Case: syventävää harjoittelua ja oppimisen kokemuksia tapahtuman toteutuksen verkostoissa
Hanne-Mari Valtonen, opiskelija/harjoittelija, matkailupalveluiden osaamisala/restonomin koulutusohjelma, Lapin ammattikorkeakoulu
Päivi Hanni-Vaara, lehtori, tapahtumaopintojen vastaava opettaja, matkailupalveluiden osaamisala, Lapin ammattikorkeakoulu
Mirva Tapaninen, projektipäällikkö, palvelutoiminnan suunnittelija, matkailupalveluiden osaamisala, Lapin ammattikorkeakoulu
Asiasanat: kokeilukulttuuri, tapahtuma, verkostot, verkostoituminen, yhteistyö, restonomiopinnot, syventävä harjoittelu, tapahtumajohtaminen
Kokeilukulttuuri goes Arctic -tapahtuma – kaikkien yhteinen verkosto
Kokeilukulttuuri goes Arctic -tapahtuma järjestettiin Rovaniemellä 7.–8.11.2017. Tämä Valtioneuvoston kanslian tilaama tapahtuma oli Kokeileva Suomi -tapahtumakiertueen valtakunnallinen päätöstapahtuma, jonka vieraiksi kutsuttiin AMK-verkostoa ja sidosryhmiä läpi Suomen. Tapahtuma toteutettiin kaksipäiväisenä kokeilukilpailuna, jossa tavoitteena oli ideoida ja saattaa ideoita kokeiluiksi teemoissa, jotka liittyvät Suomen kilpailukyvyn edistämiseen.
Kilpailutuksen kautta voitettu tapahtuman järjestäminen kotoutettiin Lapin ammattikorkeakoulussa matkailupalveluiden osaamisalalle, jossa toimeksiantajaa edusti palvelutoiminnan suunnittelija Mirva Tapaninen. Tapahtuma suunniteltiin ja toteutettiin osana restonomiopintoja: kehittämisprojekti-opintoina, tapahtumajohtamisen opintoina ja syventävänä harjoitteluna. Tapahtumaosaamisen asiantuntijoina ja vastuuopettajina toimivat lehtorit Päivi Hanni-Vaara ja Outi Kähkönen. Kokonaisuutta valmisteltiin ja rakennettiin tiiviissä yhteistyössä tapahtuman tilaajan Valtioneuvoston kanslian ja sen koolle kutsuman ohjausryhmän kanssa.
Liitimme tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen vahvasti valtakunnallisen ja strategisen näkökulman. Korostimme Suomen kilpailukykyä edistävän kokeilukulttuurin merkitystä sekä tapahtuman tuomaa vaikuttavuutta Lapille ja Lapin ammattikorkeakoululle. Alueellisuuden muotoilimme näkyviin tapahtuman teemoihin. Lappi brändin sanoma, kuvat ja tunnelma olivat tiivis osa tapahtuman toimintaympäristöä ja siitä luotavaa mielikuvaa. Tapahtuman järjestäjinä halusimme mukaan paikallisia toimijoita. Kutsuimme mukaan elinkeinoa sekä tutkimus- ja kehittämishankkeita (TK), jotka pääsivät suoraan kontaktiin tapahtumavieraiden kanssa. Tapahtumaa suunnitelleille, toteuttaneille ja arvioiville opiskelijoille tämä valtakunnallinen, konseptiltaan täysin uusi tapahtuma tarjosi poikkeuksellisen rikkaita oppimisen hetkiä ainutlaatuisessa oppimisympäristössä.
Kuvio 1. Kokeilukulttuuri goes Arctic -tapahtuman verkosto ja operatiiviset vastuualueet (Valtonen, H-M. 2017). Miellekartta nähtävissä myös täällä.
Harjoittelijana tapahtumajohtamisen kokonaisuudessa
Hanne-Mari Valtonen
Kokeilukulttuuri Goes Arctic -tapahtuma tarjosi minulle luontevan paikan syventävään harjoitteluun, sillä tapahtumajohtamisen polun opinnot olivat juuri takanani ja saatoin perehtyä tapahtumaan jo kehittämisprojektin aikana. Ydintehtävinäni oli toimia liiderinä, jonka tehtäviin kuului tapahtuman toteutuksen kokonaiskoordinointi, opiskelijatiimien tukeminen sekä yksittäisistä tehtäväkokonaisuuksista vastaaminen. Ydintiimimme (vastuuopettajat, toimeksiantaja ja minä) jäsenenä vastasin osaltani tapahtuman muotoilusta ja toteuttamisesta.
Liiderinä tavoitteenani oli tapahtuman onnistuminen. Vaikka esim. tapahtuman konsepti, teemat, sijaintipaikat ja ohjelma olivat pääosin olemassa työhön alkaessani, vasta varsinainen operatiivinen suunnittelu- ja toteutusvaihe paljastivat sen työmäärän, mikä tapahtuman onnistumiseksi oli vielä tehtävänä. Jo tapahtuman suunnitteluvaihetta kuvasi tilanteen mukana eläminen; kahden tiiviin valmistelukuukauden aikana reagoimme ydintiimissä mm. kutsun lisäviestinnän tarpeeseen, tapahtuman näytteilleasettajien hankkimiseen (tapahtumamme sattui monelle yhteistyökumppanille ruuhkaiseen ajankohtaan) sekä tilaajan lisätoiveisiin kokeilukilpailun toimeksiannon määrittämiseksi. Opiskelijatiimien liikkeellelähtö operatiivisten vastuualueidensa toteutukseen elävöitti ja aikataulutti koko prosessia.
Nyt, tiiviin harjoittelukauden jälkeen minulla on näkemys uuden tapahtumakonseptin rakentamisesta onnistuneeksi tapahtumaksi niin strategisesti kuin operatiivisesti. Olen erityisen kiitollinen mahdollisuudesta seurata ja olla osana keskusteluja suoraan tapahtuman tilaajan ja ohjausryhmän kanssa, sekä tapahtumaa toteuttaneiden opiskelijoiden kanssa. Arvostan tiivistä vuoropuhelua ja vertaisuutta ydintiimimme työskentelyssä. Itsenäisesti hoidettavat tehtäväkokonaisuudet, kuten alueen elinkeinon ja TK-hankkeiden kontaktoinnit sekä kehittämisprojektiaan toteuttavan opiskelijatiimin ohjaaminen, ovat ryhdittäneet ammatillista osaamistani. Vastuuopettajien ja toimeksiantajan rautaisen ammattitaitoinen näkemys ja ohjaus on ollut luotettavana taustatukena.
Kokonaisuuden ja tiedonkulun hallinta sekä toiminnanohjausjärjestelmä Trellon haltuunotto, joka toi vastuutiimien työskentelyä läpinäkyväksi, oli äärimmäisen opettavaista. Koin välittömästi, miten opiskelijoiden vastuullisuus, aktiivisuus, itseohjautuvuus ja toimintojen läpinäkyvyyden välttämättömyys vaikuttavat liiderinä toimimiseen. Työskentelyn jälkeinen avoin reflektointi ja palautekeskustelu tuovat kullanarvoista ja rakentavaa palautetta, mitä arkisessa, kiireisessä yrityselämässä harvemmin saanee.
Ohjaavan opettajan mantra
Päivi Hanni-Vaara
Tapahtuman toteuttajiksi valitut tapahtumanjohtamisen syventävän vaiheen päivä- ja monimuotoryhmien opiskelijat olivat opiskelleet 15 op:n tapahtumajohtamisen perusopinnot keväällä 2017. Nyt syventävään vaiheeseen sidottu kokeilutapahtuma sisälsi Tapahtuman strategisen johtamisen (5 op) sekä Live Event Simulation (5 op) opinnot, joista viimeksi mainittu tukee simuloidusti esim. digitaalisessa ympäristössä fyysistä tapahtumaa. Sidoimme kollegani kanssa edellä mainitut kaksi opintojaksoa yhteen täydeksi kympiksi. Tällä pyrimme yhtäältä varmentamaan opiskelijan teoreettista oppimista toimivaksi käytännöksi sekä toisaalta selkeyttämään sitä, kuinka tapahtumajohtamisen strategialla on looginen jatkumo vastuullisiksi operaatioiksi.
Syventävän harjoittelijan, Hanne-Marin saaminen ydintiimiimme oli lottovoitto. Esimiestasoisen harjoittelusisällön ja tapahtumajohtamisen osaamisen myötä Hanne-Marin harteille oli turvallista ladata vastuuta, jota hän myös aktiivisesti janosi. Yhteiseksi pelisäännöksi mietitty ”Tehemä pois” –asenne maistui asenteessa ja vastuunkannossa aivan alusta alkaen. Avoimuus, luotettavuus ja ketteryys kuvaavat sanoina parhaiten Hanne-Maria tässä kokeilukilpailuun liittyneessä useamman kuukauden mittaisessa harjoittelusuhteessa.
Meille opettajille yksi tärkeimmistä pedagogisista strategisista tavoitteista oli pyrkiä takaamaan tuettu ja opiskelijaa motivoiva oppimisen ilmapiiri. Kärkeen nostimme ihmisten johtamisen, emme suoranaista tulosjohtamista. Vaikka takaraivossa jyskytti tavoite onnistuneesta tapahtumasta, viestimme tästä opiskelijoille toisin. Muotoilimme opiskelijoille viestin todellisesta, ainutlaatuisesta oppimisympäristöstä ja oppimisen tähtihetkistä, joihin opiskelijalla on mahdollisuus vaikuttaa itse niin suunnittelun, toteutuksen kuin arvioinnin suhteen. Korostimme vastuuta vertaisista, tiimistä ja itsensä johtamista. Pyrimme luomaan innostavan, avoimen ja tuetun toimintatavan, jossa tiedolla, tekemisellä ja vuoropuhelulla oli ehdoton läpinäkyvyys. Yksi monista mantroista tuntui kantavan ylitse muiden: “Lupa kokeilla”. Tämä Lapin ammattikorkeakoulun strategiasta ja tapahtuman teemasta muotoiltu yhdistelmä rohkaisi opiskelijoita ja vapautti energiaa epäonnistumisen pelon sijasta luovuuteen ja jaksamiseen.
Ja kyllähän me jaksettiin. On yksiselitteisesti helppo todeta, että tämä kokeilu kannatti! Opiskelijoiden rooliin, vastuisiin, valmisteluihin ja kohtaamisiin liittyvä tapahtumavieraiden ensipalaute on ollut yltäkylläistä. Opiskelijat ovat todenneet tapahtuman kerryttäneen monenlaista ja -tasoista uutta oppimista. Palaute annetusta vastuunkannosta on erityisesti lämmittänyt opettajan mieltä! Tapahtumavieraiden palautteessa tapahtuma on mm. todettu järjestelyiltään erinomaiseksi ja käytännössä toimivaksi sekä hengeltään hauskaksi ja kiireettömäksi. Ehkäpä lupsakkuus on luonut tilaisuuden heittäytymiselle ja verkostoitumiselle, joista myös on tullut kiitosta. Kehittämisen tarpeista nousee esiin toive suuremmasta osallistujamäärästä. Sisällölliseen ideointivaiheeseen toivottiin selkeämpää ohjeistusta sekä 2. päivän aikataulutukseen tiiviyttä. Jotain kuitenkin viestii se, että palautteen risu-kohdassa on kommentti: “en tähän hätään keksi”.
Tämä kaikki, sitä edeltänyt, aikana tapahtunut ja sen jälkeen koettu on ollut upeaa matkaa. Olen ylpeä opiskelijoiden panoksesta ja tuotoksesta, vaikuttunut ydintiimin rakentavasta hengestä, iloinen uusista yhteistyötahoista sekä entisestään vakuuttunut, että yhteiskehittäminen ja -opettajuus ovat joukkuepelaamista. Monta kokemusta rikkaampana tyytyväisin mielin totean, että Lappi brändistä lainattu tapahtuman slogan toteutui: “Tehemmä pois!”
Tapahtuman toimeksiantajana
Mirva Tapaninen
Kokeilukulttuuri goes Arctic –tapahtuman teemana oli kokeilu, jolla pyrittiin selvittämään parhaita tapoja edistää kokeilukulttuurin leviämistä erilaisissa verkostoissa, niin talon sisäisissä kuin ulkoisissa (kuvio 1). “Sisäinen” yhteistyö ohjaavien opettajien, syventävän harjoittelijan Hanne-Marin ja muiden opiskelijoiden kanssa sujui mainiosti ja jouhevasti. Hanne-Mari suoriutui omasta tehtäväkentästään mallikkaasti ja joskus jopa ennen kuin asioista oli hänen kanssaan keskusteltu. “Ulkoista” yhteistyötä tehtiin mm. tilaajan ja ohjausryhmän kanssa, joka toimi myös mutkattomasti. Kannustavaa keskustelua pidettiin yllä niin ennen tapahtumaa, sen aikana kuin tapahtuman jälkeenkin. Tilaaja ja ohjausryhmä olivat tietoisia tapahtuman järjestämisen etenemisestä koko ajan. Heillä oli esimerkiksi pääsy yhteiselle työskentelyalustalle toiminnanohjausjärjestelmä Trelloon, jossa näkyi reaaliaikaisesti mitä missäkin vaiheessa tehtiin.
Tapahtuma oli onnistunut. Se loi innostusta, verkostoitumista ja konkreettisia kokeiluja. Tapahtuman toimeksiantajana oli mukava päästä myös osaksi yhtä kilpailuryhmää. Näin pääsin näkemään ja kokemaan tapahtuman osallistujan silmin sekä tietysti kokeilemaan ”Tulevaisuuden ammattikorkeakoulujen pedagogiikkaa” yhdessä oman ryhmäni kanssa. Osallistujien keskusteluissa kävi esille, että yhteistyö jatkuu tästäkin eteenpäin. Esim. oman kilpailuryhmääni kuuluvan kanssa lupasimme pitää silmät auki ja tutkailla valtakunnallisia hankehakuja, johon molemmat tahot voivat osallistua. Tapahtuma oli siis jälleen yksi hyvä esimerkki yhteistyön voimasta “Yhdessä teemme paremmin”.
Kuva 1. Kokeilukulttuuri goes Arctic -tapahtuman restonomiopiskelijat, syventävä harjoittelija ja opettajat tapahtumajohtamisen syventävän vaiheen polulta toteuttajat.