekemistä. Sitoutuminen tulee yhteisistä päätöksistä, joten on tärkeää, että työskentelyyn osallistuvat osapuolet yhdessä päättäessään käytettävät verkkotyökalut, sen kautta luodaan pohja sujuvalle vuorovaikutteiselle toiminnalle.

Prosessia ohjaavat valmentajat kannustivatkin työprosessin aikana rohkeasti tarttumaan uudenlaiseen yhteisölliseen tekemisentapaan. Osallistujia tuettiin teknisesti, jotta innovaatiotyöskentelylle voitiin luoda sujuva mahdollisuus. Tavoitteena oli kuitenkin valita sellaisia työalustoja ehdolle, jotka on myös helppo ottaa myöhemmin käyttöön tulevissa projekteissa. Tärkeänä asiana todettiin työskentelyn jälkeen, että etätyökalujen valinnassa vähemmän on enemmän. Harkiten on valittava työtä parhaiten tukevat verkkotyökalut.

Verkostoituminen voi tapahtua etäyhteyksin, jos sille luodaan sopiva ympäristö. Etäyhteydet ovat kuitenkin aina haaste teknisyytensä vuoksi. Ongelmilta ja hankaluuksilta ei vältytä, koska yhteydet eivät aina toimi tai kirjautuminen ei onnistu. Etätyöskentely ei poista sitä arvoa, mitä ihmisten kohtaaminen tuottaa. Silti verkkoalustat ja erilaiset etätyökalut luovat mahdollisuuksia laajentaa toimintaympäristöä.

Etätyöskentelyn tärkeyttä kansainvälisessä yhteistyössä ei voi vähätellä. Se ylittää maantieteelliset rajat ja vie globaaliin toimintaan helpottaen työskentelyä.